Você usa o Microsoft Outlook para enviar e receber e-mails para o seu trabalho ou vida pessoal? Então você vai querer incorporar as seguintes dicas e truques na sua rotina diária, pois eles podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo este popular cliente de e-mail.
É provável que você já tenha uma noção básica do que o Microsoft Outlook faz e como usá-lo. Utilize estas dicas e truques ao acessar sua conta e você poderá tornar sua experiência com o Microsoft Outlook muito mais agradável e produtiva. Vale a pena notar que as operações abaixo foram realizadas em um dispositivo Mac usando a versão web do Outlook, então você pode encontrar pequenas variações ao experimentá-las em um formato diferente em outro dispositivo.
Como Limpar sua Caixa de Entrada do Outlook
Se você é como a maioria das pessoas, sua caixa de entrada do Outlook está mais bagunçada do que você gostaria que estivesse. Em vez de tirar um dia de folga do trabalho para vasculhar sua caixa de entrada e excluir manualmente mensagens desnecessárias, você pode usar o recurso engenhoso Limpar para fazer o trabalho pesado por você.
Limpar remove mensagens redundantes para que você possa desfrutar de uma caixa de entrada organizada, mantendo as informações necessárias para referência futura. Clique em Limpar na parte superior da sua janela do Outlook na seção Excluir e você terá a opção de limpar conversas, pastas ou pastas e subpastas. Quaisquer mensagens redundantes serão movidas para a pasta Itens Excluídos, caso você tema perder algo essencial no processo.
Como Enviar Respostas Automáticas no Outlook
Da próxima vez que você estiver de férias ou muito ocupado para responder a e-mails, use as respostas automáticas para não deixar ninguém esperando e para que os outros saibam do seu status. Com uma resposta automática, o Outlook enviará respostas personalizadas, para que você não precise fazer isso. Você pode selecionar um horário de início e término para as respostas automáticas que se adapta perfeitamente à sua agenda lotada e é a funcionalidade ideal para viciados em trabalho que simplesmente não conseguem se afastar de suas caixas de entrada.
Você pode acessar esta funcionalidade clicando em Arquivo, Informações e Respostas Automáticas.
Facilite o Multitarefa com Várias Abas
Deseja visualizar seu calendário do Outlook para ver as próximas reuniões, sua caixa de entrada para mensagens urgentes e os arquivos anexados para acesso rápido? Em vez de clicar para frente e para trás entre cada uma dessas funcionalidades do Outlook, você pode desfrutar de um acesso mais fácil abrindo-as em várias abas. Veja como criar várias abas no Outlook:
- No lado esquerdo da janela do Outlook, clique com o botão direito do mouse na funcionalidade desejada (email, calendário, pessoas, arquivos, etc.)
- Clique em Abrir em nova aba
De lá, você pode alternar facilmente entre as abas sem ter que começar do zero ou esperar que cada funcionalidade carregue.
Acompanhe as Diferenças de Fuso Horário no Outlook
O trabalho remoto é mais popular do que nunca, e muitas equipes têm trabalhadores vivendo em fusos horários diferentes. Isso pode ser confuso ao agendar reuniões, enviar e-mails ou esperar respostas, e é por isso que você precisa usar o assistente de agendamentodo Outlook para visualizar vários fusos horários de uma só vez.
Para usar o assistente de agendamentono Microsoft Outlook, faça o seguinte:
- Abra o painel Calendáriono Outlook
- Clique em Novo Evento, então uma nova janela se abrirá
- Clique em Assistente de Agendamento
- Clique no pequeno ícone do globo (quando você passar o mouse sobre ele, dirá Fusos Horários)
- Use seu fuso horário atual para um campo
- No outro campo, procure a cidade desejada localizada no segundo fuso horário
- Clique em Concluído
Embora vários fusos horários sejam usados para este evento, não se preocupe, pois eles não serão aplicados a todo o seu calendário.
