Es ist wahrscheinlich, dass Sie die Grundlagen dessen, was Microsoft Outlook tut und wie man es benutzt, beherrschen. Nutzen Sie diese Tipps und Tricks, wenn Sie sich bei Ihrem Konto anmelden, und Sie können Ihre Erfahrung mit Microsoft Outlook wesentlich angenehmer und produktiver gestalten. Es ist erwähnenswert, dass die folgenden Vorgänge auf einem Mac-Gerät unter Verwendung der Webversion von Outlook durchgeführt wurden, so dass Sie leichte Abweichungen feststellen können, wenn Sie diese selbst in einem anderen Format auf einem anderen Gerät ausprobieren.
So räumen Sie den Outlook-Posteingang auf
Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, ist Ihr Outlook-Posteingang unordentlicher, als Sie es gerne hätten. Anstatt sich einen Tag frei zu nehmen, um Ihren Posteingang zu durchsuchen und unnötige Nachrichten manuell zu löschen, können Sie die geniale Funktion Aufräumen nutzen, um die Arbeit für Sie zu erledigen.
Aufräumen entfernt redundante Nachrichten, sodass Sie einen aufgeräumten Posteingang genießen und gleichzeitig die Informationen behalten können, die Sie später benötigen. Klicken Sie oben im Outlook-Fenster im Bereich Löschen auf Aufräumen, und Sie haben die Möglichkeit, Unterhaltungen, Ordner oder Ordner und Unterordner zu bereinigen. Alle redundanten Nachrichten werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, falls Sie befürchten, bei diesem Vorgang etwas Wesentliches zu verlieren.
So senden Sie automatische Antworten in Outlook
Wenn Sie das nächste Mal im Urlaub sind oder zu beschäftigt, um E-Mails zu beantworten, nutzen Sie automatische Antworten, um niemanden im Ungewissen zu lassen und andere über Ihren Status zu informieren. Mit einer automatischen Antwort sendet Outlook personalisierte Antworten, sodass Sie dies nicht tun müssen. Sie können eine Start- und Endzeit für automatische Antworten wählen, die perfekt zu Ihrem vollen Terminkalender passt, und es ist die ideale Funktion für Workaholics, die einfach nicht von ihrem Posteingang fernbleiben können.
Sie können auf diese Funktion zugreifen, indem Sie auf Datei, Informationen und Automatische Antworten klicken.
Multitasking mit mehreren Registerkarten vereinfachen
Möchten Sie Ihren Outlook-Kalender anzeigen, um einen Blick auf bevorstehende Besprechungen zu werfen, Ihren Posteingang für dringende eingehende Nachrichten und angehängte Dateien für schnellen Zugriff? Anstatt zwischen diesen Outlook-Funktionen hin und her zu klicken, können Sie einen einfacheren Zugriff genießen, indem Sie sie in mehreren Registerkarten öffnen. So erstellen Sie mehrere Registerkarten in Outlook:
- Klicken Sie auf der linken Seite des Outlook-Fensters mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Funktion (Mail, Kalender, Personen, Dateien usw.)
- Klicken Sie auf In neuem Tab öffnen
Von dort aus können Sie einfach zwischen den Registerkarten wechseln, ohne von vorne anfangen oder warten zu müssen, bis jede Funktion geladen wird.
Zeitzonen-Unterschiede in Outlook verfolgen
Remote-Arbeit ist beliebter denn je, und viele Teams haben Mitarbeiter, die in verschiedenen Zeitzonen leben. Dies kann bei der Planung von Meetings, dem Senden von E-Mails oder dem Warten auf Antworten zu Verwirrung führen, weshalb Sie den Terminplanungsassistenten von Outlook verwenden sollten, um mehrere Zeitzonen gleichzeitig anzuzeigen.
Um den Terminplanungsassistenten in Microsoft Outlook zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Kalender-Bereich in Outlook
- Klicken Sie auf Neues Ereignis, dann öffnet sich ein neues Fenster
- Klicken Sie auf Terminplanungsassistent
- Klicken Sie auf das kleine Globus-Symbol (wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen, wird Zeitzonen angezeigt)
- Verwenden Sie Ihre aktuelle Zeitzone für ein Feld
- Suchen Sie im anderen Feld nach der gewünschten Stadt in der zweiten Zeitzone
- Klicken Sie auf Fertig
Obwohl für dieses Ereignis mehrere Zeitzonen verwendet werden, machen Sie sich keine Sorgen, da diese nicht für Ihren gesamten Kalender gelten.
So vereinfachen Sie die Planung in Outlook
Der Terminplanungsassistent in Outlook ist nützlich, wenn Ihre Kollegen in verschiedenen Zeitzonen sind, aber er erleichtert auch die Organisation von Meetings, wenn alle einen vollen Terminkalender haben.
