A criação de um banco de dados é um dos temas mais complexos de todo o mundo da informática, vamos ver como os modelos do Access podem tornar nosso trabalho mais simples no âmbito da organização de uma adega.
A criação de um banco de dados semi-profissional para gerenciar uma enoteca, como anunciado, é uma abordagem bastante complexa. Felizmente, porém, o Access disponibiliza modelos de partida que podem ser personalizados conforme nossas necessidades, sem precisar nos preocupar em ter que criar um banco de dados do zero se não tivermos as competências para tal.
Na imagem do ponto anterior, vemos a tela que aparece quando iniciamos o Access. Então clicamos no item do menu indicado pela seta, para ativar o comando de criação de um novo banco de dados. Abrirá a janela de diálogo que vemos na figura, onde selecionaremos o modelo de Gestão de Inventário que personalizaremos posteriormente.
Na próxima tela, o Access nos pergunta em qual diretório desejamos salvar nosso trabalho. Por padrão, será exibida a pasta Documentos, com o nome do modelo que utilizamos. Damos um nome ao banco de dados, escolhemos o caminho de salvamento e pressionamos OK para passar para a próxima tela.
Aqui já vemos listadas as características do nosso banco de dados: informações sobre produtos, fornecedores, funcionários, estoque, pedidos e categorias. É fácil entender como o assistente nos poupou 80% do trabalho em comparação a criar o projeto do zero! Já agora poderíamos pressionar concluir para criar o banco de dados, mas clicamos em avançar para verificar se as tabelas precisam de personalizações.
Esta tela mostra a lista das tabelas disponíveis no momento da criação. O conceito de tabela pode parecer complexo para quem está começando a se aproximar de bancos de dados. Para facilitar a compreensão, podemos comparar o banco de dados a uma pasta clássica de arquivo, onde cada tipo de informação está escrita em uma folha diferente. Essas folhas são as tabelas.
Em teoria, seria possível criar tudo em uma única tabela, mas dividir os dados por tipo permite uma organização mais simples e uma execução mais rápida do banco de dados e das operações que faremos posteriormente, seja inserção, modificação ou consulta. Como pode ver na tela, cada tipo de dado que compõe a tabela é chamado de campo.
Após essa breve explicação, verificamos que a composição padrão das várias tabelas tenha todos os campos que precisamos ativados e, caso não estejam, clicamos na caixinha correspondente para aparecer a marca de seleção. No nosso caso, ativamos os campos relativos a endereço de e-mail e condições de pagamento tanto para fornecedores quanto para funcionários.
Uma coisa muito importante é nunca desativar o campo IDnomedatabela que encontra em cada tabela. Esse tipo especial de campo nada mais é do que um contador que irá incrementar a cada novo registro inserido (ou seja, o grupo de dados correspondente ao preenchimento de todos os campos). O campo ID será fundamental para criar relações entre as várias tabelas.
Estamos quase no final da nossa auto-configuração, só resta escolher na janela de diálogo qual será a aparência gráfica do banco de dados. Podemos selecionar um a um os diversos estilos e ver a prévia no quadro ao lado da lista. Escolhemos o que preferirmos e clicamos novamente em Avançar.
Mesma coisa na janela seguinte: aqui precisamos escolher o visual das impressões dos Relatórios. Estes nada mais são do que uma espécie de “resumo” do que o banco de dados contém, fazem cálculos e apresentam de forma ordenada uma grande quantidade de dados. Podemos, por exemplo, querer visualizar e imprimir um relatório com despesas e ganhos por tipo de vinho ou por fornecedor.
Na penúltima janela do assistente, nos é finalmente pedido o nome do projeto. Aqui, se desejar, é possível indicar ao Access uma imagem para inserir nos relatórios para personalizá-los, por exemplo, com nosso logo. Então clicamos na caixa de imagem para ativar a marca de seleção, pressionamos o botão abaixo e escolhemos o arquivo do nosso disco rígido.
Terminamos: a última janela, antes que o banco de dados seja criado, simplesmente pergunta se queremos abri-lo imediatamente. Naturalmente, nossa resposta será sim. Uma vez pressionado concluir, o inventário da nossa enoteca será criado e, dependendo da potência do nosso PC, pode levar alguns minutos. Ao final, seremos chamados para inserir os dados da nossa empresa.
Esta que você vê é a janela de comandos principal, pela qual realizaremos a maior parte das operações de modificação e inserção de dados. Através desses comandos, preencheremos facilmente o banco de dados: cada botão de inserção/modificação abrirá um Formulário onde será solicitado preencher os diversos campos que compõem cada registro.
Além da janela de comandos, também temos a do banco de dados propriamente dito, através da qual gerenciamos todas as modificações estruturais que necesitamos fazer. Podemos adicionar outras tabelas, modificar seus campos, criar novos relatórios e personalizar os já existentes, nas opções e no layout. Nesta imagem, vemos destacada a seção Consultas.
Consultas nada mais são do que uma maneira complicada de chamar uma interrogação ao banco de dados. Aqui vemos a janela do assistente de criação de Consultas: na lista de tabelas selecionamos Fornecedores e nos campos a cidade. Isso nos permitirá encontrar todos os fornecedores presentes numa determinada província. Podemos criar vários tipos de consultas, que poderão ser acessadas posteriormente na respectiva seção da janela do banco de dados. Bom trabalho!
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