Como tornar o agendamento mais fácil no Outlook
O Assistente de Agendamentono Outlook é útil quando seus colegas estão em fusos horários diferentes, mas também simplifica a organização de reuniões quando todos têm uma agenda lotada.
Em vez de enviar e-mails, ligar ou enviar mensagens de texto para seus colegas para tentar encontrar um espaço livre para organizar uma reunião, use o assistente de agendamentopara encontrar uma abertura. Depois de criar um convite de calendário e selecionar os colegas que você deseja que compareçam, o Assistente de Agendamentomostrará o calendário de todos. Os horários em que todos estão livres serão exibidos em verde para que você possa escolher facilmente o melhor dia e hora.
Ignorar conversas que não são para você
Você já participou de um tópico de e-mail onde alguns participantes continuavam pressionando o botão Responder a todos ? Se sim, aquelas mensagens contínuas que não eram para você provavelmente o distraíram/irritaram e tornaram impossível se concentrar no seu trabalho.
Em vez de ser indelicado e pedir aos outros para parar de usar a opção de Responder a todos, você pode ignorar a conversa desta forma:
- Com o e-mail de troca aberto, clique nos três pontos (…) na barra de ferramentas.
- Dessas configurações, clique em Ignorar
- O Outlook perguntará se você deseja ignorar a conversa. Para ignorá-la e evitar aquele fluxo interminável de notificações irritantes, clique em OK
Quando você ignora uma conversa, o Outlook excluirá todas as suas mensagens de todas as pastas, exceto Enviadas. Todas as novas mensagens daquela conversa ignorada também serão excluídas.
Outra opção é adiar uma conversa. Você pode acessar esse recurso menos permanente clicando nos três pontos (…) na barra de ferramentas do e-mail. Depois de clicar em Adiar, você terá a opção de silenciar a conversa até uma data e hora específicas, para poder fazer uma pausa nessas distrações, mas ainda ter acesso às informações, se necessário.
Como agendar e-mails no Outlook
Alguns acreditam que você deve enviar um e-mail apenas quando esperar que o destinatário esteja disponível para responder. Em outras palavras, você deve abster-se de enviar uma mensagem para um colega à meia-noite, pois ele provavelmente estará dormindo, não responderá e poderá ficar ofendido ou irritado se vir que você está escrevendo para ele fora do horário de trabalho. É aqui que o agendamento de e-mails no Outlook se torna útil, pois você pode definir a hora exata em que deseja que um e-mail seja enviado.
Para evitar interromper o sono ou as férias de um colega, siga estas etapas para agendar um e-mail no Outlook:
- Componha o e-mail
- Ao lado do botão Enviar, clique na seta que aponta para baixo.
- Clique em Enviar mais tarde
- Selecione a data e a hora em que deseja enviar o e-mail.
Por padrão, o Outlook oferecerá horários de envio agendados com intervalos de 30 minutos, mas você também pode inserir manualmente uma hora exata. Se precisar encontrar um e-mail agendado, procure na seção Rascunhos.
Como usar a formatação condicional no Outlook
Você recebe tantos e-mails todos os dias que se preocupa que e-mails essenciais passem despercebidos? Em caso afirmativo, você pode ficar de olho nos e-mails essenciais usando o recurso de formatação condicional do Outlook, pois ele permitirá que você personalize mensagens específicas, para que elas se destaquem na sua caixa de entrada.
Por exemplo, se você sabe que receberá mensagens de um novo cliente que não pode perder, pode mudar a fonte deles, para que não se percam em um mar de “lixo” de outros remetentes. Você também pode criar uma regra para que qualquer mensagem com uma palavra específica na linha de assunto, como “Fatura”, apareça em uma cor ou formato diferente. Para ver todas as configurações de formatação condicional disponíveis no Outlook, clique em Visualizar no topo da janela, seguido por Configurações de Exibição.
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