Come scrivere un piano di progetto in 8 semplici passaggi

La pianificazione di un progetto è un processo fondamentale per garantire il successo di qualsiasi iniziativa aziendale. Un piano di progetto ben strutturato fornisce una roadmap chiara e dettagliata per il raggiungimento degli obiettivi prefissati, consentendo di monitorare costantemente l’avanzamento dei lavori e apportare tempestivamente eventuali correttivi.  Grazie a questa metodologia comprovata, sarete in grado di pianificare e gestire i vostri progetti con la massima efficienza, assicurando il raggiungimento dei risultati attesi.

Passo 1

Coinvolgere gli stakeholder chiave, definire gli obiettivi e ottenere l’approvazione iniziale

Il primo passo nella pianificazione di un progetto è definire il “cosa” e il “perché”. Gli stakeholder chiave, ovvero coloro che hanno l’influenza e l’autorità per determinare il successo di un progetto, devono essere coinvolti fin dall’inizio. Anche se il progetto proviene direttamente dall’amministratore delegato, è comunque necessario ottenere il loro consenso. Utilizzate questa conversazione iniziale per allinearvi, definire gli obiettivi e determinare il valore del progetto. In questa fase del processo di pianificazione del progetto, discutete le esigenze e le aspettative e stabilite una linea di base per l’ambito, il budget e la tempistica. Ciò crea una solida base per il vostro piano di lavoro del progetto. Considerate l’utilizzo di un modello di piano di progetto per iniziare. Ecco alcune domande da considerare insieme agli stakeholder:

• Come possiamo scrivere un piano di progetto che si allinei con gli obiettivi aziendali?
• Quali sono le aspettative degli stakeholder? Cosa ci sarà richiesto?
• Come misurerete il successo?
• Quali sono le vostre risorse?
• Quali asset o risultati tangibili ci si aspetta da questo progetto?

Passo 2

Elencare gli obiettivi, allineare gli OKR e delineare il progetto

Secondo i leader esecutivi, la mancanza di obiettivi chiari rappresenta il 37% degli insuccessi dei progetti. Senza obiettivi chiari, troverete che i requisiti, i compiti e le scadenze che impostate per il vostro piano di lavoro del progetto non hanno nulla a cui ancorarsi. Ora che avete un elenco delle esigenze chiave degli stakeholder e il loro consenso, iniziate ad assegnarli agli obiettivi e agli OKR. Gli OKR sono una tecnica di pianificazione e fissazione degli obiettivi resa famosa da Intel e Google. Il vostro progetto dovrebbe essere allineato con gli OKR del vostro team e della vostra azienda. Provate a scrivere gli obiettivi del progetto su una lavagna per il piano di progetto e collegateli ai requisiti degli stakeholder a cui rispondono. Da lì, costruite la struttura, le tappe fondamentali e i compiti necessari per raggiungere quegli obiettivi.

Ad esempio, il lancio del progetto o del prodotto stesso può essere una tappa fondamentale importante, quindi è importante sapere come procederete – forse utilizzerete un modello di piano di lancio del prodotto per rendere il processo più semplice. Le tappe fondamentali possono definire i punti di controllo durante il progetto in modo che tutti siano chiari su cosa significhi progresso, quali siano le aspettative e quando verranno misurate.

Passo 3

Creare un documento di ambito del progetto

Ora che avete delineato il progetto, allineato i vostri compiti agli obiettivi e ottenuto il consenso del team, è il momento di creare un documento di ambito del progetto che dettagli gli elementi del progetto elencati nel secondo passaggio. Guardate a ciascun risultato tangibile e definite la serie di compiti che devono essere completati per realizzarlo. Per ogni compito, determinate il tempo necessario, le risorse necessarie e chi sarà responsabile dell’esecuzione. Finalizzate e registrate i dettagli del progetto in modo che tutti abbiano una fonte unica di verità.

Rendete il documento facilmente condivisibile, come nel vostro strumento di gestione dei progetti, per ridurre il rischio di costose incomprensioni. Mentre la preparazione della documentazione sull’ambito del progetto e il calcolo del valore guadagnato dovrebbero essere una pratica standard, uno su quattro dei project manager intervistati nell’indagine sullo stato della gestione dei progetti di Wellingstone ha dichiarato di “non” o “a volte” preparare documenti standard di definizione dell’ambito. Crearne uno vi distinguerà dalla massa e aiuterà tutti a rimanere sulla stessa lunghezza d’onda.

Passo 4

Elaborare un programma di progetto dettagliato

Con i vostri obiettivi, compiti e tappe fondamentali già delineati per voi, è il momento di iniziare a inserire il vostro progetto in un programma. Un diagramma di Gantt è uno strumento utile che vi aiuta a visualizzare facilmente la vostra timeline di progetto. Si tratta di una timeline interattiva che vi offre una visione completa dell’avanzamento del progetto, dell’ambito del lavoro e delle dipendenze. Le dipendenze sono compiti che devono essere completati prima che altri compiti possano iniziare. Mentre delineate i compiti, utilizzate i sotto-compiti per aiutarvi a suddividere quelli più grandi in quelli più piccoli. Questo può rendere più semplici la rendicontazione (potete dare un’occhiata alla nostra guida su come scrivere un report di gestione dei progetti!) e la gestione delle risorse. Definiamoli:

• Compiti: I singoli compiti che le persone devono svolgere per raggiungere i vostri obiettivi
• Sotto-compiti: Della durata di pochi giorni ciascuno, aiutano a scomporre un compito più grande nei suoi passaggi più piccoli
• Tappe fondamentali: Fasi o eventi importanti del vostro progetto che aiutano a suddividerlo e a fungere da punti di controllo durante il ciclo di vita del progetto
• Suggerimento: Volete sapere un piccolo segreto? Mentre li impostate, aggiungete cuscinetti ai compiti chiave in modo da avere un margine di manovra per le emergenze o i colli di bottiglia imprevisti – ad esempio, se un cliente ha bisogno di più tempo per la revisione o un membro del team è assente per malattia.

