Neste artigo, vamos guiá-lo através dos 8 passos essenciais para redigir um plano de projeto eficaz, desde a definição dos objetivos até à implementação do plano de comunicação, passando pela identificação de riscos e a atribuição de responsabilidades.
O planeamento de um projeto é um processo fundamental para garantir o sucesso de qualquer iniciativa empresarial. Um plano de projeto bem estruturado fornece um roteiro claro e detalhado para atingir os objetivos definidos, permitindo monitorizar constantemente o progresso do trabalho e fazer as correções necessárias atempadamente. Graças a esta metodologia comprovada, poderá planear e gerir os seus projetos com a máxima eficiência, assegurando a obtenção dos resultados esperados.
Envolver os principais stakeholders, definir os objetivos e obter aprovação inicial
O primeiro passo no planeamento de um projeto é definir o “o quê” e o “porquê”. Os principais stakeholders, ou seja, aqueles que têm a influência e a autoridade para determinar o sucesso de um projeto, devem ser envolvidos desde o início. Mesmo que o projeto venha diretamente do CEO, é ainda assim necessário obter o seu consentimento. Utilize esta conversa inicial para se alinhar, definir os objetivos e determinar o valor do projeto. Nesta fase do processo de planeamento do projeto, discuta as necessidades e expectativas e estabeleça uma linha de base para o âmbito, o orçamento e a temporalidade. Isto cria uma base sólida para o seu plano de trabalho de projeto. Considere a utilização de um modelo de plano de projeto para começar. Eis algumas perguntas a considerar juntamente com os stakeholders:
- Como podemos escrever um plano de projeto que se alinhe com os objetivos empresariais?
- Quais são as expectativas dos stakeholders? O que nos será exigido?
- Como medirá o sucesso?
- Quais são os seus recursos?
- Quais ativos ou resultados tangíveis se esperam deste projeto?
Listar os objetivos, alinhar os OKRs e delinear o projeto
De acordo com os líderes executivos, a falta de objetivos claros representa 37% dos insucessos dos projetos. Sem objetivos claros, encontrará que os requisitos, tarefas e prazos que define para o seu plano de trabalho de projeto não têm nada a que se agarrar. Agora que tem uma lista das necessidades chave dos stakeholders e o seu consentimento, comece a atribuí-los a objetivos e OKRs. Os OKRs são uma técnica de planeamento e definição de objetivos popularizada por Intel e e Google. O seu projeto deve estar alinhado com os OKRs da sua equipa e da sua empresa. Tente escrever os objetivos do projeto num quadro para o plano de projeto e ligue-os aos requisitos dos stakeholders a que respondem. A partir daí, construa a estrutura, os marcos e as tarefas necessárias para atingir esses objetivos.
Por exemplo, o lançamento do projeto ou do produto em si pode ser um marco importante, pelo que é importante saber como irá proceder – talvez utilize um modelo de plano de lançamento de produto para tornar o processo mais simples. Os marcos podem definir os pontos de verificação durante o projeto para que todos estejam claros sobre o que significa progresso, quais são as expectativas e quando serão medidos.
Criar um documento de âmbito do projeto
Agora que delineou o projeto, alinhou as suas tarefas aos objetivos e obteve o consentimento da equipa, é hora de criar um documento de âmbito do projeto que detalhe os elementos do projeto listados na segunda etapa. Olhe para cada resultado tangível e defina a série de tarefas que precisam ser concluídas para o alcançar. Para cada tarefa, determine o tempo necessário, os recursos necessários e quem será responsável pela execução. Finalize e registe os detalhes do projeto para que todos tenham uma única fonte de verdade.
Torne o documento facilmente partilhável, como na sua ferramenta de gestão de projetos, para reduzir o risco de equívocos dispendiosos. Enquanto a preparação da documentação de âmbito do projeto e o cálculo do valor agregado devem ser uma prática padrão, um em cada quatro gestores de projeto inquiridos na investigação sobre o estado da gestão de projetos da Wellingstone declarou que “não” ou “às vezes” prepara documentos padrão de definição de âmbito. Criar um irá distingui-lo da multidão e ajudar todos a manterem-se na mesma página.
Elaborar um cronograma de projeto detalhado
Com os seus objetivos, tarefas e marcos já delineados para si, é hora de começar a inserir o seu projeto num cronograma. Um gráfico de Gantt é uma ferramenta útil que o ajuda a visualizar facilmente a sua linha temporal de projeto. É uma linha temporal interativa que lhe dá uma visão completa do progresso do projeto, do âmbito do trabalho e das dependências. As dependências são tarefas que devem ser concluídas antes que outras tarefas possam começar. Enquanto delineia as tarefas, utilize subtarefas para o ajudar a dividir as maiores em menores. Isto pode simplificar o reporte (pode dar uma vista de olhos ao nosso guia sobre como escrever um relatório de gestão de projetos!) e a gestão de recursos.
