In diesem Artikel führen wir Sie durch die 8 wesentlichen Schritte zur Erstellung eines effektiven Projektplans, von der Definition der Ziele über die Identifizierung von Risiken und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten bis hin zur Umsetzung des Kommunikationsplans.
Die Projektplanung ist ein grundlegender Prozess, um den Erfolg jeder Geschäftsinitiative zu gewährleisten. Ein gut strukturierter Projektplan bietet eine klare und detaillierte Roadmap zur Erreichung der definierten Ziele, ermöglicht eine ständige Überwachung des Arbeitsfortschritts und die rechtzeitige Vornahme eventueller Korrekturen. Dank dieser bewährten Methodik können Sie Ihre Projekte mit maximaler Effizienz planen und verwalten und so die Erreichung der erwarteten Ergebnisse sicherstellen.
Einbeziehung der wichtigsten Stakeholder, Definition der Ziele und Einholung der ersten Genehmigung
Der erste Schritt bei der Projektplanung besteht darin, das „Was“ und das „Warum“ zu definieren. Die wichtigsten Stakeholder, d. h. diejenigen, die den Einfluss und die Autorität haben, um den Erfolg eines Projekts zu bestimmen, müssen von Anfang an einbezogen werden. Selbst wenn das Projekt direkt vom CEO stammt, müssen Sie dennoch deren Zustimmung einholen. Nutzen Sie dieses anfängliche Gespräch, um sich abzustimmen, die Ziele zu definieren und den Wert des Projekts zu bestimmen. In dieser Phase des Projektplanungsprozesses besprechen Sie die Bedürfnisse und Erwartungen und legen eine Basislinie für Umfang, Budget und Zeitplan fest. Dies schafft eine solide Grundlage für Ihren Projektarbeitsplan. Erwägen Sie die Verwendung einer Projektplanvorlage, um loszulegen. Hier sind einige Fragen, die Sie mit den Stakeholdern besprechen sollten:
- Wie können wir einen Projektplan schreiben, der mit den Unternehmenszielen übereinstimmt?
- Was sind die Erwartungen der Stakeholder? Was wird von uns verlangt?
- Wie werden Sie den Erfolg messen?
- Welche Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung?
- Welche greifbaren Assets oder Ergebnisse werden von diesem Projekt erwartet?
Ziele auflisten, OKRs abstimmen und das Projekt skizzieren
Laut Führungskräften ist das Fehlen klarer Ziele für 37 % der Projektfehlschläge verantwortlich. Ohne klare Ziele werden Sie feststellen, dass die Anforderungen, Aufgaben und Fristen, die Sie für Ihren Projektarbeitsplan festlegen, keine Grundlage haben. Jetzt, da Sie eine Liste der wichtigsten Stakeholder-Bedürfnisse und deren Zustimmung haben, beginnen Sie, diese den Zielen und OKRs zuzuordnen. OKRs sind eine Planungs- und Zielsetzungs-Technik, die durch „Intel e Google“ berühmt wurde. Ihr Projekt sollte mit den OKRs Ihres Teams und Ihres Unternehmens übereinstimmen. Versuchen Sie, die Projektziele auf einer Tafel für den Projektplan zu schreiben und sie mit den Stakeholder-Anforderungen zu verknüpfen, auf die sie reagieren. Von dort aus bauen Sie die Struktur, die Meilensteine und die Aufgaben auf, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind.
Beispielsweise kann die Einführung des Projekts oder des Produkts selbst ein wichtiger Meilenstein sein, daher ist es wichtig zu wissen, wie Sie vorgehen werden – vielleicht verwenden Sie eine Vorlage für einen Produktstartplan, um den Prozess zu vereinfachen. Meilensteine können Kontrollpunkte während des Projekts definieren, sodass jeder versteht, was Fortschritt bedeutet, was die Erwartungen sind und wann er gemessen wird.
Erstellen Sie ein Projektumfangs-Dokument
Nachdem Sie das Projekt skizziert, Ihre Aufgaben mit den Zielen abgeglichen und die Zustimmung des Teams erhalten haben, ist es an der Zeit, ein Projektumfangs-Dokument zu erstellen, das die im zweiten Schritt aufgeführten Projektelemente detailliert beschreibt. Betrachten Sie jedes greifbare Ergebnis und definieren Sie die Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen, um es zu realisieren. Bestimmen Sie für jede Aufgabe die benötigte Zeit, die erforderlichen Ressourcen und wer für die Ausführung verantwortlich ist. Finalisieren und dokumentieren Sie die Projektdetails, damit jeder eine einzige Quelle der Wahrheit hat.
