En este artículo, te guiaremos a través de los 8 pasos esenciales para redactar un plan de proyecto eficaz, desde la definición de los objetivos hasta la implementación del plan de comunicación, pasando por la identificación de riesgos y la asignación de responsabilidades.
La planificación de un proyecto es un proceso fundamental para garantizar el éxito de cualquier iniciativa empresarial. Un plan de proyecto bien estructurado proporciona una hoja de ruta clara y detallada para el logro de los objetivos prefijados, permitiendo monitorizar constantemente el avance de los trabajos y realizar correcciones oportunas. Gracias a esta metodología probada, usted será capaz de planificar y gestionar sus proyectos con la máxima eficiencia, asegurando el logro de los resultados esperados.
Involucrar a los stakeholders clave, definir objetivos y obtener la aprobación inicial
El primer paso en la planificación de un proyecto es definir el «qué» y el «por qué». Los stakeholders clave, es decir, aquellos que tienen la influencia y la autoridad para determinar el éxito de un proyecto, deben ser involucrados desde el principio. Incluso si el proyecto proviene directamente del CEO, es necesario obtener su consentimiento. Utilice esta conversación inicial para alinearse, definir objetivos y determinar el valor del proyecto. En esta fase del proceso de planificación del proyecto, discuta las necesidades y expectativas y establezca una línea de base para el alcance, el presupuesto y el cronograma. Esto crea una base sólida para su plan de trabajo del proyecto. Considere el uso de una plantilla de plan de proyecto para empezar. Estas son algunas preguntas a considerar junto con los stakeholders:
- ¿Cómo podemos escribir un plan de proyecto que se alinee con los objetivos empresariales?
- ¿Cuáles son las expectativas de los stakeholders? ¿Qué se nos requerirá?
- ¿Cómo medirá el éxito?
- ¿Cuáles son sus recursos?
- ¿Qué activos o resultados tangibles se esperan de este proyecto?
Enumerar los objetivos, alinear los OKR y delinear el proyecto
Según los líderes ejecutivos, la falta de objetivos claros representa el 37% de los fracasos de los proyectos. Sin objetivos claros, encontrará que los requisitos, las tareas y los plazos que establezca para su plan de trabajo del proyecto no tienen nada a lo que aferrarse. Ahora que tiene una lista de las necesidades clave de los stakeholders y su consentimiento, comience a asignarlos a los objetivos y OKR. Los OKR son una técnica de planificación y fijación de objetivos popularizada por Intel e Google. Su proyecto debe estar alineado con los OKR de su equipo y su empresa. Intente escribir los objetivos del proyecto en una pizarra para el plan de proyecto y conéctelos a los requisitos de los stakeholders a los que responden. A partir de ahí, construya la estructura, los hitos y las tareas necesarias para alcanzar esos objetivos.
Por ejemplo, el lanzamiento del proyecto o del producto en sí mismo puede ser un hito importante, por lo que es importante saber cómo procederá; tal vez utilizará una plantilla de plan de lanzamiento de producto para facilitar el proceso. Los hitos pueden definir los puntos de control durante el proyecto para que todos tengan claro qué significa el progreso, cuáles son las expectativas y cuándo se medirán.
Crear un documento de alcance del proyecto
Ahora que ha delineado el proyecto, alineado sus tareas con los objetivos y obtenido el consenso del equipo, es hora de crear un documento de alcance del proyecto que detalle los elementos del proyecto enumerados en el segundo paso. Mire cada resultado tangible y defina la serie de tareas que deben completarse para lograrlo. Para cada tarea, determine el tiempo necesario, los recursos necesarios y quién será responsable de su ejecución. Finalice y registre los detalles del proyecto para que todos tengan una única fuente de verdad.
Haga que el documento sea fácil de compartir, como en su herramienta de gestión de proyectos, para reducir el riesgo de malentendidos costosos. Si bien la preparación de la documentación del alcance del proyecto y el cálculo del valor ganado deberían ser una práctica estándar, uno de cada cuatro gerentes de proyecto encuestados en la encuesta sobre el estado de la gestión de proyectos de Wellingstone declaró que «no» o «a veces» preparaba documentos estándar de definición del alcance. Crear uno le diferenciará de la multitud y ayudará a que todos permanezcan en la misma página.
Elaborar un cronograma de proyecto detallado
Con sus objetivos, tareas e hitos ya delineados, es hora de empezar a incorporar su proyecto en un cronograma. Un diagrama de Gantt es una herramienta útil que le ayuda a visualizar fácilmente su cronograma de proyecto. Es una línea de tiempo interactiva que le ofrece una visión completa del progreso del proyecto, el alcance del trabajo y las dependencias. Las dependencias son tareas que deben completarse antes de que otras tareas puedan comenzar. Mientras delinea las tareas, utilice subtareas para ayudarle a dividir las más grandes en otras más pequeñas. Esto puede facilitar la generación de informes (¡puede echar un vistazo a nuestra guía sobre cómo escribir un informe de gestión de proyectos!) y la gestión de recursos. Definizcámoslas:
- Tareas: Las tareas individuales que las personas deben realizar para alcanzar sus objetivos
- Subtareas: De unos pocos días cada una, ayudan a desglosar una tarea más grande en sus pasos más pequeños
- Hitos: Fases o eventos importantes de su proyecto que ayudan a desglosarlo y sirven como puntos de control durante el ciclo de vida del proyecto
- Consejo: ¿Quieren saber un pequeño secreto? Al establecerlos, agreguen margen a las tareas clave para tener espacio para emergencias o cuellos de botella imprevistos, como si un cliente necesita más tiempo para la revisión o un miembro del equipo se ausenta por enfermedad.
