Vous connaissez probablement les bases de ce que fait Microsoft Outlook et comment l’utiliser. Utilisez ces conseils et astuces lorsque vous vous connectez à votre compte et vous pourrez rendre votre expérience avec Microsoft Outlook beaucoup plus agréable et productive. Il convient de noter que les opérations suivantes ont été effectuées sur un appareil Mac à l’aide de la version Web d’Outlook, vous pourriez donc rencontrer de légères variations lorsque vous les essayez vous-même dans un format différent sur un autre appareil.
Comment nettoyer votre boîte de réception Outlook
Si vous êtes comme la plupart des gens, votre boîte de réception Outlook est plus désordonnée que vous ne le souhaiteriez. Au lieu de prendre un jour de congé du travail pour organiser votre boîte de réception et supprimer manuellement les messages inutiles, vous pouvez utiliser la fonction ingénieuse Nettoyer pour faire le sale travail pour vous.
Nettoyer supprime les messages redondants afin que vous puissiez profiter d’une boîte de réception organisée tout en conservant les informations dont vous avez besoin pour référence future. Cliquez sur Nettoyer en haut de la fenêtre Outlook dans la section Supprimer et vous aurez la possibilité de nettoyer les conversations, les dossiers ou les dossiers et sous-dossiers. Tous les messages redondants seront déplacés dans le dossier Courrier supprimé, au cas où vous craindriez de perdre quelque chose d’essentiel pendant le processus.
Comment envoyer des réponses automatiques dans Outlook
La prochaine fois que vous serez en vacances ou que vous serez trop occupé pour répondre aux e-mails, utilisez les réponses automatiques pour ne laisser personne en suspens et informer les autres de votre statut. Avec une réponse automatique, Outlook enverra des réponses personnalisées, vous n’aurez donc pas à le faire.
Vous pouvez sélectionner une heure de début et de fin pour les réponses automatiques qui correspond parfaitement à votre emploi du temps chargé et c’est une fonctionnalité idéale pour les acharnés du travail qui ne peuvent tout simplement pas rester loin de leur boîte de réception.
Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité en cliquant sur Fichier, Informations et Réponses automatiques.
Simplifiez le multitâche avec plusieurs onglets
Vous souhaitez consulter votre calendrier Outlook pour connaître les prochaines réunions, votre boîte de réception pour les messages urgents et les pièces jointes pour un accès rapide ? Au lieu de cliquer d’avant en arrière entre chacune de ces fonctionnalités d’Outlook, vous pouvez bénéficier d’un accès plus facile en les ouvrant dans plusieurs onglets. Voici comment créer plusieurs onglets dans Outlook :
- Sur le côté gauche de la fenêtre Outlook, faites un clic droit sur la fonctionnalité souhaitée (courrier, calendrier, contacts, fichiers, etc.)
- Cliquez sur Ouvrir dans un nouvel onglet
À partir de là, vous pouvez facilement passer d’un onglet à l’autre sans avoir à tout recommencer ou à attendre que chaque fonctionnalité se charge.
Suivez les différences de fuseaux horaires dans Outlook
Le travail à distance est plus populaire que jamais et de nombreuses équipes comptent des travailleurs vivant dans différents fuseaux horaires. Cela peut prêter à confusion lors de la planification de réunions, de l’envoi d’e-mails ou de l’attente de réponses, c’est pourquoi vous devez utiliser l’Assistant Planification d’Outlook pour afficher plusieurs fuseaux horaires à la fois.
Pour utiliser l’Assistant Planification dans Microsoft Outlook, procédez comme suit :
- Ouvrez le panneau Calendrier dans Outlook
- Cliquez sur Nouvel événement, puis une nouvelle fenêtre s’ouvrira
- Cliquez sur Assistant Planification
- Cliquez sur la petite icône de globe (lorsque vous la survolez, elle indique Fuseaux horaires)
- Utilisez votre fuseau horaire actuel pour un champ
- Dans l’autre champ, recherchez la ville souhaitée située dans le second fuseau horaire
- Cliquez sur Terminé
Bien que plusieurs fuseaux horaires soient utilisés pour cet événement, ne vous inquiétez pas, car ils ne s’appliqueront pas à l’ensemble de votre calendrier.
