Peut-être qu’elle prendra bientôt sa retraite, mais pour le moment la retenue à la source est un mode de paiement très utilisé par les travailleurs indépendants et les travailleurs atypiques. Créons une note pour nos travaux de traduction, rédaction, production de textes.
Ajoutez-nous à vos sources préférées.
Créons une note pour nos travaux de traduction, copywriting, production de textes.
Tout d’abord, créons un en-tête professionnel. En haut à droite, insérons l’expéditeur. Dans le menu Format, choisissons Tabulations. Dans la boîte de dialogue, insérons la position de la tabulation en vérifiant les centimètres avec la règle que nous aurons au préalable activée (menu Affichage / Règle). Il faut s’assurer que les données restent sur la même ligne : au besoin, agissons directement avec le pointeur sur la règle pour créer de nouvelles tabulations adéquates.
Insérons maintenant l’adresse de l’entreprise à laquelle la note doit être envoyée. En descendant de quelques lignes avec un saut de ligne, saisissons les données à gauche et utilisons peut-être le gras (depuis la barre de formatage ou le menu Format / Caractère, onglet Type, Style : gras). Ensuite, quelques lignes plus bas, mettons le titre du document, en gras, tout en majuscules et avec une taille appropriée (depuis la barre de formatage ou le menu Format / Caractère, onglet Type, Taille : 18)
En plus du titre, il est opportun de réinsérer le nom de l’auteur, à la ligne, avec moins d’importance que la ligne précédente. Maintenant, centrons tout cet intitulé au milieu de la ligne. Après avoir sélectionné le texte, utilisons la barre de formatage ou le menu Format / Paragraphe onglet Retraits et Espacement, option Alignement : Centré. Si une explication préalable est nécessaire concernant les totaux, insérons ici le texte nécessaire, avec une taille adéquate.
Créons maintenant un tableau avec le détail des travaux réalisés. Dans le menu Tableau, nous pouvons choisir Dessiner un tableau ou Insérer / Tableau. Utilisons la première méthode, plus intuitive. Employons les outils de dessin présents dans la barre (qui peut également être appelée depuis Affichage / Barres d’outils / Tableaux et Bordures) : sélectionnons le crayon et, avec la souris, traçons-le pour dessiner le rectangle extérieur du tableau.
Toujours avec le crayon, dessinons les lignes du tableau : un en-tête, puis une première ligne d’éléments, ensuite autant de lignes que de travaux réalisés. Si les lignes semblent inégales en hauteur, utilisons la commande Répartir uniformément les lignes de la barre Tableaux et Bordures. Si l’espace dessiné précédemment est trop petit, on peut insérer une autre ligne via le menu Tableau / Insérer / Lignes en dessous.
Dessinez maintenant les colonnes, toujours en utilisant le crayon : nous les tracerons uniquement là où c’est nécessaire (donc pas sur la ligne d’en-tête). En cas d’erreur, utilisons la gomme pour effacer, tandis que pour redimensionner les lignes et colonnes, on peut utiliser la souris pour glisser, réduire et déplacer chaque élément (tableau complet compris). Insérons ensuite tout le texte en utilisant les options de mise en forme des tableaux de la barre Tableaux et Bordures.
Une fois tous les détails des travaux saisis, il faut insérer une ligne finale supplémentaire pour le total. En se positionnant sur la dernière ligne déjà remplie, dans le menu Tableau choisissons Insérer / Lignes en dessous. Dans la nouvelle ligne, nous n’avons pas besoin de toutes les colonnes, donc supprimons avec la gomme de la barre Tableaux et Bordures celles qui sont en trop. Gardons une colonne pour l’inscription « TOTAUX BRUTS » et une pour la somme, à effectuer automatiquement avec la commande Somme automatique.
Améliorons maintenant la présentation du tableau en utilisant le style de caractère et le remplissage de couleur de fond pour certaines cellules. Pour le caractère, on peut utiliser le gras depuis la barre de formatage ou le menu Format / Caractère onglet Type / Style : gras après avoir sélectionné le texte à souligner. Pour le remplissage de couleur, utilisons la commande Couleur de fond dans la barre Tableaux et Bordures.
Le calcul de la somme nette peut être fait à la main puis inséré dans une nouvelle ligne du tableau. Nous allons automatiser ce calcul afin que, dans le futur, on puisse utiliser la même feuille modifiée avec la nouvelle valeur de la somme brute. Pour cela, nous allons insérer Excel dans notre document. Dans le menu Insérer / Objet, dans la fenêtre, choisissons l’onglet Créer un nouvel objet / Feuille de calcul Microsoft Excel.
Dans la feuille Excel ouverte, écrivons dans les premières lignes de la première colonne à gauche « Total brut », « Retenue 20% » et « Total net ». Dans la seconde colonne, insérons « 780 » comme total brut, ensuite, pour la retenue de 20%, saisirons la formule « =B1*20% » et pour le total net la formule « =B1-B2 ». Ainsi, à l’avenir, la modification de la valeur entrée dans le champ du total brut donnera automatiquement le calcul.
Essayons maintenant de donner une forme présentable à ce calcul fait avec une feuille Excel. Commençons par redimensionner en pointant avec la souris les points au milieu des bordures et aux coins de la feuille de calcul. Nous devons faire en sorte que seules les colonnes contenant les données saisies apparaissent. Ensuite, en travaillant toujours sur Excel, sélectionnons dans le menu Insérer l’option Lignes après s’être positionné dans une cellule de la première ligne. Ainsi, nous obtenons une ligne pour l’en-tête.
Dans la ligne d’en-tête, insérons le texte « CALCUL DE LA RÉMUNÉRATION ». En travaillant sur Excel, sélectionnons d’abord les deux cellules de la première ligne d’en-tête, puis dans le menu Format / Cellules, choisissons l’onglet Alignement et activons la case Fusionner les cellules dans Contrôle du texte. Ensuite, donnons de la visibilité à tout le texte en le sélectionnant, puis en appliquant le gras et une taille appropriée depuis le menu Format / Cellules onglet Caractère.
Finalisons la mise en page de la feuille Excel : dans le menu Outils / Options, choisissons l’onglet Affichage, puis dans les Options de la fenêtre, décochons la case Grille afin de ne plus voir les cellules. Ensuite, dans le menu Format / Cellules, choisissons l’onglet Bordure et créons un contour épais autour des cellules affichées, éventuellement en séparant aussi la dernière ligne des précédentes par une bordure.
Il ne reste plus qu’à insérer les derniers textes nécessaires, en partant d’une mention de référence à l’euro comme devise pour toutes les sommes citées. En alternative, que ce soit dans le tableau ou dans la feuille Excel, nous aurions dû ajouter une colonne à droite pour y insérer le mot « euro » : insérer ce mot dans la colonne des chiffres invaliderait les calculs automatiques. Concluons donc avec les modalités de paiement et un espace pour la signature.
La dernière opération est un contrôle. Comme on l’a vu, avec les dernières saisies, nous sommes passés à une deuxième page, seulement pour quelques lignes. Il vaut la peine de les récupérer sur une seule page. Depuis le menu Fichier / Mise en page… choisissons l’onglet Marges et saisissons des valeurs plus petites en Haut et Bas. Si ce n’est toujours pas suffisant, récupérons quelques sauts de ligne en haut de notre feuille. Vérifions le résultat avec Fichier / Aperçu avant impression, puis nous serons prêts à encaisser.
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