Comment rédiger un plan de projet en 8 étapes simples

La planification d’un projet est une étape essentielle pour garantir le succès de toute initiative d’entreprise. Un plan de projet bien structuré fournit une feuille de route claire et détaillée pour atteindre les objectifs fixés, permettant de suivre en permanence l’avancement des travaux et d’apporter rapidement les corrections nécessaires. Grâce à cette méthodologie éprouvée, vous serez en mesure de planifier et de gérer vos projets avec une efficacité maximale, en assurant l’atteinte des résultats escomptés.

Étape 1

Impliquer les parties prenantes clés, définir les objectifs et obtenir l’approbation initiale

La première étape de la planification d’un projet consiste à définir le « quoi » et le « pourquoi ». Les parties prenantes clés, c’est-à-dire celles qui ont l’influence et l’autorité pour déterminer le succès d’un projet, doivent être impliquées dès le début. Même si le projet émane directement du PDG, il est tout de même nécessaire d’obtenir leur accord. Utilisez cette conversation initiale pour vous aligner, définir les objectifs et déterminer la valeur du projet. À ce stade du processus de planification du projet, discutez des besoins et des attentes, et établissez une base de référence pour la portée, le budget et le calendrier. Cela crée une base solide pour votre plan de travail du projet. Pensez à utiliser un modèle de plan de projet pour commencer. Voici quelques questions à examiner avec les parties prenantes :

• Comment pouvons-nous rédiger un plan de projet qui s’aligne sur les objectifs de l’entreprise ?
• Quelles sont les attentes des parties prenantes ? Que nous sera-t-il demandé ?
• Comment mesurerez-vous le succès ?
• Quelles sont vos ressources ?
• Quels actifs ou résultats tangibles attend-on de ce projet ?

Étape 2

Lister les objectifs, aligner les OKR et esquisser le projet

Selon les dirigeants, le manque d’objectifs clairs est à l’origine de 37 % des échecs de projets. Sans objectifs clairs, vous constaterez que les exigences, les tâches et les échéances que vous définissez pour votre plan de travail de projet n’ont rien sur quoi s’appuyer. Maintenant que vous avez une liste des besoins clés des parties prenantes et leur accord, commencez à les attribuer aux objectifs et aux OKR. Les OKR sont une technique de planification et de définition d’objectifs rendue célèbre parIntel e Google. Votre projet doit être aligné sur les OKR de votre équipe et de votre entreprise. Essayez d’écrire les objectifs du projet sur un tableau blanc pour le plan de projet et de les relier aux exigences des parties prenantes auxquelles ils répondent. À partir de là, construisez la structure, les jalons et les tâches nécessaires pour atteindre ces objectifs.

Par exemple, le lancement du projet ou du produit lui-même peut être un jalon important, il est donc important de savoir comment vous allez procéder – vous pourriez utiliser un modèle de plan de lancement de produit pour simplifier le processus. Les jalons peuvent définir des points de contrôle pendant le projet afin que chacun comprenne clairement ce que signifie le progrès, quelles sont les attentes et quand elles seront mesurées.

Étape 3

Créer un document de portée du projet

Maintenant que vous avez esquissé le projet, aligné vos tâches sur les objectifs et obtenu l’accord de l’équipe, il est temps de créer un document de portée du projet qui détaille les éléments du projet énumérés à la deuxième étape. Examinez chaque résultat tangible et définissez la série de tâches qui doivent être accomplies pour le réaliser. Pour chaque tâche, déterminez le temps nécessaire, les ressources requises et qui sera responsable de son exécution. Finalisez et enregistrez les détails du projet afin que chacun dispose d’une source unique de vérité.

Rendez le document facile à partager, par exemple dans votre outil de gestion de projet, afin de réduire le risque de malentendus coûteux. Alors que la préparation de la documentation sur la portée du projet et le calcul de la valeur acquise devraient être une pratique standard, un responsable de projet sur quatre interrogé dans l’enquête sur l’état de la gestion de projet deWellingstonea déclaré ne pas préparer ou préparer « parfois » des documents standard de définition de la portée. En créer un vous distinguera de la masse et aidera tout le monde à rester sur la même longueur d’onde.

Étape 4

Élaborer un calendrier de projet détaillé

Avec vos objectifs, tâches et jalons déjà esquissés pour vous, il est temps de commencer à intégrer votre projet dans un calendrier. Un diagramme de Gantt est un outil utile qui vous aide à visualiser facilement votre calendrier de projet. Il s’agit d’une chronologie interactive qui vous donne une vue d’ensemble de la progression du projet, de la portée des travaux et des dépendances. Les dépendances sont des tâches qui doivent être terminées avant que d’autres tâches puissent commencer. Pendant que vous esquissez les tâches, utilisez des sous-tâches pour vous aider à décomposer celles qui sont plus grandes en plus petites. Cela peut simplifier le reporting (vous pouvez consulter notre guide sur la façon de rédiger un rapport de gestion de projet !) et la gestion des ressources. Définissons-les :

• Tâches : Les tâches individuelles que les personnes doivent effectuer pour atteindre vos objectifs
• Sous-tâches : D’une durée de quelques jours chacune, elles aident à décomposer une tâche plus importante en ses étapes les plus petites
• Jalons : Phases ou événements importants de votre projet qui aident à le diviser et servent de points de contrôle pendant le cycle de vie du projet
• Astuce :
  Vous voulez connaître un petit secret ? Lorsque vous fixez des échéances, ajoutez des tampons aux tâches clés afin d’avoir une marge de manœuvre en cas d’urgence ou d’imprévus – par exemple, si un client a besoin de plus de temps pour examiner ou si un membre de l’équipe est absent pour cause de maladie.

