Filmfans können ihre wertvolle Sammlung mit diesem Tutorial und Access per Mausklick griffbereit haben.
Früher mit VHS-Kassetten, jetzt mit den neuesten DVDs sammeln Filmfans weiterhin Titel über Titel für ihre wertvollen Videotheken. Eine Videothek ist letztlich nichts anderes als eine Datenbank, die ein Programm wie Microsoft Access sehr einfach verwalten kann. Der erste Schritt bei der Erstellung unseres Filmarchivs wird die Auswahl der Informationen sein, die wir darin speichern möchten, oder genauer gesagt, welche Felder wir erstellen müssen.
Die minimalen Daten für eine respektable Videothek sind: das Genre, der Titel, der Regisseur, die Hauptdarsteller (mindestens zwei), das Jahr und das Herstellungsland sowie ein Platz für eventuelle Zusatznotizen. Damit positionieren wir uns auf der Registerkarte Tabellen und führen einen Doppelklick auf das Symbol „Tabelle im Entwurfsmodus erstellen“ aus. Es wird die Tabelle im Entwurfsmodus angezeigt, deren Felder wir mit den oben genannten Einträgen füllen werden.
Ausgenommen das Feld „Jahr“, das ein numerischer Typ mit ganzzahliger Dimension sein wird, werden alle anderen Felder Textfelder sein; die „Notizen“ mit 255 Zeichen, die Felder „Genre“ und „Land“ auf fünfundzwanzig Zeichen und die übrigen Felder auf fünfzig Zeichen dimensioniert. Nach der Fertigstellung der Tabelle speichern wir sie, indem wir das Angebot von Access annehmen, sie „Film“ zu nennen, wie die Tabelle, und lehnen die Erstellung des Primärschlüssels ab, da wir in dieser Datenbank keine Beziehungen zwischen Tabellen herstellen werden.
Wechseln wir jetzt zur Registerkarte Formulare, wo wir das Werkzeug erstellen, mit dem wir die Titel unserer Sammlung eingeben. Führen wir einen Doppelklick auf „Formular mit Assistent erstellen“ aus, und im ersten Schritt des Assistenten, mit der automatisch verbundenen Tabelle „Film“, übertragen wir alle verfügbaren Felder: im Feldauswahlfenster durch Klicken auf die kleine Schaltfläche in der Mitte mit dem doppelten Größer-als-Symbol (>>).
Im zweiten Schritt des Assistenten wählen wir als Layout „Tabellarisch“, eine Einstellung, die das gleichzeitige Anzeigen mehrerer Datensätze (Filmtitel) ermöglicht. Der dritte Schritt, die Stile, führt uns zur Wahl von „Standard“, da es der Stil ist, der den höchsten Grad an Bearbeitungsmöglichkeiten des Formulars bietet und wahrscheinlich auch eine bessere Lesbarkeit. Im letzten Schritt wird uns „Film“ als Name für das Formular vorgeschlagen.
Die Assistenten von Access liefern oft fragwürdige Ergebnisse, aber in diesem Fall sind wir wirklich bei mittelmäßig. Zur besseren Verdeutlichung zeigt das zugehörige Bild ein bereits mit Daten gefülltes Formular, und wie man sehen kann, ist es recht schwierig, die darin enthaltenen Informationen zu lesen. Wir müssen unser Formular grundlegend anpassen. Wechseln wir in den Entwurfsmodus, indem wir auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste klicken, die wie ein Winkelmaß aussieht.
Das größte Problem ist, dass die Felder im Verhältnis zu den zu enthaltenden Namen zu klein sind. Daher müssen wir damit beginnen, den verfügbaren Platz zu vergrößern, indem wir das Formularfenster verbreitern. Diese Aktion erfolgt, indem man den Mauszeiger an eine Seite des Fensters setzt, bis dieser sich in einen Doppelpfeil verwandelt; dann halten wir die linke Maustaste gedrückt und ziehen nach rechts oder links, um die Größe zu ändern.
