Die Erstellung einer Datenbank ist eines der komplexesten Themen in der gesamten IT-Welt. Sehen wir uns an, wie Access-Vorlagen unsere Arbeit im Bereich der Organisation eines Weingeschäfts erleichtern können.
Die Erstellung einer semi-professionellen Datenbank zur Verwaltung eines Weinladens, wie bereits angekündigt, ist eine ziemlich komplexe Angelegenheit. Glücklicherweise stellt Access jedoch Startvorlagen zur Verfügung, die wir nach unseren Bedürfnissen anpassen können, ohne dass wir eine Datenbank von Grund auf neu erstellen müssen, wenn wir nicht über die entsprechenden Kenntnisse verfügen.
Im Bild des vorherigen Punktes sehen wir den Bildschirm, der erscheint, wenn wir Access starten. Klicken wir also auf den Menüpunkt, der durch den Pfeil angezeigt wird, um den Befehl zur Erstellung einer neuen Datenbank zu aktivieren. Es öffnet sich der Dialog, den wir auf der Abbildung sehen, wo wir das Modell für die Inventarverwaltung auswählen, das wir anschließend anpassen werden.
Im folgenden Bildschirm fragt Access, in welchem Verzeichnis wir unsere Arbeit speichern möchten. Standardmäßig wird der Ordner Dokumente angezeigt, mit dem Namen des von uns verwendeten Modells. Wir geben der Datenbank einen Namen, wählen den Speicherort und drücken OK, um zum nächsten Bildschirm zu gelangen.
Hier sehen wir bereits die Merkmale unserer Datenbank aufgelistet: Informationen zu Produkten, Lieferanten, Angestellten, Inventar, Bestellungen und Kategorien. Es ist leicht zu erkennen, wie der Assistent uns 80 % der Arbeit abgenommen hat, im Vergleich dazu, das Projekt von Grund auf neu zu erstellen! Wir könnten jetzt schon auf Fertig stellen klicken, um die Datenbank zu erzeugen, klicken aber auf Weiter, um zu prüfen, ob die Tabellen Anpassungen benötigen.
Dieser Bildschirm zeigt uns die Liste der beim Erstellen verfügbaren Tabellen an. Das Konzept der Tabelle kann für jemanden, der sich gerade erst mit Datenbanken beschäftigt, kompliziert erscheinen. Um das Verständnis zu erleichtern, könnten wir die Datenbank mit einem klassischen Aktenordner vergleichen, wo jede Art von Information auf einem anderen Blatt geschrieben steht. Diese Blätter sind die Tabellen.
Theoretisch wäre es möglich, alles mit nur einer Tabelle zu erstellen, jedoch ermöglicht die Aufteilung der Daten nach Typ eine einfachere Organisation und eine schnellere Ausführung der Datenbank und der darauf durchgeführten Operationen, sei es Einfügen, Ändern oder Abfragen. Wie im Bildschirm sichtbar, wird jeder Datentyp, der die Tabelle bildet, als Feld bezeichnet.
Nach dieser kurzen Erklärung prüfen wir, ob die Standardzusammensetzung der verschiedenen Tabellen alle benötigten Felder aktiviert hat, und falls nicht, klicken wir auf das entsprechende Kästchen, um das Häkchen erscheinen zu lassen. In unserem Fall haben wir die Felder für E-Mail-Adresse und Zahlungsbedingungen sowohl für Lieferanten als auch für Angestellte aktiviert.
Eine sehr wichtige Sache ist, dass Sie niemals das Feld IDTabellenname deaktivieren, das Sie in jeder Tabelle finden. Dieser spezielle Feldtyp ist nichts anderes als ein Zähler, der bei jeder neuen Datensatzaufnahme erhöht wird (also die Gruppe von Daten, die das Ausfüllen aller Felder repräsentiert). Das Feld ID ist grundlegend, um Beziehungen zwischen den verschiedenen Tabellen zu erstellen.
Wir sind fast am Ende unserer Selbstzusammenstellung angekommen, wir müssen nur noch im Dialogfenster auswählen, wie das grafische Erscheinungsbild der Datenbank sein soll. Wir können die verschiedenen Stile einzeln auswählen und die Vorschau im nebenstehenden Feld ansehen. Wählen Sie den, den Sie bevorzugen, und klicken Sie erneut auf Weiter.
Dasselbe gilt im folgenden Fenster: Hier müssen wir das visuelle Erscheinungsbild der Druckberichte auswählen. Diese sind nichts anderes als eine Art „Zusammenfassung“ dessen, was die Datenbank enthält, führen Berechnungen durch und präsentieren uns eine große Menge von Daten ordentlich. Wir könnten beispielsweise einen Bericht über Ausgaben- und Einnahmenverhältnisse nach Weinsorte oder Lieferant anzeigen und drucken wollen.
Im vorletzten Fenster des Assistenten wird schließlich nach dem Namen des Projekts gefragt. Hier besteht, falls gewünscht, die Möglichkeit, Access ein Bild anzugeben, das in die Berichte eingefügt wird, um diese beispielsweise mit unserem Logo zu personalisieren. Klicken wir also auf das Bildfeld, um das Häkchen zu aktivieren, drücken den darunterliegenden Button und wählen die Datei von unserer Festplatte aus.
Wir sind fertig: Das letzte Fenster, bevor die Datenbank erstellt wird, fragt uns einfach, ob wir sie sofort öffnen möchten. Natürlich ist unsere Antwort ja. Nach dem Drücken von Fertigstellen wird das Inventar unseres Weinladens erstellt, und je nach Leistung unseres PCs kann es einige Minuten dauern. Am Ende werden wir aufgefordert, die Daten unseres Unternehmens einzutragen.
Das, was Sie sehen, ist das Hauptbefehl-Fenster, über das wir den Großteil der Änderungen und Dateneinträge vornehmen werden. Mit diesen Befehlen füllen wir die Datenbank komfortabel: Jeder Einfüge-/Ändern-Button öffnet ein Formular, in dem wir aufgefordert werden, die verschiedenen Felder auszufüllen, die jeden Datensatz bilden.
Neben dem Befehl-Fenster gibt es auch das eigentliche Datenbankfenster, über das wir alle strukturellen Änderungen verwalten können, die wir vornehmen müssen. Wir können weitere Tabellen hinzufügen, deren Felder ändern, neue Berichte erstellen und bereits existierende in Optionen und Layout anpassen. In diesem Bild ist der Abschnitt Abfragen (Query) hervorgehoben.
Die Query ist nichts anderes als eine komplizierte Bezeichnung für eine Datenbankabfrage. Hier sehen wir das Fenster für die geführte Abfrageerstellung: In der Tabellenliste haben wir Lieferanten ausgewählt und im Feld die Stadt. Das erlaubt uns, alle Lieferanten in einem bestimmten Bezirk zu finden. Wir können verschiedene Arten von Abfragen erstellen, die wir später in der entsprechenden Sektion im Datenbankfenster aufrufen können. Viel Erfolg!
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