Microsoft PowerPoint tiene muchas funciones para ayudar a los usuarios a crear presentaciones efectivas. Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a aprovechar la potencia del software para transmitir mejor tu mensaje a tu audiencia.
¿PowerPoint podría presentarte toda la información? Por supuesto, pero en lugar de dejar que PowerPoint haga todo el trabajo, deberías verlo como una herramienta para complementar tu historia. Cuando crees diapositivas de PowerPoint, cuanto menos texto, mejor, y el espacio en blanco es tu amigo. Demasiado texto en una diapositiva hace que tu audiencia lea en lugar de escuchar. Te distrae de ti, el orador. Y, lo peor de todo, el exceso de texto en la diapositiva hace que la presentación sea aburrida.
Una excelente manera de incluir suficiente texto en las diapositivas sin abrumar los ojos de la audiencia es usar listas con viñetas cortas que resuman lo que estás a punto de decir. Esto hace que la información sea más fácil de digerir y mantiene la atención en el lugar correcto: en ti. Algunos van aún más lejos y sugieren evitar las oraciones completas por completo a menos que estés citando a alguien.
Si deseas algo más específico para seguir y determinar la cantidad de contenido que debes incluir en cada diapositiva, sigue la regla de 6×6: seis puntos de viñeta por diapositiva con seis palabras por viñeta. En el extremo, algunos dicen que deberías limitar el contenido a seis palabras por diapositiva, aunque esto puede ser difícil de lograr.
En resumen: no dejes que tus diapositivas dominen la presentación. También evita el error común de simplemente leer las diapositivas. Deberían servir como una guía y no como un guion.
En lugar de intentar incorporar en la presentación todos los colores, fuentes, gráficos, etc. disponibles en PowerPoint, apunta a la coherencia. Todas tus diapositivas deben tener un aspecto similar que cree cohesión y un aire de profesionalidad a lo largo de la presentación. Esto se refleja positivamente en ti como orador y facilita que tu audiencia siga y absorba tu contenido.
Evita la tentación de elegir una fuente creativa para embellecer tus diapositivas. Si la fuente creativa que deseas no está instalada en tu computadora, la reemplazará con una aleatoria. Una fuente clásica, como Calibri, Helvetica o Verdana es una opción mucho mejor, ya que es probable que esté disponible en todos los dispositivos. Aún más importante, algunas fuentes más elaboradas son difíciles de leer y pueden frustrar a tu audiencia mientras intentan descifrar lo que hay en la pantalla.
¿Debes limitarte a una sola fuente en tu presentación de PowerPoint? No. Si eliges un máximo de tres fuentes, por ejemplo, asegúrate de que cada fuente tenga un propósito particular en tu presentación. Usa la primera fuente para los encabezados, la segunda para los subtítulos y la tercera para el cuerpo del texto para mantenerla cohesiva, organizada y fácil de seguir y digerir.
Otro punto a recordar al tratar con el estilo de fuente es no exagerar con el estilo del texto. Aunque usar cursiva y negrita puede ayudarte a enfatizar algunas partes de la presentación. Exagerar puede distraer.
El estilo de tu fuente no es lo único que importa, ya que también debes elegir el tamaño correcto para que tu punto sea comprensible. Una fuente demasiado grande podría dominar tus diapositivas, mientras que una demasiado pequeña podría no ser legible. Algunos sugieren usar una fuente mínima de 20 puntos para los encabezados y 18 puntos para el cuerpo del texto. Otros dicen que una fuente de 30 puntos debería ser el mínimo, ya que permite que todos la vean y te limita la cantidad de texto que puedes incluir en una diapositiva, obligándote a crear mensajes más concisos y de gran impacto.
Una buena regla a seguir al elegir el tamaño de fuente o al diseñar diapositivas en general es crear las presentaciones para la parte trasera de la sala. En otras palabras, ¿la persona sentada en la última fila puede verlo todo bien? Si no, ajústalo hasta que todos puedan leer.
Puedes tener un texto excelente e informativo en tus diapositivas, pero si tus imágenes no coinciden en calidad, podrías perder puntos con tu audiencia. En lugar de elegir el primer resultado que ves en Google Imágenes, asegúrate de que tus imágenes coincidan con el texto y el mensaje que intentas transmitir. Cuantas más imágenes de alta calidad utilices, mejor.
Además de garantizar que tus imágenes sean de alta calidad, aquí tienes algunas otras características que deberían tener para potenciar visualmente tu presentación de PowerPoint, como apoyar el contenido, inspirar a los lectores a leer más y ser más «humanas» con las que identificarse:
- De apoyo: las imágenes deben respaldar tu contenido y demostrar aún más tu punto sin ser tan abrumadoras como para distraer a la audiencia.
- Inspirador: las imágenes de tu presentación deben inspirar a la audiencia a querer saber más o hacer preguntas sobre lo que estás presentando. El objetivo aquí es estimular la participación.
- Realista y humano: puedes ganarte a tu audiencia conectando con ellos a nivel humano. Elige imágenes para tu presentación .ppt que transmitan realismo y sentimientos de humanidad para lograrlo. Tus fotos de stock básicas generalmente no logran conectar con tus espectadores, por lo que elegir las imágenes correctas puede llevar tiempo y esfuerzo antes de encontrar la adecuada.
Usar elementos visuales para transmitir tu mensaje es una forma sencilla de evitar poner demasiado texto en las diapositivas y abrumar a la audiencia. PowerPoint tiene numerosos gráficos que pueden convertir datos complejos, a veces aburridos, en información atractiva y fácil de digerir. Otra razón para usar imágenes es que los estudios demuestran que las personas tienden a recordar mejor las imágenes que las palabras después de una breve exposición.
Las tablas pueden ayudarte a transmitir datos de manera organizada. Desafortunadamente, muchos cometen el error común de llenar las tablas de PowerPoint con bordes, colores y contornos innecesarios. Mantén tus tablas minimalistas y transmitirán la información deseada sin confundir a tu audiencia.
¿Te parece aburrida tu presentación de PowerPoint? Evita la tentación de darle vida usando una variedad de transiciones mientras pasas de una diapositiva a otra. Un efecto de fundido estándar es todo lo necesario para una presentación de PowerPoint efectiva. Cualquier cosa más podría distraer a tu audiencia o parecer poco profesional. Al igual que con otros elementos de tu presentación de PowerPoint, apunta a la cohesión y la uniformidad con tus transiciones. Una vez que encuentres una que funcione, mantente con ella.
Si estás haciendo una presentación para una marca en particular, usa sus colores primarios y secundarios. Si la elección del color depende completamente de ti, evita los colores extremadamente brillantes que pueden causar fatiga o parecer pegajosos. Puedes ceñirte a una combinación simple de colores claros y oscuros, usando texto claro sobre un fondo oscuro o viceversa para crear un contraste que facilite la lectura.
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