Definamo-los:
- Tarefas: As tarefas individuais que as pessoas precisam de realizar para atingir os seus objetivos
- Subtarefas: Com duração de poucos dias cada, ajudam a dividir uma tarefa maior nos seus passos mais pequenos
- Marcos: Fases ou eventos importantes do seu projeto que ajudam a dividi-lo e a servir de pontos de controlo durante o ciclo de vida do projeto
- Dica: Querem saber um pequeno segredo? Ao defini-los, adicione folgas às tarefas principais para que tenha alguma margem para emergências ou gargalos imprevistos – por exemplo, se um cliente precisar de mais tempo de revisão ou um membro da equipa estiver doente.
Num mundo perfeito, algumas tarefas podem levar um dia. Então, talvez faça duas no seu plano. Não precisa de adicionar folga a todas as tarefas, no entanto – avalie os riscos e adicione-as onde faz mais sentido. O seu futuro agradecerá.
Defina funções, responsabilidades e recursos
Recursos são pessoas, equipamentos ou dinheiro necessários para concluir um projeto. Uma vez selecionadas as suas ferramentas e obtido um orçamento, não se esqueça da sua equipa. Mesmo aqueles que já sabem como escrever um plano de trabalho de projeto e o fizeram cem vezes podem subestimar as suas necessidades de mão de obra. Uma matriz RACI ajuda-o a determinar quem fará o quê para o seu projeto. É uma matriz de todas as tarefas de um projeto, combinada com quem é Responsável (designado para concluir o trabalho), Quem tem Autoridade (tem poder de veto/sim/não), Quem deve ser Consultado (deve aprovar ou fornecer feedback) e Quem deve ser Informado (deve estar ciente da ação ou decisão).
À medida que começa a atribuir tarefas, certifique-se de ter em conta a carga de trabalho. Esclareça as responsabilidades e expectativas de cada pessoa. Tenha em mente que 95% dos trabalhadores relatam trabalhar em mais de uma equipa ou projeto de cada vez e, se os projetos não estiverem alinhados, as cargas de trabalho tornam-se demasiado stressantes para as equipas. O stress leva cerca de 50% dos trabalhadores a começar a procurar outro emprego e 25% a deixar o seu emprego atual, de acordo com o nosso relatório sobre a epidemia de stress.
Ao planear o seu projeto, considere como filtrar os pedidos de entrada que afetam o cronograma ou o orçamento do projeto. Saber como calcular o valor agregado para monitorizar o nível de trabalho concluído num projeto em relação ao plano é fundamental. Para gestores de projetos, ferramentas como a gestão de recursos do Wrike podem ajudá-lo a visualizar as tarefas do seu projeto a partir de uma perspetiva do fluxo de trabalho da equipa, dando-lhe a visibilidade e a flexibilidade para equilibrar as cargas de trabalho.
Defina o processo de comunicação e acompanhamento
De acordo com a McKinsey, os funcionários passam quase 20% da semana de trabalho a procurar e recolher informações. A comunicação e colaboração ineficientes são duas das principais causas de stress no local de trabalho. Quando os stakeholders têm de vasculhar e-mails ou pedir constantemente atualizações, ficam frustrados e a sua motivação diminui.
Mitigue a frustração ao armazenar todas as peças do projeto – como recursos, conversas, tarefas, prazos, atualizações e relatórios – num só local, como uma ferramenta de colaboração. Isto facilita a gestão de clientes, o acompanhamento do progresso, o compartilhamento de atualizações e as alterações. Defina como todos devem comunicar durante o projeto e mantenha-o numa ferramenta para que todos possam aceder à informação.
Planeie para quando as coisas não correrem como planeado
Mesmo que seja um perito e já saiba como escrever um plano de projeto, a verdade é que todos os projetos têm reviravoltas e curvas – é isso que os torna divertidos. Você deu a si mesmo alguma margem durante o processo de planeamento, garantiu que todos conhecem o seu papel e estabeleceu a comunicação.
Antes de começar, sente-se e identifique problemas potenciais como próximas férias de membros da equipa, feriados ou equipas externas que possam estar envolvidas. Estabeleça uma cadeia de comando clara e liste os contatos-chave dentro do projeto. Comunique os riscos com antecedência para que toda a equipa possa estar preparada para lidar com eles em conjunto.
Realize uma festa de lançamento
Todo o projeto de sucesso precisa de um pontapé de saída. Organize uma breve reunião com os principais stakeholders e tenha uma agenda clara. O seu objetivo deve ser colocar todos na mesma página com os objetivos, papéis, processos e prazos. A sua agenda deve incluir tudo o que você focou nos passos anteriores:
- Defina os objetivos do projeto e o valor que eles trazem
- Liste os recursos que se espera que o projeto produza
- Mostre a ligação entre os requisitos do stakeholder e as tarefas do projeto
- Mostre o cronograma do projeto para que todos possam ver as dependências e conhecer as datas previstas
- Descreva as funções e responsabilidades de cada stakeholder
- Reveja como e onde todos irão comunicar durante o projeto, onde podem obter informações e a quem ligar para fazer perguntas
- Discuta os riscos e certifique-se de que a equipa está preparada
- Obtenha o compromisso final!
Dica bónus
Não precisa de começar do zero todas as vezes! Agora que sabe como escrever um plano de projeto que se adequa à sua equipa, pode copiar o seu plano de projeto num modelo para usar uma e outra vez. À medida que cresce, pode criar mais modelos para tipos específicos de planos de trabalho de projetos.
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