Une fonction de requête vous permet d’utiliser des commandes de données pour modéliser vos données dans Google Sheets, ce qui en fait une fonction importante.
La fonction de requête est très utile car elle peut remplacer le travail de nombreuses autres commandes et reproduire la fonctionnalité des tableaux croisés dynamiques (un tableau qui vous permet de regrouper, comparer et résumer de grands ensembles de données). Une requête peut sembler compliquée ou intimidante si vous n’êtes pas familier avec les fonctions de Google Sheets. Cependant, ce n’est pas le cas et vous pouvez commencer à utiliser la fonction de requête immédiatement pour filtrer et rechercher rapidement des données dans votre format préféré.
Qu’est-ce qu’une requête dans Google Sheets ?
Le mot requête vient de Structured Query Language ou SQL, un langage spécifique à un domaine utilisé en programmation pour simplifier la gestion de grands ou petits ensembles de données. Une requête dans Google Sheets vous permet de manipuler et d’analyser les données avec une seule formule de requête. Avec la fonction de requête, vous pouvez spécifier des conditions complexes pour filtrer, trier et regrouper les données. Vous pouvez également utiliser diverses fonctions intégrées pour calculer et transformer vos données. La sortie de la requête est un nouveau tableau qui n’inclut que les lignes et les colonnes qui répondent aux conditions spécifiées.
Quelle syntaxe dois-je comprendre pour utiliser la fonction de requête ?
Voici une syntaxe de base d’une fonction de requête dans Google Sheets :
=QUERY(data, query, [headers])
- « données » fait référence à la plage de cellules (appelée plage) qui contiennent les données avec lesquelles vous souhaitez travailler.
- « requête » est la requête réelle que vous souhaitez exécuter sur les données.
- « [en-têtes] » est un paramètre facultatif qui spécifie si la première ligne de la plage de données contient des en-têtes de colonne. S’il est défini sur 1, la première ligne est considérée comme des en-têtes. S’il est défini sur 0 ou omis, la première ligne est considérée comme des données. Je vous recommande de créer des en-têtes dans la première ligne et de les définir sur 1 pour une expérience plus facile.
Les requêtes sont particulièrement utiles lorsque vous devez extraire un sous-ensemble de données d’un grand ensemble de données et lorsque vous souhaitez effectuer des calculs ou des transformations complexes sur les données.
Comment utiliser les requêtes dans Google Sheets en trois étapes simples
Créez une liste d’étapes numérotées sur la façon dont les gens peuvent le faire. Incluez des captures d’écran.
1. Nommez vos données.
Tout d’abord, vous voudrez créer votre première plage nommée, afin de ne pas avoir à copier les cellules chaque fois que vous souhaitez les utiliser. En utilisant Commande pour Mac ou CTRL pour Windows, mettez en surbrillance chaque cellule contenant des données. Cliquez sur « Données », puis cliquez sur « Plages nommées » (dans l’image ci-dessous).
Vous donnerez ensuite un nom à l’ensemble des données, et comme cette feuille de calcul se concentre sur les noms, le sexe et les activités extrascolaires des élèves, je l’ai nommée « classe ». Assurez-vous de ne pas utiliser d’espaces lors de la dénomination.
Vous insérerez ensuite une cellule vide pour tester la plage nommée. Tapez « =requête ( INSÉREZ LE NOM DE VOS DONNÉES ) » et voyez si cela met en surbrillance toutes les cellules pour vous (comme dans l’image ci-dessous).
Si vous fermez les parenthèses et appuyez sur « Entrée », une copie identique de vos données devrait être générée sur la droite.
2. Spécifiez quelles données vous voulez.
Vous pouvez maintenant spécifier quelles en-têtes vous souhaitez que votre requête cible. Utilisez la formule suivante pour spécifier quelles colonnes vous souhaitez voir apparaître. J’ai choisi les colonnes A et D sur mon graphique afin de pouvoir voir les noms des élèves et leurs statuts d’origine.