Dans un monde parfait, certaines tâches peuvent prendre une journée. Vous pourriez alors en prévoir deux dans votre plan. Il n’est pas nécessaire d’ajouter une marge à chaque tâche, cependant – évaluez les risques et ajoutez-les là où cela semble le plus judicieux. Votre futur vous remerciera.

Étape 5

Définir les rôles, les responsabilités et les ressources

Les ressources sont les personnes, l’équipement ou l’argent nécessaires pour mener à bien un projet. Une fois que vous avez sélectionné vos outils et obtenu un budget, n’oubliez pas votre personnel. Même ceux qui savent déjà comment rédiger un plan de projet et l’ont fait cent fois peuvent sous-estimer leurs besoins en main-d’œuvre. Une matrice RACI vous aide à déterminer qui fait quoi pour votre projet. Il s’agit d’une matrice de toutes les tâches d’un projet, associée à qui est Responsable (chargé de réaliser le travail), Autorisant (a le pouvoir de veto/oui/non), Consulté (doit approuver ou apporter sa contribution) et Informé (doit être au courant de l’action ou de la décision).

En commençant à attribuer des tâches, assurez-vous de tenir compte de la charge de travail. Clarifiez les responsabilités et les attentes de chaque personne. N’oubliez pas que 95 % des employés déclarent travailler sur plusieurs équipes ou projets à la fois, et si les projets ne sont pas alignés, les charges de travail deviennent trop stressantes pour les équipes. Le stress conduit environ 50 % des employés à chercher un autre emploi et 25 % à quitter leur emploi actuel, selon notre rapport sur l’épidémie de stress.

Lorsque vous planifiez votre projet, réfléchissez à la manière de filtrer les demandes entrantes qui ont un impact sur le calendrier ou le budget du projet. Savoir comment calculer la valeur acquise pour suivre le niveau de travail accompli sur un projet par rapport au plan est essentiel. Pour les chefs de projet, des outils tels que la gestion des ressources de Wrike peuvent vous aider à visualiser les tâches de votre projet du point de vue du flux de travail de l’équipe, vous donnant la visibilité et la flexibilité nécessaires pour équilibrer les charges de travail.

Étape 6

Définir le processus de communication et de compte-rendu

Selon McKinsey, les employés consacrent près de 20 % de leur semaine de travail à rechercher et à collecter des informations. Une communication et une collaboration inefficaces sont les principales causes de stress au travail. Lorsque les parties prenantes doivent parcourir des pages d’e-mails ou demander constamment des mises à jour, elles se frustrent et leur motivation diminue.

Atténuez la frustration en conservant tous les éléments du projet – tels que les ressources, les conversations, les tâches, les échéances, les mises à jour et les rapports – en un seul endroit, comme un outil de collaboration. Cela facilite la gestion des clients, le suivi des progrès, le partage des mises à jour et les modifications. Définissez la manière dont chacun doit communiquer pendant le projet et conservez-la dans un outil afin que tout le monde puisse accéder aux informations.

Étape 7

Planifiez ce qui se passe lorsque les choses ne se passent pas comme prévu

Même si vous êtes un expert et savez déjà comment rédiger un plan de projet, la vérité est que tous les projets ont des rebondissements et des virages – c’est ce qui les rend amusants. Vous vous êtes accordé un peu de répit pendant le processus de planification, vous avez veillé à ce que tout le monde connaisse son rôle et vous avez mis en place la communication.

Avant de vous lancer, asseyez-vous et identifiez les problèmes potentiels tels que les prochaines vacances des membres de l’équipe, les jours fériés ou les équipes externes qui pourraient être impliquées. Établissez une chaîne de commandement claire et listez les contacts clés au sein du projet. Communiquez les risques à l’avance afin que toute l’équipe puisse être préparée à y faire face ensemble.

Étape 8

Organisez une fête de lancement

Chaque projet réussi a besoin d’un coup d’envoi. Organisez une brève réunion avec les parties prenantes clés et ayez un ordre du jour clair. Votre objectif devrait être de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les objectifs, les rôles, les processus et les échéances. Votre ordre du jour devrait inclure tout ce sur quoi vous vous êtes concentré dans les étapes précédentes :

• Définissez les objectifs du projet et la valeur qu’ils apportent
• Listez les ressources que le projet devrait produire
• Présentez le lien entre les exigences des parties prenantes et les tâches du projet
• Présentez le calendrier du projet afin que tout le monde puisse voir les dépendances et connaître les dates d’échéance
• Décrivez les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante
• Passez en revue comment et où tout le monde communiquera pendant le projet, où ils pourront trouver des informations et qui appeler pour poser des questions
• Discutez des risques et assurez-vous que l’équipe est préparée
• Obtenez l’engagement final !

Conseil bonus

Vous n’avez pas besoin de repartir de zéro à chaque fois ! Maintenant que vous savez comment rédiger un plan de projet adapté à votre équipe, vous pouvez copier votre plan de projet dans un modèle à utiliser encore et encore. À mesure que vous grandissez, vous pouvez créer plus de modèles pour des types spécifiques de plans de projet.