En un mundo perfecto, algunas tareas podrían requerir un día. Entonces, tal vez incluyan dos en su plan. Sin embargo, no es necesario agregar margen a cada tarea; evalúen los riesgos y agréguelos donde tenga más sentido. Su yo futuro se lo agradecerá.
Definir roles, responsabilidades y recursos
Los recursos son personas, equipos o dinero necesarios para completar un proyecto. Una vez seleccionadas sus herramientas y obtenido un presupuesto, no olviden a su personal. Incluso aquellos que ya saben cómo escribir un plan de trabajo de proyecto y lo han hecho cien veces pueden subestimar sus necesidades de mano de obra. Una matriz RACI les ayuda a determinar quién hará qué para su proyecto. Es una matriz de todas las tareas de un proyecto, junto con quién es Responsable (asignado para completar el trabajo), Aprobador (tiene poder de veto/sí/no), Consultado (debe dar su aprobación o aportar) e Informado (debe estar al tanto de la acción o decisión).
Mientras comienzan a asignar tareas, asegúrense de tener en cuenta la carga de trabajo. Aclaren las responsabilidades y expectativas de cada persona. Tengan en cuenta que el 95% de los trabajadores informa que trabaja en más de un equipo o proyecto a la vez, y si los proyectos no están alineados, las cargas de trabajo se vuelven demasiado estresantes para los equipos. El estrés hace que aproximadamente el 50% de los trabajadores comience a buscar otro trabajo y el 25% abandone su trabajo actual, según nuestro informe sobre la epidemia de estrés.
Mientras planifican su proyecto, consideren cómo filtrar las solicitudes entrantes que afectan el cronograma o el presupuesto del proyecto. Saber cómo calcular el valor ganado para rastrear el nivel de trabajo completado en un proyecto en comparación con el plan es clave. Para los gerentes de proyecto, herramientas como la gestión de recursos de Wrike pueden ayudarles a visualizar las tareas de su proyecto desde una perspectiva del flujo de trabajo del equipo, brindándoles la visibilidad y la flexibilidad para equilibrar las cargas de trabajo.
Establecer el proceso de comunicación y check-in
Según McKinsey, los empleados dedican casi el 20% de la semana laboral a buscar y recopilar información. La comunicación y la colaboración ineficientes son dos de las principales causas de estrés en el lugar de trabajo. Cuando las partes interesadas tienen que hurgar entre correos electrónicos o solicitar constantemente actualizaciones, se frustran y su motivación disminuye.
Mitiguen la frustración al mantener todas las partes del proyecto, como activos, conversaciones, tareas, plazos, actualizaciones e informes, en un solo lugar, como una herramienta de colaboración. Esto facilita la gestión de clientes, el seguimiento del progreso, el intercambio de actualizaciones y la realización de cambios. Definan cómo todos deben comunicarse durante el proyecto y manténganlo en una herramienta para que todos puedan acceder a la información.
Planificar para cuando las cosas no salgan según lo planeado
Incluso si son expertos y ya saben cómo escribir un plan de proyecto, la verdad es que todos los proyectos tienen giros y vueltas, eso es lo que los hace divertidos. Se han dado un respiro durante el proceso de planificación, se han asegurado de que todos conocen su función y han establecido la comunicación.
Antes de lanzar, siéntense e identifiquen problemas potenciales como próximas vacaciones de los miembros del equipo, días festivos o equipos externos que puedan estar involucrados. Establezcan una cadena de mando clara y enumeren los contactos clave dentro del proyecto. Comuniquen los riesgos con anticipación para que todo el equipo pueda estar preparado para afrontarlos juntos.
Organizar una fiesta de lanzamiento
Cada proyecto exitoso necesita un comienzo. Organicen una breve reunión con las partes interesadas clave y tengan una agenda clara. Su objetivo debe ser poner a todos en la misma página con objetivos, roles, procesos y cronogramas. Su agenda debe incluir todo en lo que se han enfocado en los pasos anteriores:
- Definir los objetivos del proyecto y el valor que aportan
- Enumerar los activos que se espera que el proyecto genere
- Mostrar el vínculo entre los requisitos de las partes interesadas y las tareas del proyecto
- Mostrar la línea de tiempo del proyecto para que todos puedan ver las dependencias y conocer las fechas previstas
- Describir los roles y responsabilidades de cada parte interesada
- Revisar cómo y dónde se comunicarán todos durante el proyecto, a dónde pueden ir para obtener información y a quién llamar para hacer preguntas
- Discutir los riesgos y asegurarse de que el equipo esté preparado
- ¡Obtener el compromiso final!
Consejo extra
¡No tienes que empezar desde cero cada vez! Ahora que saben cómo escribir un plan de proyecto que se adapte a su equipo, pueden copiar su plan de proyecto en una plantilla para usarla una y otra vez. A medida que crecen, pueden crear más plantillas para tipos específicos de planes de trabajo de proyectos.
Sé el primero en comentar