Les passionnés de cinéma pourront avoir leur précieuse collection à portée de clic grâce à ce tutoriel et à Access.
Ajoutez-nous à vos sources préférées.
D’abord avec les cassettes VHS, maintenant avec les DVD plus récents, les passionnés du grand écran continuent à collectionner des titres de films pour leurs précieuses vidéothèques. Une vidéothèque, en fin de compte, n’est rien d’autre qu’une base de données, qu’un programme comme Microsoft Access peut gérer très facilement. La première étape à entreprendre pour créer notre archive de films sera le choix des informations à y conserver, ou pour mieux dire, quels champs nous devons créer.
Les données minimales pour une vidéothèque digne de ce nom sont : le genre, le titre, le réalisateur, les principaux acteurs (au moins deux), l’année et le pays de production, ainsi qu’un espace pour d’éventuelles notes supplémentaires. Cela dit, positionnons-nous sur l’onglet Tables et effectuons un double clic sur l’icône Créer une table en mode structure. La table en mode structure s’affichera, dans laquelle nous remplirons les champs avec les entrées correspondantes décrites ci-dessus.
À l’exception du champ « Année », qui sera de type Numérique dimensionné en Entier, tous les autres champs seront de type Texte ; dimensionnant à 255 caractères les « Notes », à vingt-cinq les champs « Genre » et « Pays » et à cinquante caractères les champs restants. Une fois la préparation de la table terminée, sauvegardons-la, en acceptant l’offre d’Access pour la nommer « Film », comme la table, et refusons la création de la clé primaire, car dans cette base de données nous ne créerons pas de relations entre les tables.
Passons maintenant à l’onglet Formulaires où nous créerons l’outil par lequel nous insérerons les titres de notre collection. Effectuons un double clic sur Créer un formulaire à l’aide d’un assistant et dans la première étape de l’assistant, avec la table « Film » déjà associée par défaut, transférons tous les champs disponibles dans la zone des champs sélectionnés : en cliquant sur le petit bouton central marqué du double symbole supérieur (>>).
Dans la deuxième étape de l’assistant, comme disposition, nous choisirons Tabulaire, un paramètre qui permet d’afficher plusieurs enregistrements (titres de films) simultanément. La troisième étape, relative aux Styles, nous amène à choisir Standard, car c’est le style qui permet le plus grand degré de réélaboration du formulaire et probablement une meilleure facilité de lecture. Arrivés ainsi à la dernière étape, « Film » nous sera proposé comme nom à donner au formulaire.
Les assistants d’Access donnent souvent des résultats discutables, mais dans ce cas, c’est franchement médiocre. Pour mieux clarifier la situation, l’image associée présente un formulaire déjà rempli de données, et comme on peut le voir, il est assez difficile de lire les informations qu’il contient. Il faut donc modifier substantiellement notre formulaire. Passons en mode Structure, en cliquant sur le bouton approprié de la barre d’outils, en forme d’équerre.
Le problème le plus important vient du fait que les champs sont de petite taille par rapport aux noms qu’ils doivent contenir. Nous devons donc commencer par augmenter l’espace disponible en élargissant la fenêtre du formulaire. Cette opération se réalise en positionnant le curseur de la souris sur un des bords de la fenêtre, jusqu’à ce qu’il devienne une double flèche ; à ce moment-là, en maintenant le bouton gauche enfoncé, déplaçons-nous vers la droite ou vers la gauche pour l’agrandir.
Nous devrons également augmenter, en utilisant la même technique que pour la fenêtre, les dimensions du Corps du formulaire (la surface avec la grille peuplée des champs). Une fois cela fait, nous pourrons commencer à élargir les champs, ou plutôt les zones de texte. Attention à ne pas confondre les zones de texte et les étiquettes. Les zones de texte correspondent aux champs de la table et affichent les données, tandis que les étiquettes sont le texte descriptif du contenu du champ, c’est-à-dire les en-têtes.
Pour modifier ou déplacer les zones de texte et les étiquettes, il faut cliquer dessus, afin que la bordure reste mise en évidence et qu’une série de « poignées » (petits carrés foncés) apparaisse. En agissant sur les poignées (le curseur de la souris devient une double flèche), il est possible de redimensionner les objets auxquels elles appartiennent, tandis qu’avec le curseur sur la bordure sélectionnée (mais pas sur les poignées), il devient une « main » qui permet de déplacer l’élément.
Avant de donner une forme définitive aux champs, si la taille de police par défaut de 8 pt. semble insuffisante pour une bonne visualisation, augmentons-la. Pour ne pas sélectionner un champ à la fois, sélectionnons-les tous en une seule fois, en positionnant le curseur de la souris sur la règle horizontale, où il prendra la forme d’une flèche pointant vers le bas, puis, en maintenant le bouton enfoncé, déplaçons-nous vers la droite, jusqu’à la fin du corps du formulaire.
Après avoir relâché le bouton gauche, nous verrons les zones de texte et les étiquettes sélectionnées. Depuis la barre d’outils, nous pouvons cliquer sur le bouton Taille de police pour augmenter la taille à 10. Les champs, à la suite de cette modification, pourraient paraître trop bas, alors, tant qu’ils sont encore sélectionnés, faisons un clic droit dessus et, dans le menu contextuel, sélectionnons Taille > Adapter au contenu. Ainsi, nous serons sûrs qu’ils ont tous la même hauteur.
En ce qui concerne la largeur des zones de texte, il faudra faire des essais, avec des noms très longs, comme « Arnold Schwarzenegger », pour décider de leur dimensionnement. Il faut garder à l’esprit que, même avec un écran en résolution 1024×768 pts (typique des 17 pouces à tube cathodique), il sera difficile de placer tous les champs sur une seule ligne. Dans ce cas, le conseil serait de déplacer le champ « Notes » sur la ligne inférieure.
La mise en forme des étiquettes, en plus de suivre nos goûts personnels, doit respecter des règles de bonne visibilité (ergonomiques), donc un bon contraste entre le texte et le fond. Une amélioration de l’aspect, comme par exemple Encadré, améliore la lisibilité générale. Pour appliquer ces améliorations, sélectionnons toutes les étiquettes en cliquant sur la règle, puis, dans la barre d’outils, utilisons les boutons appropriés : Fond, Couleur du texte et Aspect.
Puisque des zones de texte et des étiquettes de tailles différentes pourraient déplaire, essayons de les uniformiser, une opération qui, si elle est réalisée manuellement, est assez fastidieuse. Mais Access nous permet d’automatiser l’opération. Sélectionnons simultanément les deux éléments et faisons un clic droit dessus. Dans le menu contextuel, sélectionnons Taille > À la plus large. Probablement qu’après toutes ces interventions, les alignements devront aussi être ajustés.
Pour aligner toutes les étiquettes horizontalement, sélectionnons-les et rappelons le menu contextuel avec un clic droit de la souris, puis sélectionnons Alignement > En haut. Utilisons la même technique pour aligner étiquettes et zones de texte entre elles, en choisissant Alignement > À gauche (ou à droite). Effectuons des retouches finales, consistant à déplacer l’étiquette nommée « Notes » à gauche du champ correspondant et à centrer le texte des étiquettes.
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