Excel bietet Formatierungs- und Layoutoptionen, mit denen eine mehrseitige Preisliste mit Abbildungen erstellt werden kann, deren Preise sich automatisch aktualisieren, wenn sich die Preislisten der verschiedenen Lieferanten ändern.
Excel bietet Formatierungs- und Layoutoptionen, die es ermöglichen, eine mehrseitige Preisliste mit Abbildungen zu erstellen, deren Preise sich automatisch aktualisieren, wenn sich die Preislisten der verschiedenen Lieferanten ändern.
Wenn wir ein Unternehmen haben, egal ob groß oder klein, müssen wir dennoch mehrere Lieferanten für die Produkte, die wir weiterverkaufen, verwalten. Und ein Punkt, bei dem sich jeder Unternehmer einig ist, ist, dass die Verwaltung der Lieferantenpreislisten und die anschließende Berechnung des Aufschlags für den Endkunden eine wahre Sprachverwirrung sein kann.
Excel-Preisliste
Auch in diesem Fall kann uns Microsoft Excel zu unserer großen Erleichterung eine große Hilfe sein, selbst wenn wir Anfänger in seiner Benutzung sind. Öffnen wir Excel und wählen im Datei-Menü den Eintrag Neu… Im rechten Seitenpanel klicken wir auf Leere Arbeitsmappe und speichern die Datei sofort unter dem Namen listinoprezzi.xls.
Das Erste, was zu tun ist, ist, die Tabellenblätter vorzubereiten, indem wir die unteren Registerkarten umbenennen (wie in der Abbildung gezeigt). Doppelklicken wir auf die Registerkarte mit dem Namen Blatt 1 und benennen sie in Kundenpreisliste um. Ebenso benennen wir das Blatt 2 in Lieferant 1 und das Blatt 3 in Lieferant 2 um.
Natürlich ist es möglich, wenn wir dieses Tabellenblatt für unsere Preislisten sofort nutzen möchten, direkt die Namen unserer tatsächlichen Lieferanten in die Registerkarten zu schreiben. Wenn wir weitere Blätter zur Arbeitsmappe hinzufügen müssen, gehen wir einfach im Menü auf Einfügen > Arbeitsblatt, und Excel fügt ein neues Blatt vor dem aktiven Blatt ein.
Wir wechseln zum Blatt, das mit der Registerkarte Lieferant 1 gekennzeichnet ist. In Zelle A1 schreiben wir diese Bezeichnung (oder den Namen des Lieferanten selbst) erneut, um dem Blatt einen Titel zu geben, und drücken Enter. Nun beginnen wir, die Tabelle zu erstellen, in der wir die Artikel-Daten eintragen. Wir gehen zwei Zeilen nach unten, in Zelle A3, und schreiben CODE.
Wir wechseln zur Zelle B3 und schreiben ARTIKELBESCHREIBUNG. Wahrscheinlich wird hier ein längerer Raum benötigt, um das Produkt zu beschreiben. Um die Spalte zu verbreitern, positionieren wir den Cursor zwischen den Spaltenköpfen, wo die Buchstaben stehen, und wenn sich der Cursor verändert, klicken und ziehen wir, bis wir die gewünschte Breite erreicht haben.
In diesem Beispiel versuchen wir eine hypothetische Preisliste zu erstellen, die auf möglichst viele Unternehmen anwendbar ist. Wir fügen daher der Tabelle auch die Einträge HERSTELLER, MODELL, GRÖSSE, VARIANTEN und schließlich PREIS hinzu, der vorerst ohne Mehrwertsteuer betrachtet wird. Eine gesonderte Anmerkung gilt jedoch für die Einträge GRÖSSE und VARIANTEN.
Oft kann es vorkommen, dass Produkte mit gleichem Artikelcode, Beschreibung, Modell und Preis nur in Größe oder Variante (z. B. Farbe) unterschiedlich sind, und dies auch für zwanzig oder mehr Zeilen gilt! In diesem Fall genügt es, den ersten Eintrag zu schreiben, ihn auszuwählen, auf das kleine Quadrat im Auswahlsrahmen zu klicken und zu ziehen, um die Werte in alle erforderlichen Zeilen zu kopieren.
Jetzt, da wir unsere Tabelle erstellt haben, ist das Wichtigste, uns gegen Fehler zu schützen und sicherzustellen, dass Excel die Spalte mit den Artikelcodes als Text behandelt. Andernfalls könnte es alphanumerische Codes und/oder solche mit vorangestellten Nullen willkürlich interpretieren, anders anzeigen als eingegeben, und wir könnten es durcheinanderbringen.