In un mondo perfetto, alcuni compiti potrebbero richiedere un giorno. Quindi magari ne fate due nel vostro piano. Non c’è bisogno di aggiungere un cuscinetto a ogni compito, però – valutate i rischi e aggiungeteli dove ha più senso. Il vostro futuro vi sarà grato.

Passo 5

Definire i ruoli, le responsabilità e le risorse

Le risorse sono le persone, le attrezzature o il denaro necessari per portare a termine un progetto. Una volta selezionati i vostri strumenti e ottenuto un budget, non dimenticate il vostro personale. Anche coloro che già sanno come scrivere un piano di lavoro del progetto e l’hanno fatto cento volte possono sottostimare i loro bisogni di manodopera. Una matrice RACI vi aiuta a determinare chi farà cosa per il vostro progetto. Si tratta di una matrice di tutti i compiti di un progetto, abbinata a chi è responsabile (assegnato per completare il lavoro), responsabile (ha potere di veto/sì/no), consultato (deve approvare o contribuire) e informato (deve essere a conoscenza dell’azione o della decisione).

Mentre iniziate ad assegnare i compiti, assicuratevi di prendere in considerazione il carico di lavoro. Chiarite le responsabilità e le aspettative di ciascuna persona. Tenete presente che il 95% dei lavoratori dichiara di lavorare su più di un team o progetto contemporaneamente e, se i progetti non sono allineati, i carichi di lavoro diventano troppo stressanti per i team. Lo stress causa circa il 50% dei lavoratori a iniziare a cercare un altro lavoro e il 25% a lasciare il loro lavoro attuale, secondo il nostro rapporto sull’epidemia di stress.

Mentre pianificate il vostro progetto, considerate come filtrare le richieste in arrivo che impattano sulla tempistica o sul budget del progetto. Sapere come calcolare il valore guadagnato per monitorare il livello di lavoro completato su un progetto rispetto al piano è fondamentale. Per i project manager, strumenti come la gestione delle risorse di Wrike possono aiutarvi a visualizzare i compiti per il vostro progetto da una prospettiva del flusso di lavoro del team, dandovi la visibilità e la flessibilità per bilanciare i carichi di lavoro.

Passo 6

Definire il processo di comunicazione e di check-in

Secondo McKinsey, i dipendenti trascorrono quasi il 20% della settimana lavorativa alla ricerca e alla raccolta di informazioni. La comunicazione e la collaborazione inefficienti sono due delle principali cause di stress sul posto di lavoro. Quando gli stakeholder devono scavare tra pagine di e-mail o chiedere costantemente aggiornamenti, si frustrano e la loro motivazione diminuisce.

Mitigate la frustrazione conservando tutti i pezzi del progetto – come asset, conversazioni, compiti, scadenze, aggiornamenti e reportistica – in un’unica posizione, come uno strumento di collaborazione. Questo facilita la gestione dei clienti, il monitoraggio dei progressi, la condivisione degli aggiornamenti e le modifiche. Definite come tutti dovrebbero comunicare durante il progetto e mantenetelo in uno strumento in modo che tutti possano accedere alle informazioni.

Passo 7

Pianificare il caso in cui le cose non vadano come previsto

Anche se siete esperti e già sapete come scrivere un piano di progetto, la verità è che tutti i progetti hanno svolte e curve – ecco cosa li rende divertenti. Vi siete dati un po’ di respiro durante il processo di pianificazione, avete assicurato che tutti conoscano il loro ruolo e avete impostato la comunicazione.

Prima di lanciare, sedetevi e identificate i potenziali problemi come prossime vacanze per i membri del team, festività o team esterni che potrebbero essere coinvolti. Impostate una chiara catena di comando e elencate i contatti chiave all’interno del progetto. Comunicate preventivamente i rischi in modo che l’intero team possa essere preparato ad affrontarli insieme.

Passo 8

Organizzare una festa di lancio

Ogni progetto di successo ha bisogno di un kickoff. Organizzate una breve riunione con gli stakeholder chiave e avete un ordine del giorno chiaro. Il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di mettere tutti sulla stessa pagina con obiettivi, ruoli, processi e tempistiche. Il vostro ordine del giorno dovrebbe includere tutto ciò su cui vi siete concentrati nei passaggi precedenti:

• Definire gli obiettivi del progetto e il valore che apportano
• Elencare gli asset che ci si aspetta che il progetto produca
• Mostrare il collegamento tra i requisiti degli stakeholder e i compiti del progetto
• Mostrare la timeline del progetto in modo che tutti possano vedere le dipendenze e conoscere le date previste
• Descrivere i ruoli e le responsabilità di ciascuno stakeholder
• Riesaminare come e dove tutti comunicheranno durante il progetto, dove potranno andare per le informazioni e chi chiamare per domande
• Discutere i rischi e assicurarsi che il team sia preparato
• Ottenere l’impegno finale!

Suggerimento bonus

Non dovete partire da zero ogni volta! Ora che sapete come scrivere un piano di progetto che si adatta al vostro team, potete copiare il vostro piano di progetto in un modello da utilizzare ancora e ancora. Man mano che crescete, potete creare più modelli per tipi specifici di piani di lavoro di progetti.