Vielleicht wird sie bald abgeschafft, aber im Moment ist die Quellensteuer eine Zahlungsmethode, die von Freiberuflern und atypischen Arbeitnehmern häufig genutzt wird. Erstellen wir eine Rechnung für unsere Übersetzungs-, Copywriting- und Texterstellungsarbeiten.
Wir erstellen eine Notiz für unsere Übersetzungs-, Copywriting- und Textproduktionsarbeiten.
Zuerst erstellen wir eine professionelle Kopfzeile. Oben rechts fügen wir den Absender ein. Im Format-Menü wählen wir Tabulatoren. Im Dialogfenster geben wir die Tabulatorposition ein und überprüfen die Zentimeter mit dem Lineal, das wir inzwischen aktiviert haben (Menü Ansicht / Lineal). Es muss sichergestellt werden, dass die Daten in einer Zeile bleiben: gegebenenfalls wird der Zeiger direkt auf dem Lineal verwendet, um passende neue Tabulatoren zu erstellen.
Jetzt geben wir die Adresse des Unternehmens ein, an das die Notiz gesendet werden soll. Einige Zeilen nach unten mit Enter rücken, links die Daten eingeben und eventuell Fettdruck verwenden (über die Formatierungsleiste oder Menü Format / Schriftart, Registerkarte Schriftart, Stil: fett). Einige Zeilen weiter unten setzen wir den Dokumenttitel in Fettdruck, komplett in Großbuchstaben und mit einer angemessenen Größe (über die Formatierungsleiste oder Menü Format / Schriftart, Registerkarte Schriftart, Größe: 18).
Neben dem Titel sollte auch erneut der Name des Autors, in einer neuen Zeile mit weniger Hervorhebung als die vorherige Zeile eingefügt werden. Nun wird die gesamte Überschrift zentriert. Nachdem der Text ausgewählt wurde, wird die Formatierungsleiste oder das Menü Format / Absatz, Registerkarte Einzüge und Abstände, die Option Ausrichtung: Zentriert verwendet. Falls eine Vorbemerkung zu den Berechnungen notwendig ist, wird der erforderliche Text hier mit entsprechender Größe eingefügt.
Jetzt erstellen wir eine Tabelle mit den Details der ausgeführten Arbeiten. Im Tabellen-Menü können wir Tabelle zeichnen oder Einfügen / Tabelle wählen. Wir nutzen die erste Methode, die intuitiver ist. Wir verwenden die Zeichenwerkzeuge in der Leiste (die auch über Ansicht / Symbolleisten / Tabellen und Rahmen aufgerufen werden kann): den Bleistift auswählen und dann mit der Maus den äußeren Rahmen der Tabelle zeichnen.
Weiterhin mit dem Bleistift zeichnen wir die Zeilen der Tabelle: eine Überschrift, dann eine erste Zeile mit Einträgen, danach so viele Zeilen wie ausgeführte Arbeiten. Wenn die Zeilenhöhe ungleichmäßig erscheint, verwenden wir den Befehl Zeilen gleichmäßig verteilen aus der Leiste Tabellen und Rahmen. Falls der zuvor gezeichnete Bereich zu klein ist, können wir über Tabellen-Menü / Einfügen / Zeilen unten eine weitere Zeile hinzufügen.
Nun zeichnen wir die Spalten, wieder mit dem Bleistift: wir ziehen sie nur dort, wo sie notwendig sind (also nicht in der Überschriftszeile). Im Fehlerfall verwenden wir den Radiergummi zum Löschen, zum Ändern der Zeilen- und Spaltengröße kann die Maus genutzt werden, um jede Komponente (einschließlich kompletter Tabelle) zu ziehen, zu verkleinern oder zu verschieben. Dann wird der gesamte Text eingegeben und die Formatierungsmöglichkeiten der Leiste Tabellen und Rahmen verwendet.
Nachdem alle Arbeitsdetails eingegeben sind, fügen wir eine weitere Abschlusszeile für die Gesamtsumme hinzu. Im Tabellen-Menü wählen wir Einfügen / Zeilen unten, wenn wir in der letzten bereits beschriebenen Zeile stehen. In der neuen Zeile werden nicht alle Spalten benötigt, deshalb löschen wir mit dem Radiergummi in der Leiste Tabellen und Rahmen die überflüssigen Spalten. Eine Spalte bleibt für den Text „BRUTTOGESAMT“ und eine für die Summe, die automatisch mit dem Befehl Autosumme berechnet wird.
