Quizás se jubile pronto, pero por el momento la retención en la fuente es un método de pago muy utilizado por profesionales independientes y trabajadores atípicos. Creamos una nota para nuestros trabajos de traducción, redacción, producción de textos.
Creamos una nota para nuestros trabajos de traducción, redacción, producción de textos.
Antes que nada, creamos un encabezado profesional. En la esquina superior derecha insertamos el remitente. En el menú Formato elegimos Tabulaciones. En la ventana de diálogo insertamos la posición de la tabulación verificando los centímetros con la regla que mientras tanto habremos activado (menú Ver / Regla). Hay que hacer que los datos se queden en la línea: eventualmente se actúa con el puntero directamente sobre la regla para crear nuevas tabulaciones adecuadas.
Ahora se inserta la dirección de la empresa a la cual se debe enviar la nota. Bajando unas líneas con el salto de línea, se ingresan los datos a la izquierda y quizá se use negrita (desde la barra de formato o desde menú Formato / Fuente, pestaña Tipo, Estilo: negrita o similar). Después, unas líneas abajo ponemos el título del documento, en negrita, todo en mayúsculas y con un tamaño adecuado (desde la barra de formato o desde menú Formato / Fuente, pestaña Tipo, Tamaño: 18)
Además del título es conveniente insertar nuevamente el nombre del autor, en salto de línea, con menos énfasis que la línea anterior. Ahora se centra todo este encabezado en medio de la línea. Después de seleccionar el texto, se usa la barra de formato o el menú Formato / Párrafo pestaña Sangrías y Espaciado, la opción Alineación: Centrado. Si fuera necesario alguna explicación previa respecto a los cálculos, se inserta aquí el texto necesario, con un tamaño adecuado.
Ahora creamos una tabla con el detalle de los trabajos realizados. En el menú Tabla, podemos elegir Dibujar Tabla o Insertar / Tabla. Utilizamos el primer método, más intuitivo. Se usan las herramientas de dibujo presentes en la barra (que también se puede llamar desde Ver / Barras de herramientas / Tablas y Bordes): se selecciona el lápiz y luego con el ratón se arrastra hasta dibujar el rectángulo externo de la tabla.
Siempre utilizando el lápiz, dibujamos las filas de la tabla: un encabezado, luego una primera fila de entradas, después tantas filas como trabajos realizados. Si nos parece que hemos creado filas desiguales en altura, se utiliza el comando Distribuir filas uniformemente de la barra Tablas y Bordes. Si el espacio dibujado previamente es demasiado pequeño, se puede insertar otra fila desde menú Tabla / Insertar / Filas abajo.
Ahora se dibujan las columnas, usando nuevamente el lápiz: las trazaremos solo donde sean necesarias (por lo tanto no en la fila de encabezado). En caso de error, se usa la goma para borrar, mientras que para redimensionar filas y columnas se puede usar el ratón para arrastrar, reducir y mover cada elemento (tabla completa incluida). Se inserta entonces todo el texto, utilizando las posibilidades de formato de tabla de la barra Tablas y Bordes.
Introducidos todos los detalles de los trabajos, hay que añadir una fila final para el total. Posicionándonos en la última fila ya escrita, desde el menú Tabla se elige Insertar / Filas abajo. En la nueva fila no necesitamos todas las columnas, así que borramos con la goma de la barra Tabla y Bordes las que sobren. Mantenemos una columna para el texto “TOTAL BRUTO” y una para la suma, que se realizará automáticamente con el comando Suma automática.
Mejoramos ahora la presentación de la tabla recurriendo al estilo de la fuente y al relleno de color de fondo para algunas celdas. Para la fuente se puede usar negrita desde la barra de formato o desde menú Formato / Fuente pestaña Tipo / Estilo: negrita después de seleccionar el texto que queremos destacar. Para el relleno de color recurrimos al comando Color de Fondo en la barra Tabla y Bordes.
El cálculo de la suma neta puede hacerse a mano y luego introducirse en una nueva fila de la tabla. Nosotros sin embargo automatizamos este cálculo para que en el futuro se pueda usar la misma hoja oportunamente modificada con el nuevo valor del total bruto. Para ello recurrimos a la inserción de Excel en nuestro documento. Desde menú Insertar / Objeto en la ventana se elige la pestaña Crear nuevo objeto / Hoja de cálculo de Microsoft Excel.
En la hoja de Excel que se abre escribimos en las primeras filas de la primera columna a la izquierda “Total bruto”, “Retención 20%” y “Total Neto”. En la segunda columna insertaremos “780” como total bruto, luego en correspondencia con retención 20% introduciremos la fórmula “=B1*20%” y en correspondencia con el total neto la fórmula “=B1-B2”. Así en el futuro, variando el valor introducido en el campo del total bruto obtendremos automáticamente el cálculo.
Ahora intentamos dar una forma presentable a este cálculo hecho con una hoja de Excel. Primero redimensionamos señalando con el ratón los puntos a mitad de borde y en las esquinas de la hoja de trabajo. Debemos hacer que aparezcan solo las columnas donde hemos insertado los datos. Por lo tanto, trabajando siempre en Excel seleccionamos desde menú Insertar la opción Filas después de habernos posicionado en una celda de la primera fila. Así obtenemos una fila para el encabezado.
En la fila del encabezado insertamos el texto “CÁLCULO DE LA REMUNERACIÓN”. Trabajando en Excel, primero seleccionamos las dos celdas de la primera fila del encabezado, luego desde menú Formato / Celdas elegimos la pestaña Alineación y activamos la casilla Combinar celdas en Control de texto. Luego damos visibilidad a todo el texto seleccionándolo y poniendo negrita y un tamaño apropiado desde menú Formato / Celdas pestaña Fuente.
Completamos la disposición de la hoja Excel: desde menú Herramientas / Opciones elegimos la pestaña Ver, luego en Opciones de ventana quitamos la selección en la opción Cuadrícula, para no ver más las celdas. Después en menú Formato / Celdas elegimos la pestaña borde y creamos un borde fuerte alrededor de las celdas visibles, quizá separando también con un borde la última fila de las anteriores.
Ahora solo nos queda insertar los últimos textos necesarios, partiendo de una indicación referente al Euro como moneda para todas las cifras mencionadas. Alternativamente, tanto en la Tabla como en la hoja de Excel, deberíamos haber añadido una columna a la derecha donde poner la palabra “euro”: insertar dicha palabra en la columna de las cifras invalidaría los cálculos automáticos. Así que cerramos con las modalidades de pago y un espacio para la firma.
La última operación es de control. Como se ha visto, con las últimas entradas se ha pasado a una segunda página, solo para unas pocas líneas. Vale la pena recuperarlas en una única página. Desde menú Archivo / Configurar página… elegimos la pestaña Márgenes e introducimos valores menores en Superior e Inferior. Si aún no es suficiente, recuperamos algunos saltos de línea en la parte superior de nuestra hoja. Verificamos el resultado con Archivo / Vista previa de impresión, luego estaremos listos para cobrar.
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