Anstatt E-Mails zu senden, anzurufen oder Ihren Kollegen Textnachrichten zu schicken, um einen freien Platz für ein Meeting zu finden, verwenden Sie den Terminplanungsassistenten, um eine Öffnung zu finden. Nachdem Sie eine Kalendereinladung erstellt und die Kollegen ausgewählt haben, die Sie einladen möchten, zeigt Ihnen der Terminplanungsassistent den Kalender aller an. Zeiten, in denen alle frei sind, werden in grün angezeigt, sodass Sie leicht den am besten geeigneten Tag und die beste Uhrzeit auswählen können.
Unterhaltungen ignorieren, die Sie nichts angehen
Haben Sie schon einmal an einem E-Mail-Thread teilgenommen, bei dem bestimmte Teilnehmer immer wieder auf die Schaltfläche Allen antworten geklickt haben? Wenn ja, haben Sie diese ständigen eingehenden Nachrichten, die Sie nichts angegangen sind, wahrscheinlich abgelenkt/irritiert und es Ihnen unmöglich gemacht, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren.
Anstatt den unhöflichen Weg zu gehen und andere zu bitten, die Option Allen antworten nicht mehr zu verwenden, können Sie die Unterhaltung stattdessen so ignorieren:
- Klicken Sie bei geöffneter Austausch-E-Mail auf die drei Punkte (…) in der Symbolleiste
- Klicken Sie in diesen Einstellungen auf Ignorieren
- Outlook fragt Sie, ob Sie die Unterhaltung ignorieren möchten. Um sie zu ignorieren und diesen endlosen Strom lästiger Benachrichtigungen zu vermeiden, klicken Sie auf OK
Wenn Sie eine Unterhaltung ignorieren, löscht Outlook alle Nachrichten daraus aus allen Ordnern außer Gesendete Elemente. Alle neuen Nachrichten aus dieser ignorierten Unterhaltung werden ebenfalls gelöscht.
Eine weitere Option ist das Zurückstellen einer Unterhaltung. Auf diese weniger dauerhafte Funktion können Sie zugreifen, indem Sie auf die drei Punkte (…) in der E-Mail-Symbolleiste klicken. Nachdem Sie auf Zurückstellen geklickt haben, haben Sie die Möglichkeit, die Unterhaltung bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit stummzuschalten, sodass Sie eine Pause von diesen Ablenkungen einlegen, aber bei Bedarf weiterhin auf die Informationen zugreifen können.
So planen Sie E-Mails in Outlook
Einige glauben, dass Sie eine E-Mail nur dann senden sollten, wenn Sie erwarten, dass der Empfänger sie beantworten kann. Mit anderen Worten, Sie sollten davon absehen, einem Kollegen um Mitternacht eine Nachricht zu senden, da er wahrscheinlich schläft, nicht antworten wird und sich möglicherweise beleidigt oder irritiert fühlt, wenn er sieht, dass Sie ihm außerhalb der Arbeitszeiten schreiben. Hier ist die E-Mail-Planung in Outlook nützlich, da Sie die genaue Uhrzeit festlegen können, zu der eine E-Mail gesendet werden soll.
Um den Schlaf oder Urlaub eines Kollegen nicht zu stören, gehen Sie wie folgt vor, um eine E-Mail in Outlook zu planen:
- Verfassen Sie die E-Mail
- Klicken Sie neben der Schaltfläche Senden auf den nach unten zeigenden Pfeil
- Klicken Sie auf Später senden
- Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, zu der die E-Mail gesendet werden soll
Standardmäßig bietet Outlook geplante Sendezeiten in 30-Minuten-Intervallen an, aber Sie können auch manuell eine genaue Zeit eingeben. Wenn Sie eine geplante E-Mail finden müssen, suchen Sie im Abschnitt Entwürfe.
So verwenden Sie die bedingte Formatierung in Outlook
Erhalten Sie jeden Tag so viele E-Mails, dass Sie befürchten, dass wichtige E-Mails untergehen? Wenn ja, können Sie wichtige E-Mails mit der bedingten Formatierungsfunktion von Outlook im Auge behalten, da Sie damit bestimmte Nachrichten anpassen können, sodass sie sich in Ihrem Posteingang von der Masse abheben.
Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie Nachrichten von einem neuen Kunden erhalten werden, die Sie nicht verpassen dürfen, können Sie deren Schriftart ändern, sodass sie nicht in einem Meer von „Müll“ anderer Absender verloren gehen. Sie können auch eine Regel erstellen, dass jede Nachricht mit einem bestimmten Wort in der Betreffzeile, wie „Rechnung“, in einer anderen Farbe oder einem anderen Format angezeigt wird. Um alle Ihnen in Outlook zur Verfügung stehenden Einstellungen für die bedingte Formatierung anzuzeigen, klicken Sie oben im Fenster auf Ansicht, gefolgt von Ansichtseinstellungen.
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