Machen Sie das Dokument einfach teilbar, z. B. in Ihrem Projektmanagement-Tool, um das Risiko kostspieliger Missverständnisse zu verringern. Während die Erstellung von Projektumfangs-Dokumenten und die Berechnung des erarbeiteten Wertes eine Standardpraxis sein sollten, gab einer von vier Projektmanagern, die in der „Wellingstone Projektmanagement-Statusumfrage befragt wurden, an, dass er „nicht“ oder „manchmal“ Standard-Umfangs-Dokumente erstellt. Das Erstellen eines solchen Dokuments wird Sie von der Masse abheben und allen helfen, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
Erstellen Sie einen detaillierten Projektzeitplan
Mit Ihren Zielen, Aufgaben und Meilensteinen bereits für Sie skizziert, ist es an der Zeit, Ihr Projekt in einen Zeitplan einzufügen. Ein Gantt-Diagramm ist ein nützliches Werkzeug, das Ihnen hilft, Ihren Projektzeitplan einfach zu visualisieren. Es handelt sich um einen interaktiven Zeitstrahl, der Ihnen eine umfassende Übersicht über den Projektfortschritt, den Arbeitsumfang und die Abhängigkeiten gibt. Abhängigkeiten sind Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, bevor andere Aufgaben beginnen können. Während Sie die Aufgaben skizzieren, verwenden Sie Unteraufgaben, um größere Aufgaben in kleinere zu zerlegen. Dies kann die Berichterstattung (Sie können sich unseren Leitfaden zum Schreiben eines Projektmanagement-Berichts ansehen!) und die Ressourcenverwaltung vereinfachen. Lassen Sie sie uns definieren:
- Aufgaben:Die einzelnen Aufgaben, die Personen ausführen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen
- Unteraufgaben: dauern jeweils nur wenige Tage und helfen, eine größere Aufgabe in ihre kleineren Schritte zu zerlegen
- Meilensteine:Wichtige Phasen oder Ereignisse in Ihrem Projekt, die helfen, es zu unterteilen und als Kontrollpunkte während des Projektlebenszyklus zu dienen
- Tipp: Wollt ihr ein kleines Geheimnis wissen? Fügt dabei Puffer zu den wichtigsten Aufgaben hinzu, damit ihr Spielraum für Notfälle oder unerwartete Engpässe habt – zum Beispiel, wenn ein Kunde mehr Zeit für die Überprüfung benötigt oder ein Teammitglied krankheitsbedingt ausfällt.
In einer perfekten Welt könnten einige Aufgaben einen Tag dauern. Dann macht ihr vielleicht zwei davon in eurem Plan. Ihr müsst aber nicht jede Aufgabe mit einem Puffer versehen – schätzt die Risiken ab und fügt sie dort hinzu, wo es am sinnvollsten ist. Euer zukünftiges Selbst wird es euch danken.
Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen definieren
Ressourcen sind die Menschen, Geräte oder das Geld, das zur Fertigstellung eines Projekts benötigt wird. Sobald ihr eure Werkzeuge ausgewählt und ein Budget erhalten habt, vergesst eure Mitarbeiter nicht. Selbst diejenigen, die wissen, wie man einen Projektarbeitsplan schreibt und dies schon hundertmal getan haben, unterschätzen möglicherweise ihren Arbeitskräftebedarf. Eine RACI-Matrix hilft euch bei der Ermittlung, wer was für euer Projekt tun wird. Dies ist eine Matrix aller Aufgaben eines Projekts, die mit bestimmten Personen verknüpft sind – wer ist verantwortlich (zur Erledigung der Arbeit bestimmt), rechenschaftspflichtig (hat Vetorecht/Ja-Nein-Befugnis), konsultiert (muss genehmigen oder beisteuern) und informiert (muss über die Aktion oder Entscheidung informiert werden).
Stellt bei der Zuweisung von Aufgaben sicher, dass ihr die Arbeitsbelastung berücksichtigt. Klärt die Verantwortlichkeiten und Erwartungen jeder Person. Denkt daran, dass 95 % der Arbeitnehmer angeben, gleichzeitig an mehr als einem Team oder Projekt zu arbeiten, und wenn Projekte nicht aufeinander abgestimmt sind, wird die Arbeitsbelastung für die Teams zu stressig. Stress führt laut unserem Bericht „Stress-Epidemie“ dazu, dass etwa 50 % der Arbeitnehmer auf der Suche nach einem neuen Job sind und 25 % ihren aktuellen Job aufgeben.