Comment simplifier la planification dans Outlook
L’Assistant Planification dans Outlook est utile lorsque vos collègues se trouvent dans différents fuseaux horaires, mais il simplifie également l’organisation de réunions lorsque tout le monde a un emploi du temps chargé.
Au lieu d’envoyer des e-mails, de passer des appels ou d’envoyer des SMS à vos collègues pour essayer de trouver un créneau libre pour organiser une réunion, utilisez l’Assistant Planification pour trouver une ouverture. Une fois que vous avez créé une invitation dans le calendrier et sélectionné les collègues que vous souhaitez inviter, l’Assistant Planification vous montrera le calendrier de chacun. Les heures où tout le monde est libre seront affichées en vert afin que vous puissiez facilement choisir le jour et l’heure qui conviennent le mieux.
Ignorez les conversations dont vous n’avez pas besoin
Avez-vous déjà participé à un fil d’e-mails où certains participants n’arrêtaient pas d’appuyer sur le bouton Répondre à tous ? Si c’est le cas, ces messages entrants continus qui ne vous concernaient probablement pas vous ont distrait/agaçé et vous ont empêché de vous concentrer sur votre travail.
Au lieu de prendre la voie grossière et de demander aux autres d’arrêter d’utiliser l’option Répondre à tous, vous pouvez ignorer la conversation de cette manière :
- Avec l’e-mail d’échange ouvert, cliquez sur les trois points (…) dans la barre d’outils
- Dans ces paramètres, cliquez sur Ignorer
- Outlook vous demandera si vous souhaitez ignorer la conversation. Pour l’ignorer et éviter ce flux infini de notifications ennuyeuses, cliquez sur OK
Lorsque vous ignorez une conversation, Outlook supprimera tous ses messages de tous les dossiers, à l’exception de Messages envoyés. Tous les nouveaux messages de cette conversation ignorée seront également supprimés.
Une autre option est de Reporter une conversation. Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité moins permanente en cliquant sur les trois points (…) dans la barre d’outils de l’e-mail. Après avoir cliqué sur Reporter, vous aurez la possibilité de supprimer le son de la conversation jusqu’à une date et une heure spécifiques, afin que vous puissiez faire une pause dans ces distractions mais continuer à accéder aux informations si nécessaire.
Comment planifier des e-mails dans Outlook
Certains pensent que vous ne devriez envoyer un e-mail que lorsque vous vous attendez à ce que le destinataire soit disponible pour répondre. Autrement dit, vous devriez vous abstenir d’envoyer un message à un collègue à minuit puisqu’il dort probablement, ne répondra pas et pourrait être offensé ou irrité de voir que vous lui écrivez en dehors des heures de bureau. C’est là que la planification des e-mails dans Outlook s’avère utile, car vous pouvez définir l’heure exacte à laquelle vous souhaitez qu’un e-mail soit envoyé.
Pour éviter de perturber le sommeil ou les vacances d’un collègue, procédez comme suit pour planifier un e-mail dans Outlook :
- Composez l’e-mail
- À côté du bouton Envoyer, cliquez sur la flèche vers le bas
- Cliquez sur Envoyer plus tard
- Sélectionnez la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que l’e-mail soit envoyé
Par défaut, Outlook proposera des heures d’envoi programmées avec des intervalles de 30 minutes, mais vous pouvez également saisir manuellement une heure précise. Si vous devez trouver un e-mail programmé, jetez un œil dans la section Brouillons.
Comment utiliser la mise en forme conditionnelle dans Outlook
Recevez-vous tellement d’e-mails chaque jour que vous craignez que les e-mails essentiels vous échappent ? Si c’est le cas, vous pouvez garder un œil sur les e-mails essentiels en utilisant la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle d’Outlook, car elle vous permettra de personnaliser des messages spécifiques, afin qu’ils se démarquent dans votre boîte de réception.
Par exemple, si vous savez que vous recevrez des messages d’un nouveau client que vous ne pouvez pas manquer, vous pouvez changer sa police, afin qu’il ne se perde pas dans une mer de « spam » d’autres expéditeurs. Vous pouvez également créer une règle pour que tout message contenant un mot spécifique dans la ligne d’objet, tel que « Facture », apparaisse dans une couleur ou un format différent. Pour afficher toutes les options de mise en forme conditionnelle à votre disposition dans Outlook, cliquez sur Affichage en haut de la fenêtre, puis sur Paramètres d’affichage.
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