La création d’une base de données est l’un des sujets les plus complexes dans le monde informatique, voyons comment les modèles d’Access peuvent nous faciliter le travail dans le cadre de l’organisation d’une cave à vin.
La création d’une base de données semi-professionnelle pour gérer une cave à vin, comme annoncé, est un sujet assez complexe. Heureusement, Access met à disposition des modèles de départ que l’on peut personnaliser selon nos besoins, sans avoir à se soucier de créer une base de données de zéro si nous n’en avons pas les compétences.
Dans l’image du point précédent, nous voyons l’écran qui s’affiche lorsque nous lançons Access. Nous cliquons donc sur l’élément du menu indiqué par la flèche, afin d’activer la commande pour la création d’une nouvelle base de données. La fenêtre de dialogue que nous voyons sur la figure s’ouvrira, où nous sélectionnerons le modèle de Gestion d’Inventaire que nous personnaliserons ensuite.
À l’écran suivant, Access nous demande dans quel répertoire nous souhaitons sauvegarder notre travail. Par défaut, le dossier Documents nous sera montré, avec le nom du modèle que nous avons utilisé. Nous donnons un nom à la base de données, choisissons le chemin de sauvegarde et appuyons sur OK pour passer à l’écran suivant.
Ici nous voyons déjà listées les caractéristiques de notre base de données : informations sur les produits, sur les fournisseurs, sur les employés, sur l’inventaire, sur les commandes et sur les catégories. Il est facile de comprendre comment l’assistant nous a épargné 80 % du travail comparé à devoir créer le projet de zéro ! Nous pourrions déjà appuyer sur terminer pour créer la base, mais cliquons plutôt sur suivant, pour vérifier si les tables nécessitent des personnalisations.
Cet écran nous montre la liste des tables disponibles au moment de la création. Le concept de table pourrait paraître complexe à ceux qui découvrent tout juste les bases de données. Pour en faciliter la compréhension, nous pourrions comparer la base de données à un classeur classique, où chaque type d’information est écrit sur une feuille différente. Ces feuilles sont les tables.
En théorie, il serait possible de tout créer avec une seule table, mais diviser les données par type permet une organisation plus simple et une exécution plus rapide de la base et des opérations que nous y effectuerons ensuite, qu’il s’agisse d’insertion, de modification ou de requête. Comme vous pouvez le voir à l’écran, chaque type de données qui compose la table est appelé champ.
Après cette brève explication, vérifions que la composition par défaut des différentes tables ait activé tous les champs dont nous avons besoin et, si ce n’est pas le cas, cliquons dans la case correspondante pour faire apparaître la coche. Dans notre cas, nous avons activé les champs relatifs à l’adresse de courrier électronique et aux conditions de paiement aussi bien pour les fournisseurs que pour les employés.
Une chose très importante est de ne jamais désactiver le champ IDnomdetable que vous trouvez dans chaque table. Ce type particulier de champ n’est autre qu’un compteur qui s’incrémente lors de l’insertion de chaque nouvel enregistrement (c’est-à-dire le groupe de données correspondant au remplissage de tous les champs). Le champ ID sera fondamental pour établir des relations entre les différentes tables.
Nous sommes presque à la fin de notre configuration automatique, il ne nous reste plus qu’à choisir dans la fenêtre de dialogue quel sera l’aspect graphique de la base de données. Nous pouvons sélectionner un par un les différents styles et en voir l’aperçu dans le cadre à côté de la liste. Choisissons celui que nous préférons et cliquons de nouveau sur Suivant.
Même chose dans la fenêtre suivante : ici, nous devons choisir l’apparence visuelle des impressions des rapports. Ceux-ci ne sont rien d’autre qu’une sorte de « résumé » de ce que contient la base de données, ils effectuent des calculs et nous présentent de manière ordonnée une grande quantité de données. Par exemple, nous pourrions vouloir visualiser et imprimer un rapport sur le rapport des dépenses et revenus par type de vin ou par fournisseur.
Dans l’avant-dernière fenêtre de l’assistant, on nous demande enfin quel est le nom du projet. Ici, si nous le souhaitons, il est possible d’indiquer à Access une image à insérer dans les rapports pour les personnaliser, par exemple avec notre logo. Cliquons donc sur la case image pour activer la coche, appuyons sur le bouton en dessous et choisissons le fichier sur notre disque dur.
Nous avons terminé : la dernière fenêtre, avant que la base ne soit créée, nous demande simplement si nous voulons l’ouvrir immédiatement. Évidemment, notre réponse sera oui. Une fois que l’on appuie sur terminer, l’inventaire de notre cave sera créé, et selon la puissance de notre PC, cela pourrait prendre quelques minutes. À la fin, nous serons invités à saisir les données de notre entreprise.
Voici la fenêtre principale des commandes, à travers laquelle nous effectuerons la majorité des opérations de modification et d’insertion des données. Grâce à ces commandes, nous remplirons facilement la base de données : chaque bouton d’insertion/modification ouvrira un formulaire où il nous sera demandé de remplir les différents champs qui composent chaque enregistrement.
En plus de la fenêtre des commandes, nous avons aussi celle de la base de données proprement dite, à travers laquelle nous gérons toutes les modifications structurelles nécessaires. Nous pouvons ajouter d’autres tables, modifier leurs champs, créer de nouveaux rapports et personnaliser ceux déjà existants, dans les options et dans la mise en page. Sur cette image, la section Requêtes est mise en évidence.
La requête n’est rien d’autre qu’une manière compliquée de nommer une interrogation à la base de données. Ici, nous voyons la fenêtre de création guidée des requêtes : dans la liste des tables, nous avons sélectionné Fournisseurs et les champs la ville. Cela nous permettra de trouver tous les fournisseurs présents dans une province donnée. Nous pouvons créer différents types de requêtes, que l’on pourra rappeler ensuite depuis la section correspondante dans la fenêtre de la base. Bon travail !
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