Berücksichtigt bei der Planung eures Projekts, wie eingehende Anfragen, die sich auf den Zeitplan oder das Budget des Projekts auswirken, gefiltert werden. Zu wissen, wie man den Earned Value berechnet, um das Niveau der abgeschlossenen Arbeit an einem Projekt im Vergleich zum Plan zu verfolgen, ist von entscheidender Bedeutung. Für Projektmanager können Tools wie die Ressourcenverwaltung von Wrike euch helfen, die Aufgaben für euer Projekt aus der Perspektive des Team-Workflows zu visualisieren, was euch Transparenz und Flexibilität zur Anpassung von Arbeitsbelastungen verschafft.
Kommunikations- und Check-in-Prozess definieren
Laut McKinsey verbringen Mitarbeiter fast 20 % ihrer Arbeitswoche mit der Suche und Sammlung von Informationen. Ineffiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sind zwei der Hauptursachen für Arbeitsstress. Wenn Stakeholder seitenweise E-Mails durchsuchen oder ständig nach Updates fragen müssen, werden sie frustriert und ihre Motivation sinkt.
Mildert die Frustration, indem ihr alle Teile des Projekts – wie Assets, Gespräche, Aufgaben, Fristen, Updates und Berichte – an einem Ort speichert, z. B. in einem Kollaborationstool. Dies erleichtert die Kundenverwaltung, die Überwachung des Fortschritts, die Weitergabe von Updates und vorgenommene Änderungen. Definiert, wie jeder während des Projekts kommunizieren soll, und haltet dies in einem Tool fest, auf das jeder zugreifen kann, um Informationen zu erhalten.
Planen, falls die Dinge nicht wie geplant laufen
Selbst wenn ihr ein Experte seid und wisst, wie man einen Projektplan schreibt, ist die Wahrheit, dass alle Projekte Wendungen und Kurven haben – das macht sie auch unterhaltsam. Ihr habt euch während des Planungsprozesses etwas Puffer verschafft, sichergestellt, dass jeder seine Rolle kennt, und die Kommunikation eingerichtet.
Bevor ihr startet, nehmt euch Zeit und identifiziert potenzielle Probleme wie bevorstehende Urlaube von Teammitgliedern, Feiertage oder externe Teams, die beteiligt sein könnten. Legt eine klare Befehlskette fest und listet wichtige Kontakte im Projekt auf. Kommuniziert Risiken im Vorfeld, damit das gesamte Team darauf vorbereitet sein kann, sie gemeinsam anzugehen.
Kick-off-Party veranstalten
Jedes erfolgreiche Projekt braucht einen Kick-off. Versteht euch kurz mit den wichtigsten Stakeholdern und habt eine klare Agenda. Euer Ziel sollte es sein, alle bezüglich der Ziele, Rollen, Prozesse und Zeitpläne auf den gleichen Stand zu bringen. Eure Agenda sollte alles abdecken, worauf ihr euch in den vorherigen Schritten konzentriert habt:
- Projektziele definieren und ihren Nutzen hervorheben
- Aufzählen, welche Ergebnisse das Projekt voraussichtlich liefern wird
- Die Verbindung zwischen den Anforderungen der Stakeholder und den Projektaufgaben aufzeigen
- Den Projektzeitplan visualisieren, damit jeder Abhängigkeiten sehen und geplante Termine kennen kann
- Die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Stakeholders beschreiben
- Überprüfen, wie und wo jeder während des Projekts kommuniziert, wohin er sich für Informationen wenden kann und wen er bei Fragen anrufen kann
- Risiken besprechen und sicherstellen, dass das Team vorbereitet ist
- Die endgültige Zusage erhalten!
Bonus-Tipp
Ihr müsst nicht jedes Mal bei Null anfangen! Jetzt, wo ihr wisst, wie man einen Projektplan schreibt, der zu eurem Team passt, könnt ihr euren Projektplan als Vorlage kopieren, die ihr immer wieder verwenden könnt. Während ihr wächst, könnt ihr weitere Vorlagen für verschiedene Arten von Projektarbeitsplänen erstellen.
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