Wir klicken auf den Spaltenkopf, um die gesamte Spalte auszuwählen, und wählen im Menü Format die Option Zellen (alternativ können wir mit der rechten Maustaste auf die Auswahl klicken und im Kontextmenü Zellen formatieren wählen). Im Tab Zahl aktivieren wir unter Kategorie die Option Text und drücken auf Ok.
Analog wählen wir die Spalte G aus und aktivieren im Menü Format ebenfalls Zellen. Im Tab Zahl aktivieren wir unter Kategorie Buchhaltung; falls noch nicht ausgewählt, wählen wir die Währung Euro, stellen 2 Dezimalstellen ein und drücken Ok. So ist die Spalte für monetäre Werte formatiert.
Jetzt ist unsere Produktliste fertig. Um die erstellte Tabelle ins zweite Blatt zu kopieren, klicken wir auf das kleine Quadrat oben links beim Schnittpunkt der Zeilen- und Spaltenköpfe, wie in der Abbildung gezeigt, um alles auszuwählen, drücken STRG+C zum Kopieren, gehen zum Blatt Lieferant 2, wählen dort ebenfalls alles aus und drücken STRG+V.
Eine andere Methode, um eine Kopie unserer Produkt-Tabellen zu erstellen, ist, den Cursor auf die Registerkarte des Blatts zu setzen, mit der rechten Maustaste zu klicken und im Kontextmenü Verschieben oder Kopieren auszuwählen. Im erscheinenden Dialog aktivieren wir das Kontrollkästchen Kopie erstellen, wie in der Abbildung, und drücken OK.
Was tun, wenn unsere Preislisten schon lange in Betrieb sind, unsere Blätter mit den Einkaufsprodukten vollständig ausgefüllt und ein neuer Lieferant hinzukommt? Keine Sorge, auch darauf kann Excel reagieren. Gehen wir im Menü auf Einfügen > Arbeitsblatt und benennen es Lieferant hinzugefügt.
Wir wechseln auf eines der bereits ausgefüllten Blätter, klicken auf das kleine Quadrat am Schnittpunkt von Reihen- und Spaltenköpfen, um alles auszuwählen, und gehen im Menü auf Bearbeiten > Kopieren. Dann wechseln wir zurück zum Blatt Lieferant hinzugefügt, wählen dort ebenfalls alles aus und gehen zu Bearbeiten > Inhalte einfügen. Im Dialog wählen wir Formate, um nur die Formatierung zu kopieren.
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Jetzt, wo wir die Einträge mit den Preislisten unserer Lieferanten fertiggestellt haben, erstellen wir die „Minuten“-Preisliste, also die endgültige für unseren Kunden, inklusive des Aufschlags, den wir auf den Preis setzen, um Gewinn zu erzielen, sowie der Kostenziffer, die dem Kunden die Mehrwertsteuerauswirkung auf den Gesamtbetrag anzeigt. Wir gehen zum Blatt Kundenpreisliste.
Als Erstes erstellen wir unsere Seitenüberschrift, indem wir unser Logo über Menü Einfügen > Bild > Aus Datei importieren und daneben unsere Daten eintippen. Wir drücken dann die Schaltfläche Seitenansicht in der Symbolleiste. Dadurch zeigt uns Excel später die gestrichelten Seitenumbrüche an, um die Platzierung besser planen zu können.
Jetzt erstellen wir Boxen mit Fotos für die Aktionsprodukte auf der ersten Seite und layouten die restlichen Daten in einer Tabelle. Wir markieren horizontal die Zellen und fügen über Menü Format > Zellen einen Rahmen hinzu. Das Produktfoto importieren wir via Einfügen > Bild > Aus Datei. Dann schreiben wir den Artikelnamen und die jeweiligen Einträge, genau wie auf dem Bild.
Für die Kundentarife geben wir = ein und klicken auf die Zelle mit dem Lieferantenpreis: Für einen Aufschlag von 30 % geben wir *130/100 ein und drücken Enter, dieselbe Prozedur gilt für den Brutto-Preis. In der Tabelle schreiben wir = in die erste Zelle, klicken und drücken dann Enter in der Lieferantenblatt-Zelle. Dieselben Berechnungen für den Preis, aber nur in der ersten Zeile: den Rest, Daten und Berechnungen, füllen wir per Ziehen aus.
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