Excel permite opciones de formato y maquetación que permiten la creación de un catálogo de precios ilustrado en varias páginas cuyos precios se actualizan automáticamente al variar los listados de los distintos proveedores.
Excel permite opciones de formato y maquetación que permiten la creación de un listado de precios ilustrado en varias páginas cuyos precios se actualizan automáticamente al variar los listados de los distintos proveedores.
Si tenemos una empresa, grande o pequeña que sea, nos encontramos igualmente con la necesidad de gestionar varios proveedores para los productos que revendemos, y un punto en el que todo empresario está unánimemente de acuerdo es que la gestión de los listados de precios de los proveedores, y el posterior cálculo del recargo para el cliente final, puede ser una verdadera Babel.
Listado excel
También en esta ocasión, para nuestro inmenso alivio, Microsoft Excel puede ser de gran ayuda, incluso si somos principiantes en su uso. Abrimos Excel y en el menú Archivo seleccionamos la opción Nuevo… En el panel lateral derecho hacemos clic en Libro en blanco y guardamos inmediatamente el archivo con el nombre listinoprecios.xls.
Lo primero que hay que hacer es preparar las hojas de cálculo renombrando las etiquetas en la parte inferior izquierda (como se muestra en la figura). Hacemos doble clic en la etiqueta llamada Hoja 1 y la renombramos como Listado para Clientes. De igual manera renombramos la etiqueta llamada Hoja 2 en Proveedor 1 y la etiqueta llamada Hoja 3 en Proveedor 2.
Por supuesto, si deseamos utilizar este libro de cálculo de forma práctica desde el principio para nuestros listados, nada nos impide escribir directamente el nombre de nuestros proveedores reales en las etiquetas. Si necesitamos añadir más hojas al libro, basta ir al menú Insertar > Hoja de cálculo y Excel insertará una nueva hoja delante de la activa.
Vamos a la hoja que hemos marcado con la etiqueta Proveedor 1. En la celda A1 volvemos a escribir dicha denominación (o el nombre del propio proveedor) para dar un título a la hoja y pulsamos Enter. Ahora comenzamos a crear la tabla donde insertaremos los datos de los artículos. Bajamos dos filas, a la celda A3, y escribimos CÓDIGO.
Pasamos a la celda B3 y escribimos DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO. Probablemente aquí hará falta un espacio más largo para describir el producto. Para ensanchar la columna basta colocar el cursor entre las cabeceras de las columnas, donde están las letras que las indican, y cuando cambie la forma hacer clic y arrastrar hasta dar el ancho deseado.
En esta realización de ejemplo estamos tratando de crear un listado hipotético que pueda adaptarse al mayor número posible de empresas. Añadimos entonces a nuestra tabla también las columnas FABRICANTE, MODELO, TALLA, VARIANTES y, por último, PRECIO, que por el momento consideraremos sin IVA. Una nota aparte, sin embargo, debe hacerse para las columnas TALLA y VARIANTES.
A menudo puede ocurrir que productos con el mismo código de artículo, descripción, modelo y precio difieran sólo por la talla o variante (por ejemplo, el color) y esta situación se repita en veinte o más filas. En ese caso basta escribirlo una primera vez, seleccionar, hacer clic en el cuadrito del recuadro de selección y arrastrar para copiar en todas las filas necesarias.
Ahora que hemos creado nuestra bonita tabla, lo primero es protegernos de riesgos y asegurarnos de que Excel trate como texto la columna con los códigos de artículo. De lo contrario, podría interpretar arbitrariamente códigos alfanuméricos o con ceros delante, mostrarlos distintos a como los escribimos, y podríamos causar ciertos problemas.
Hacemos clic en la cabecera de la columna para seleccionarla toda y en el menú Formato seleccionamos Celdas (alternativamente podemos hacer clic con el botón derecho sobre la selección y elegir Formato de Celdas en el menú contextual). En la pestaña Número, bajo la lista Categoría, activamos la opción Texto y pulsamos el botón Ok.
De modo similar, seleccionamos la columna G, y en menú Formato activamos Celdas. En la pestaña Número, bajo la lista Categoría, activamos la opción Contabilidad; si no está ya, seleccionamos la moneda Euro, configuramos 2 como número de decimales y pulsamos Ok. Así hemos preparado la columna para recibir datos monetarios alineados.
Llegados a este punto, nuestra lista de productos está hecha. Para copiar el esquema realizado en la segunda hoja hacemos clic en el cuadrado de intersección de las cabeceras de filas y columnas como indica la figura para seleccionar todo, presionamos CTRL+C para copiar al portapapeles, vamos a la hoja Proveedor 2, seleccionamos todo nuevamente y pulsamos CTRL+V.
Otro método para crear copias de nuestras tablas de productos es posicionarnos con el cursor sobre la pestaña de la hoja, hacer clic derecho y en el menú contextual seleccionar Mover o Copiar. En la ventana que aparece activamos la casilla Crear una Copia como muestra la figura y pulsamos el botón OK.
¿Pero qué hacer cuando nuestros listados llevan mucho tiempo en uso, nuestros libros con productos de compra están totalmente completados, y se añade un nuevo proveedor? No hay problema, con Excel podemos hacer frente también a esta eventualidad. Vamos al menú Insertar > Hoja de Cálculo y la nombramos Proveedor Añadido.
Nos desplazamos a una de las hojas ya completadas, hacemos clic en el cuadrado de intersección de filas y columnas para seleccionar todo e iremos al menú Edición > Copiar. Volvemos a la hoja Proveedor Añadido, también aquí seleccionamos todo e iremos al menú Edición > Pegado especial. En la ventana de diálogo seleccionamos Formatos para copiar sólo el formato.
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Ahora que hemos terminado de realizar las hojas con los listados que nos enviaron nuestros proveedores, pasamos a crear el listado “al minuto”, es decir, el final para nuestro cliente, que incluye tanto el recargo que aplicaremos sobre el precio para nuestro beneficio como el gasto que indica al cliente la incidencia del IVA sobre el total pagado. Vamos a la hoja Listado para Clientes.
Primero creamos nuestro encabezado de página importando nuestro logo mediante menú Insertar > Imagen > Desde Archivo y escribiendo a un lado nuestros datos. Luego pulsamos el botón Vista previa de impresión en la barra de herramientas. Con esta operación Excel nos mostrará después las líneas de salto de página punteadas, para tener siempre claro el espacio disponible para maquetar.
Ahora creamos cuadros con fotos para los productos en promoción en la primera página y maquetamos los datos restantes en tabla. Hacemos una selección horizontal de celdas y desde menú Formato > Celdas les aplicamos un borde. Importamos la foto del producto desde menú Insertar > Imagen > Desde archivo. Escribimos el nombre del artículo y las diversas descripciones, exactamente como en la imagen.
Para el costo al cliente escribimos = y hacemos clic en la celda donde está escrito el precio de suministro: para un recargo del 30% tecleamos *130/100 y pulsamos Enter, misma procedimiento para el precio con IVA. En la tabla escribimos = en la primera celda, hacemos clic y después Enter en la celda de la hoja proveedores. Mismos cálculos para el precio, pero sólo en la primera fila: el resto, datos y cálculos, lo rellenaremos arrastrando.
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