Wir sollten auch mit der gleichen Technik die Größe des Bereichs „Formularkörper“ erhöhen (die mit Gitternetz versehene Fläche, die von den Feldern befüllt wird). Sind diese Schritte erledigt, können wir beginnen, die Felder oder besser gesagt die Textfelder zu verbreitern. Vorsicht, nicht Textfelder und Beschriftungen zu verwechseln. Die Textfelder entsprechen den Tabellenspalten und zeigen die Daten an, während die Beschriftungen den beschreibenden Text des Feldinhalts, also die Überschriften, darstellen.
Um Textfelder oder Beschriftungen zu verschieben oder zu ändern, klickt man darauf, sodass die Umrandung hervorgehoben wird und mehrere „Griffpunkte“ (kleine dunkle Quadrate) erscheinen. Mit diesen Griffpunkten (der Mauszeiger wird zum Doppelpfeil) kann man die Größe des entsprechenden Objekts verändern, während der Zeiger am Rand (aber nicht auf den Griffen) zu einer „Hand“ wird, die das Verschieben ermöglicht.
Bevor wir den Feldern eine endgültige Form geben, wenn wir die voreingestellten 8 pt Schriftgröße für unzureichend halten, erhöhen wir sie für eine bessere Sichtbarkeit. Um nicht einzeln Felder auswählen zu müssen, wählen wir alle auf einmal, indem wir den Mauszeiger auf das horizontale Lineal setzen, das sich in einen nach unten zeigenden Pfeil verwandelt, dann gedrückt halten und nach rechts bis zum Ende des Formularkörpers ziehen.
Nach Loslassen der linken Maustaste sehen wir, dass alle Textfelder und Beschriftungen ausgewählt sind. Über die Symbolleiste können wir mit der Schaltfläche „Schriftgröße“ die Größe auf 10 erhöhen. Nach dieser Änderung könnten die Felder zu niedrig sein, also klicken wir mit der rechten Maustaste darauf und wählen im Kontextmenü „Größe > An Inhalt anpassen“. So stellen wir sicher, dass alle dieselbe Höhe haben.
Was die Breite der Textfelder betrifft, müssen wir mit sehr langen Namen, wie „Arnold Schwarzenegger“, experimentieren, um die richtige Größe festzulegen. Beachten Sie, dass selbst bei einem Monitor mit 1024×768 Pixeln Auflösung (typisch für 17-Zoll-Röhrenmonitore) Schwierigkeiten auftreten können, um alle Felder in einer Zeile unterzubringen. In diesem Fall empfiehlt sich, das Feld „Notizen“ in die darunterliegende Zeile zu verschieben.
Die Formatierung der Beschriftungen sollte nicht nur unserem persönlichen Geschmack folgen, sondern auch ergonomischen Ansprüchen für gute Lesbarkeit genügen, also einen guten Kontrast zwischen Text und Hintergrund bieten. Eine Verbesserung des Aussehens, zum Beispiel durch eine eingelassene Darstellung, erhöht die Lesbarkeit insgesamt. Um diese Verbesserungen anzuwenden, wählen wir alle Beschriftungen durch einen Klick auf das Lineal aus und verwenden in der Symbolleiste die entsprechenden Schaltflächen für Hintergrund, Schriftfarbe und Aussehen.
Da unterschiedlich große Textfelder und Beschriftungen eventuell nicht gefallen, sollten wir sie auf die gleiche Größe bringen. Das manuell zu erledigen ist recht mühselig. Doch Access erlaubt die Automatisierung. Wir wählen gleichzeitig die beiden Elemente aus und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü wählen wir „Größe > An das breiteste Element anpassen“. Wahrscheinlich müssen nach all diesen Eingriffen auch die Ausrichtungen noch angepasst werden.
Um alle Beschriftungen horizontal auszurichten, wählen wir sie aus und öffnen das Kontextmenü mit einem Rechtsklick, danach wählen wir „Ausrichten > Oben“. Dieselbe Methode nutzen wir, um Beschriftungen und Textfelder zueinander links- oder rechtsbündig auszurichten, indem wir „Ausrichten > Links“ (oder Rechts) wählen. Zum Abschluss nehmen wir kleine Anpassungen vor, indem wir die Beschriftung „Notizen“ links neben das entsprechende Feld verschieben und den Text der Beschriftungen zentrieren.
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