Una función de consulta te permite usar comandos de datos para modelar tus datos en Hojas de cálculo de Google, lo que la convierte en una función importante.
La función de consulta es muy útil porque puede reemplazar el trabajo de muchos otros comandos y replicar la funcionalidad de las tablas dinámicas (una tabla que permite agrupar, comparar y resumir conjuntos de datos más grandes). Una consulta puede parecer complicada o abrumadora si no estás familiarizado con la función de Hojas de Cálculo de Google. Sin embargo, este no es el caso y puedes comenzar a usar la función de consulta de inmediato para filtrar y buscar datos rápidamente en tu formato preferido.
¿Qué es una consulta en Hojas de Cálculo de Google?
La palabra consulta proviene de Structured Query Language o SQL, un lenguaje específico de dominio utilizado en la programación para simplificar la gestión de conjuntos de datos grandes o pequeños. Una consulta en Hojas de Cálculo de Google te permite manipular y analizar datos con una sola fórmula de consulta. Con la función de consulta, puedes especificar condiciones complejas para filtrar, ordenar y agrupar datos. También puedes usar varias funciones integradas para calcular y transformar tus datos. El resultado de la consulta es una nueva tabla que incluye solo las filas y columnas que cumplen las condiciones especificadas.
¿Qué sintaxis debo comprender para utilizar la función de consulta?
Aquí tienes una sintaxis básica de una función de consulta en Hojas de Cálculo de Google:
=QUERY(data, query, [headers])
- «datos» se refiere al rango de celdas (denominado rango) que contienen los datos con los que deseas trabajar.
- «consulta» es la consulta real que deseas ejecutar en los datos.
- «[encabezados]» es un parámetro opcional que especifica si la primera fila del rango de datos contiene encabezados de columna. Si se establece en 1, la primera fila se trata como encabezados. Si se establece en 0 u se omite, la primera fila se trata como datos. Te recomiendo que crees encabezados en la primera fila y los establezcas en 1 para una experiencia más sencilla.
Las consultas son particularmente útiles cuando necesitas extraer un subconjunto de datos de un conjunto de datos grande y cuando deseas realizar cálculos o transformaciones complejas en los datos.
Cómo usar consultas en Hojas de Cálculo de Google en tres sencillos pasos
Crea una lista de pasos numerados sobre cómo las personas pueden hacerlo. Incluye capturas de pantalla.
1. Nombra tus datos.
Primero, querrás crear tu primer rango con nombre, para no tener que copiar las celdas cada vez que quieras usarlas. Usando Comando en Mac o CTRL en Windows, resalta cada celda con datos. Haz clic en «Datos» y luego haz clic en «Rangos con nombre» (en la foto de abajo).
Luego, le darás un nombre a todo el conjunto de datos, así que como esta hoja de cálculo se enfoca en nombres, género y actividades extracurriculares de los estudiantes, la llamé «clase». Asegúrate de no usar espacios al nombrar.
Luego, ingresa una celda vacía para probar el rango con nombre. Escribe «=consulta(INTRODUCE EL NOMBRE DE TUS DATOS)» y mira si resalta todas las celdas por ti (como en la imagen de abajo).
Si cierras los paréntesis y presionas «enter», debería generarse una copia idéntica de tus datos a la derecha.
2. Especifica qué datos deseas.
Ahora puedes especificar a qué encabezados deseas que se dirija tu consulta. Usa la siguiente fórmula para especificar qué columnas deseas que se muestren. Elegí las columnas A y D en mi gráfico para poder ver los nombres de los estudiantes y sus estados.
=QUERY(class, "select A,D", 1)
Después de completar esta fórmula, presiona Enter. Si experimentas problemas, asegúrate de haberlo escrito con precisión y de no perder ninguna coma o paréntesis. Puedes agregar cualquier columna que desees a la ecuación agregando una coma y luego la letra de la columna. Entonces, si hubiera querido el nombre del estudiante, el género y el estado, habría escrito:
=consulta(clase, “seleccionar A, B, D”, 1).
3. Obtén datos más detallados.
Supongamos que otra columna incluye los GPA de los estudiantes (ver abajo) y queremos saber qué estudiantes tienen un GPA mayor a 3.0.
Puedes usar la siguiente fórmula para ordenar los GPA y generar un informe que incluya los nombres, género y GPA de los estudiantes con más de 3.0.
=QUERY(class, "select A, B, G where G > 3", 1)
Supongamos que quieres saber cuántos estudiantes eligen arte como actividad extracurricular. Podrías usar esta fórmula para generar esos datos:
=QUERY(class, "select A, E where E = 'Art' ", 1)
Luego se generará un informe (como el de abajo), para que sepas que hay siete estudiantes en arte.
Si quieres saber qué estudiantes femeninas tienen el GPA más alto, puedes usar la siguiente fórmula:
=QUERY(clase, «select A, B, G where B = ‘Female’ order by G asc», 1)
Y se generará el siguiente informe.
Ejemplos de consultas en Hojas de Cálculo de Google
1. Ahorra tiempo
Imagina que tienes una hoja de Google gigantesca con el nombre, género, cargo y edad de todos los que trabajan en una empresa. Tu jefe te pide que le des el nombre de cada persona que se identifica como mujer en tu empresa para que puedan ser invitadas a una conferencia especial dirigida por mujeres.
Puedes pasar toda la tarde copiando los nombres y cargos de estas mujeres, o puedes ahorrar mucho tiempo usando una consulta que genere un informe en menos de un segundo, que sería similar a esto:
=query(staff, “seleziona A, B dove B = 'Femmina'”, 1)
Aquí, la columna «A» es su nombre y la columna «B» es su género.
2. Obtén resultados más precisos
El error humano es inevitable, especialmente cuando pasas horas mirando la misma pantalla intentando filtrar datos. Cualquiera que haya trabajado con conjuntos de datos grandes puede dar fe de lo fácil que es cometer errores de copia y pega. El uso de consultas en Hojas de Cálculo de Google es una fórmula exacta; si introduces los datos precisos que deseas, generarás un informe preciso.
3. Reutiliza las mismas fórmulas
Una vez que tengas una fórmula que sepas que utilizarás con frecuencia, no es necesario que la escribas una y otra vez. Simplemente puedes hacer clic en el informe para modificar la fórmula o puedes guardar una plantilla de esa fórmula en un documento separado.
Por ejemplo, si trabajas en ventas y cada trimestre te piden que presentes las ganancias trimestrales de mayor a menor, puedes pedirles que agreguen sus ingresos a una hoja de cálculo de Google.
Luego, cuando llegue el momento de la presentación, solo necesitas generar un informe usando una fórmula como esta:
=query(venditori, “seleziona A, C ordine per C asc”, 1)
Entonces, «A» sería el nombre de los vendedores, «C» representaría solo los ingresos de un trimestre específico y «ascendente» iría de mayor a menor, lo que te permitiría identificar los mejores resultados.
Las consultas te permiten analizar y visualizar tus datos de diversas maneras, lo que facilita la obtención de información y la toma de decisiones informadas. ¡Diviértete experimentando con diferentes funciones de consulta para ver lo que puedes hacer con tus datos!
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