=QUERY(class, "select A,D", 1)
Après avoir rempli cette formule, allez-y et appuyez sur Entrée. Si vous rencontrez des problèmes, assurez-vous de l’avoir écrit exactement et de ne pas avoir manqué de virgules ou de parenthèses. Vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez à l’équation en ajoutant une virgule, puis la lettre de la colonne. Ainsi, si vous aviez voulu le nom de l’élève, son sexe et son statut d’origine, j’aurais écrit :
=requête(classe, “sélectionner A, B, D”, 1).
3. Obtenez des données plus détaillées.
Supposons qu’une autre colonne inclue les GPA des étudiants (voir ci-dessous) et que nous voulions savoir quels étudiants ont un GPA supérieur à 3,0.
Vous pouvez utiliser la formule suivante pour trier les GPA et générer un rapport qui comprenne les noms des étudiants, le sexe et les GPA supérieurs à 3,0.
=QUERY(class, "select A, B, G where G > 3", 1)
Supposons que vous souhaitiez savoir combien d’élèves choisissent l’art comme activité extrascolaire. Vous pourriez utiliser cette formule pour générer ces données :
=QUERY(class, "select A, E where E = 'Art' ", 1)
Un rapport serait alors généré (comme celui ci-dessous), afin que vous puissiez savoir qu’il y a sept élèves dans l’art.
Si vous voulez savoir quelles étudiantes ont le GPA le plus élevé, vous pouvez utiliser la formule suivante :
=QUERY(class, « select A, B, G where B = ‘Female’ order by G asc », 1)
Et le rapport suivant serait généré.
Exemples de requêtes dans Google Sheets
1. Gagner du temps
Imaginez que vous ayez une gigantesque feuille Google avec le nom, le sexe, le rôle et l’âge de toutes les personnes travaillant dans une entreprise. Votre patron vous demande de lui donner le nom de chaque personne qui s’identifie comme femme dans votre entreprise afin qu’elle puisse être invitée à une conférence spéciale dirigée par des femmes.
Vous pourriez passer tout l’après-midi à copier les noms et les rôles de ces femmes, ou vous pourriez gagner beaucoup de temps en utilisant une requête qui génère un rapport en moins d’une seconde, qui ressemblerait à ceci :
=query(staff, “seleziona A, B dove B = 'Femmina'”, 1)
Ici, la colonne « A » est leur nom et la colonne « B » est leur sexe.
2. Obtenez des résultats plus précis
L’erreur humaine est inévitable, surtout lorsque vous regardez le même écran pendant des heures pour essayer de filtrer les données. Toute personne qui a déjà traité de grands ensembles de données peut témoigner de la facilité avec laquelle il est possible de faire des erreurs de copier-coller. L’utilisation de requêtes dans Google Sheets est une formule exacte; si vous entrez les données précises que vous souhaitez, vous générerez un rapport précis.
3. Réutilisez les mêmes formules
Une fois que vous avez une formule que vous utilisez souvent, vous n’avez pas besoin de la taper encore et encore. Vous pouvez simplement cliquer dans le rapport pour modifier la formule, ou vous pouvez enregistrer un modèle de cette formule dans un document séparé.
Par exemple, si vous travaillez dans les ventes et que chaque trimestre, on vous demande de présenter les revenus trimestriels du plus élevé au plus bas, vous pouvez leur demander d’ajouter leurs revenus à une feuille Google.
Ensuite, lorsque le moment de la présentation arrive, il vous suffit de générer un rapport à l’aide d’une formule telle que celle-ci :
=query(venditori, “seleziona A, C ordine per C asc”, 1)
Ensuite, « A » serait le nom des vendeurs, « C » représenterait uniquement les revenus d’un trimestre spécifique et « ascendant » irait du plus élevé au plus bas, vous permettant d’identifier les meilleurs résultats.
Les requêtes vous permettent d’analyser et de visualiser vos données de diverses manières, ce qui facilite l’extraction d’informations et la prise de décisions éclairées. Amusez-vous à expérimenter différentes fonctions de requête pour voir ce que vous pouvez faire avec vos données !
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