La creación de una base de datos es uno de los temas más complejos de todo el mundo informático, veamos cómo los modelos de Access pueden facilitarnos el trabajo en el ámbito de la organización de una enoteca.
La creación de una base de datos semi-profesional que gestione una enoteca, como se había anunciado, es un tema bastante complejo. Afortunadamente, Access ofrece modelos iniciales que se pueden personalizar según nuestras necesidades, sin tener que preocuparnos por crear una base de datos desde cero si no contamos con las competencias necesarias.
En la imagen del punto anterior vemos la pantalla que aparece al iniciar Access. Entonces hacemos clic en el elemento del menú indicado por la flecha, para activar el comando para la creación de una nueva base de datos. Se abrirá la ventana de diálogo que vemos en la figura, donde seleccionaremos el modelo de Gestión de Inventario que personalizaremos posteriormente.
En la pantalla siguiente, Access nos pregunta en qué directorio deseamos guardar nuestro trabajo. Por defecto se mostrará la carpeta Documentos, con el nombre del modelo que hemos utilizado. Damos un nombre a la base de datos, elegimos la ruta de guardado y presionamos OK para pasar a la siguiente pantalla.
Aquí ya vemos listadas las características de nuestra base de datos: información sobre productos, proveedores, empleados, inventario, pedidos y categorías. Es fácil comprender cómo el asistente nos ha ahorrado el 80% del trabajo comparado con crear el proyecto desde cero. Ya ahora podríamos presionar finalizar para crear la base de datos, pero hacemos clic en siguiente para verificar si las tablas necesitan personalizaciones.
Esta pantalla nos muestra la lista de tablas disponibles al momento de la creación. El concepto de tabla podría resultar complejo para quien se acerca por primera vez a las bases de datos. Para hacerlo más simple, podríamos comparar la base de datos con una clásica carpeta de archivo, donde cada tipo de información está escrita en una hoja diferente. Pues bien, esas hojas son las tablas.
En teoría sería posible crear todo con una única tabla, pero dividir los datos por tipo permite una organización más sencilla y una ejecución más rápida de la base de datos y las operaciones que realicemos después, ya sean de inserción, modificación o consulta. Como pueden ver en la pantalla, cada tipo de dato que compone la tabla se llama campo.
Después de esta breve explicación, verificamos que la composición por defecto de las varias tablas tenga activados todos los campos que necesitamos y, si no es así, hacemos clic en el cuadrito correspondiente para que aparezca la marca de verificación. En nuestro caso hemos activado los campos relacionados con dirección de correo electrónico y condiciones de pago tanto para proveedores como para empleados.
Una cosa muy importante es que nunca desactiven el campo IDnombretabla que se encuentra en cada tabla. Este tipo especial de campo no es más que un contador que incrementa con la inserción de cada nuevo registro (es decir, el grupo de datos que corresponde al llenado de todos los campos). El campo ID será fundamental para crear relaciones entre las distintas tablas.
Estamos casi al final de nuestra autocomposición, solo nos queda elegir en la ventana de diálogo cuál será el aspecto gráfico de la base de datos. Podemos seleccionar uno por uno los variados estilos y ver su vista previa en el recuadro junto a la lista. Elegimos el que preferimos y hacemos clic nuevamente en Siguiente.
Lo mismo en la ventana siguiente: aquí debemos elegir la apariencia visual de las impresiones de los Reportes. Estos no son más que una especie de “resumen” de lo que contiene la base de datos, realizan cálculos y nos presentan de forma ordenada una gran cantidad de datos. Por ejemplo, podríamos querer visualizar e imprimir un reporte sobre el balance de gastos e ingresos por tipo de vino o por proveedor.
En la penúltima ventana del asistente se nos pregunta finalmente cuál es el nombre del proyecto. Aquí, si lo deseamos, es posible indicar a Access una imagen para insertar en los reportes y personalizarlos, por ejemplo, con nuestro logo. Hacemos clic entonces en la casilla de imagen para activar la marca de verificación, presionamos el botón de abajo y elegimos el archivo de nuestro Disco Duro.
Hemos terminado: la última ventana, antes de que se cree la base de datos, simplemente nos pregunta si queremos abrirla inmediatamente. Naturalmente nuestra respuesta será sí. Una vez que presionemos finalizar, el inventario de nuestra enoteca será creado, y dependiendo de la potencia de nuestro PC podría tomar incluso algunos minutos. Al terminar se nos pedirá ingresar los datos de nuestra empresa.
Lo que ven es la ventana principal de comandos, a través de la cual realizaremos la mayoría de las operaciones de modificación e inserción de datos. Mediante estos comandos llenaremos fácilmente la base de datos: cada botón de inserción/modificación abrirá un Formulario donde se nos solicitará llenar los distintos campos que componen cada registro.
Además de la ventana de comandos, también tenemos la del propio base de datos a través de la cual gestionamos todas las modificaciones estructurales que necesitemos realizar. Podemos añadir otras tablas, modificar sus campos, crear nuevos reportes y personalizar los ya existentes, en las opciones y en el diseño. En esta imagen, vemos destacada la sección Consultas.
La Consulta no es más que una forma complicada de llamar a una interrogación a la base de datos. Aquí vemos la ventana de creación guiada de Consultas: en la lista de tablas hemos seleccionado Proveedores y en los campos la ciudad. Esto nos permitirá encontrar todos los proveedores presentes en una determinada provincia. Podemos crear varios tipos de consultas, para luego llamarlas desde la sección relativa en la ventana de la base de datos. ¡Buen trabajo!
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