Wir verbessern jetzt die Präsentation der Tabelle mit Schriftstil und Hintergrundfarben für einige Zellen. Für den Schriftstil können wir Fettdruck über die Formatierungsleiste oder das Menü Format / Schriftart, Registerkarte Schriftart, Stil: fett verwenden, nachdem wir den entsprechenden Text ausgewählt haben. Die Hintergrundfarbe wird über die Funktion Hintergrundfarbe in der Leiste Tabellen und Rahmen gesetzt.
Die Berechnung der Nettosumme kann manuell erfolgen und dann in eine neue Tabellenzeile eingefügt werden. Wir automatisieren diese Berechnung jedoch, sodass das gleiche Blatt zukünftig mit dem neuen Bruttobetrag verwendet werden kann. Dafür fügen wir Excel in unser Dokument ein. Im Menü Einfügen / Objekt wählen wir im Fenster die Registerkarte Neues Objekt erstellen / Microsoft Excel-Arbeitsblatt.
Im geöffneten Excel-Blatt schreiben wir in die ersten Zeilen der ersten linken Spalte „Bruttosumme“, „20% Abzug“ und „Nettosumme“. In der zweiten Spalte geben wir „780“ als Bruttosumme ein, bei 20% Abzug fügen wir die Formel „=B1*20%“ ein und bei Nettosumme die Formel „=B1-B2“. Dadurch wird zukünftig bei Änderung des Bruttobetrags die Berechnung automatisch aktualisiert.
Jetzt versuchen wir, diese Excel-Berechnung ansehnlich zu gestalten. Zuerst passen wir die Größe an, indem wir mit der Maus die mittleren Punkte an den Rändern und die Ecken des Arbeitsblatts ziehen. Es sollen nur die Spalten angezeigt werden, in die wir Daten eingegeben haben. Dann fügen wir, immer in Excel, aus dem Menü Einfügen eine Zeile ein, nachdem wir eine Zelle in der ersten Zeile markiert haben. So erhalten wir eine Kopfzeilenzeile.
In der Kopfzeilenzeile geben wir den Text „BERECHNUNG DER VERGÜTUNG“ ein. In Excel wählen wir zuerst die beiden Zellen der ersten Kopfzeilenzeile aus, dann im Menü Format / Zellen die Registerkarte Ausrichtung und aktivieren das Kontrollkästchen Zellen verbinden in Textkontrolle. Anschließend heben wir den Text hervor, indem wir ihn markieren und fetten sowie eine geeignete Größe im Menü Format / Zellen, Registerkarte Schriftart, festlegen.
Wir vervollständigen die Gestaltung des Excel-Blattes: im Menü Extras / Optionen wählen wir die Registerkarte Ansicht und entfernen im Bereich Fensteroptionen das Häkchen bei Gitternetzlinien, sodass die Zellen nicht mehr sichtbar sind. Dann wählen wir im Menü Format / Zellen die Registerkarte Rahmen und erstellen eine starke Umrandung um die sichtbaren Zellen, eventuell auch einen separaten Rahmen, um die letzte Zeile von den vorherigen abzugrenzen.
Nun fügen wir die letzten erforderlichen Texte ein, beginnend mit einem Verweis auf den Euro als Währung für alle aufgeführten Beträge. Alternativ hätten wir in der Tabelle und im Excel-Blatt rechts eine Spalte für den Text „Euro“ hinzufügen müssen: diesen Text in der Spalte mit den Zahlen einzufügen, würde die automatische Berechnung ungültig machen. Abschließend fügen wir die Zahlungsmodalitäten und einen Bereich für die Unterschrift hinzu.
Der letzte Schritt ist die Kontrolle. Wie zu sehen ist, wurde die zweite Seite nur für wenige Zeilen benötigt. Es lohnt sich, diese auf eine einzige Seite zu bringen. Im Menü Datei / Seite einrichten wählen wir die Registerkarte Ränder und geben niedrigere Werte für Oben und Unten ein. Falls das noch nicht reicht, kürzen wir oberhalb in unserem Blatt Zeilenumbrüche. Das Ergebnis prüfen wir mit Datei / Druckvorschau und sind dann bereit für die Abrechnung.
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