Come utilizzare la funzione di query in Fogli Google

Una funzione di query ti consente di utilizzare comandi dati per modellare i tuoi dati in Fogli Google, rendendola una funzione importante.

La funzione di query è molto utile perché può sostituire il lavoro di molti altri comandi e replicare la funzionalità delle tabelle pivot (una tabella che consente di raggruppare, confrontare e riepilogare set di dati più grandi). Una query può sembrare complicata o travolgente se non hai familiarità con le funzioni di Fogli Google. Tuttavia, non è questo il caso e puoi iniziare subito a utilizzare la funzione di query per filtrare e cercare rapidamente i dati nel tuo formato preferito.

Cos’è una query in Fogli Google?

La parola query deriva da Structured Query Language o SQL, un linguaggio specifico del dominio utilizzato nella programmazione per semplificare la gestione di set di dati grandi o piccoli. Una query in Fogli Google ti consente di manipolare e analizzare i dati con un’unica formula di query. Con la funzione di query è possibile specificare condizioni complesse per filtrare, ordinare e raggruppare i dati. Puoi anche utilizzare varie funzioni integrate per calcolare e trasformare i tuoi dati. L’output della query è una nuova tabella che include solo le righe e le colonne che soddisfano le condizioni specificate.

Quale sintassi devo comprendere per utilizzare la funzione query?

Ecco una sintassi di base di una funzione di query in Fogli Google:

=QUERY(data, query, [headers])

• “dati” si riferisce all’intervallo di celle (denominato intervallo) che contengono i dati con cui desideri lavorare.
• “query” è la query effettiva che desideri eseguire sui dati.
• “[headers]” è un parametro facoltativo che specifica se la prima riga dell’intervallo di dati contiene intestazioni di colonna. Se impostato su 1, la prima riga viene trattata come intestazioni. Se impostato su 0 o omesso, la prima riga viene trattata come dati. Ti consiglio di creare le intestazioni della prima riga e di impostarle su 1 per un’esperienza più semplice.

Le query sono particolarmente utili quando è necessario estrarre un sottoinsieme di dati da un insieme di dati di grandi dimensioni e quando si desidera eseguire calcoli o trasformazioni complessi sui dati.

Come utilizzare le query in Fogli Google in tre semplici passaggi

Crea un elenco di passaggi numerati su come le persone possono farlo. Includi screenshot.

1. Assegna un nome ai tuoi dati.

Per prima cosa vorrai creare il tuo primo intervallo con nome, in modo da non dover copiare le celle ogni volta che desideri utilizzarle. Utilizzando Comando per Mac o CTRL per Windows, evidenzia ogni cella con dati. Fare clic su “Dati” e quindi fare clic su “Intervalli denominati” (nella foto sotto).

Darai quindi un nome all’intero set di dati, quindi poiché questo foglio di calcolo si concentra sui nomi, sul sesso e sulle attività extrascolastiche degli studenti, l’ho chiamato “classe”. Assicurati di non utilizzare spazi durante la denominazione.

Quindi inserirai una cella vuota per testare l’intervallo denominato. Digita “=query ( INSERISCI IL NOME DEI TUOI DATI )” e vedi se evidenzia tutte le celle per te (come l’immagine qui sotto).

Se chiudi le parentesi e premi “invio”, una copia identica dei tuoi dati dovrebbe essere generata a destra.

2. Specifica quali dati desideri.

Ora puoi specificare a quali intestazioni desideri che venga indirizzata la tua query. Utilizza la formula seguente per specificare quali colonne desideri vengano visualizzate. Ho scelto le colonne A e D sul mio grafico in modo da poter vedere i nomi degli studenti e i loro stati di origine.

=QUERY(class,  "select A,D", 1)

Dopo aver compilato questa formula, vai avanti e premi Invio. Se riscontri problemi, assicurati di averlo scritto esattamente e di non perdere alcuna virgola o parentesi. Puoi aggiungere qualsiasi colonna desideri all’equazione aggiungendo una virgola e quindi la lettera della colonna. Quindi, se avessi voluto il nome, il sesso e lo stato di origine dello studente, avrei scritto: =query(classe, “seleziona A, B, D”, 1).

3. Ottieni dati più dettagliati.

Supponiamo che un’altra colonna includa i GPA dello studente (vedi sotto) e vogliamo sapere quali studenti hanno un GPA maggiore di 3.0.

Puoi utilizzare la formula seguente per ordinare i GPA e generare un rapporto che includa i nomi, il sesso e i GPA degli studenti superiori a 3.0.

=QUERY(class,  "select A, B, G where G > 3", 1)

Supponiamo che tu voglia sapere quanti studenti scelgono l’arte come attività extrascolastica. Potresti utilizzare questa formula per generare tali dati:

=QUERY(class,  "select A, E  where E = 'Art' ", 1)

Verrebbe quindi generato un rapporto (come quello qui sotto), in modo da poter sapere che ci sono sette studenti nell’arte.

Se vuoi sapere quali studentesse hanno il GPA più alto, puoi utilizzare la formula seguente:

=QUERY(class,  “select A, B, G where B = ‘Female’ order by G asc”, 1)

E verrà generato il seguente rapporto.

Esempi di query in Fogli Google

1. Risparmia tempo

Fai finta di avere un gigantesco foglio Google con il nome, il sesso, il ruolo e l’età di tutti coloro che lavorano in un’azienda. Il tuo capo ti chiede di dargli il nome di ogni persona che si identifica come donna nella tua azienda in modo che possano essere invitate a una conferenza speciale guidata da donne.

Potresti passare tutto il pomeriggio a copiare i nomi e i ruoli di queste donne, oppure potresti risparmiare molto tempo utilizzando una query che genera un report in meno di un secondo, che sarebbe simile a questo:

=query(staff, “seleziona A, B dove B = 'Femmina'”, 1)

Qui, la colonna “A” è il loro nome e la colonna “B” è il loro sesso.

2. Ottieni risultati più accurati

L’errore umano è inevitabile, soprattutto quando si guarda per ore lo stesso schermo cercando di filtrare i dati. Chiunque abbia a che fare con set di dati di grandi dimensioni può testimoniare la difficoltà di commettere errori di copia e incolla. L’utilizzo delle query nei fogli Google è una formula esatta; se inserisci i dati precisi che desideri, genererai un rapporto accurato.

3. Riutilizza le stesse formule

Una volta che hai una formula che sai di utilizzare spesso, non è necessario scriverla più e più volte. Puoi semplicemente fare clic nel rapporto per modificare la formula oppure puoi salvare un modello di quella formula in un documento separato.

Ad esempio, se lavori nelle vendite e ogni trimestre ti viene chiesto di presentare i guadagni trimestrali dal rendimento più alto a quello più basso, puoi chiedere loro di aggiungere le loro entrate a un foglio Google.

Quindi, quando arriva il momento della presentazione, devi solo generare un report utilizzando una formula come questa:

=query(venditori, “seleziona A, C ordine per C asc”, 1)

Quindi “A” sarebbe il nome dei venditori, “C” rappresenterebbe solo le entrate per un trimestre specifico e “ascendente” andrebbe dal più alto al più basso, consentendoti di identificare i migliori risultati.

Le query ti consentono di analizzare e visualizzare i tuoi dati in vari modi, facilitando l’elaborazione di approfondimenti e la presa di decisioni informate. Divertiti a sperimentare diverse funzioni di query per vedere cosa puoi fare con i tuoi dati!

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