Os entusiastas de cinema poderão ter sua valiosa coleção ao alcance de um clique graças a este tutorial e ao Access.
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Primeiro com as fitas VHS, agora com os mais recentes DVDs, os entusiastas da grande tela continuam a colecionar títulos e mais títulos de filmes para suas preciosas videotecas. Uma videoteca, no final das contas, não é nada mais que um banco de dados, que um programa como o Microsoft Access pode gerenciar com grande facilidade. O primeiro passo para a criação do nosso arquivo de filmes será a escolha das informações a serem armazenadas, ou melhor, quais campos precisamos criar.
Os dados mínimos para uma videoteca que se preze são: o gênero, o título, o diretor, os protagonistas principais (pelo menos dois), o ano e o país de produção, além de um espaço para eventuais notas adicionais. Dito isso, posicionemo-nos na aba Tabelas e damos um duplo clique no ícone Criar uma tabela em exibição de estrutura. Será exibida a tabela em modo estrutura, na qual iremos preencher os campos com as entradas correspondentes descritas acima.
Exceto pelo campo “Ano”, que será do tipo Numérico dimensionado como Inteiro, todos os outros campos serão do tipo Texto; dimensionando a “Notas” para 255 caracteres, os campos “Gênero” e “País” para vinte e cinco, e para os restantes campos cinquenta caracteres. Terminada a preparação da tabela, salvamo-la, aceitando a oferta do Access para nomeá-la “Filmes”, como a tabela, e recusamos a criação da chave primária, pois neste banco de dados não criaremos relacionamentos entre tabelas.
Agora vamos para a aba Formulários onde criaremos a ferramenta através da qual inseriremos os títulos da nossa coleção. Dê um duplo clique em Criar um formulário através do assistente e no primeiro passo do assistente, com a tabela “Filmes” já associada por padrão, passe todos os Campos disponíveis: no quadro dos Campos selecionados: clicando no pequeno botão central marcado com o símbolo duplo de maior (>>).
No segundo passo do assistente, como layout escolheremos Tabular, configuração que permite visualizar vários registros (títulos de filmes) simultaneamente. O terceiro passo, relativo aos Estilos, nos leva a escolher Padrão, pois é o estilo que permite o maior grau de reformulação do formulário e provavelmente uma maior facilidade de leitura. Assim chegando ao último passo, será proposto “Filmes” como nome a dar ao formulário.
Os assistentes do Access muitas vezes dão resultados discutíveis, mas neste caso estamos pessoalmente em algo medíocre. Para esclarecer melhor a situação, a imagem associada apresenta um formulário já preenchido com dados, e como se pode ver, é bastante difícil ler as informações nele contidas. É necessário modificar substancialmente nosso formulário. Passamos para o modo Estrutura, clicando no botão apropriado, na barra de ferramentas, em forma de esquadro.
O problema mais relevante é dado pelo fato de que os campos são pequenos em relação aos nomes que devem conter. Então devemos começar a aumentar o espaço disponível, alargando a janela do formulário. Essa operação é feita posicionando o ponteiro do mouse em um dos lados da Janela, até que se transforme em uma seta dupla; então, mantendo o botão esquerdo pressionado, mova para direita ou para esquerda para ampliá-la.
Também precisaremos aumentar, usando a mesma técnica da janela, as dimensões do Corpo do formulário (a superfície com grade preenchida pelos campos). Feito isso, poderemos começar a alargar os campos, ou melhor, as Caixas de texto. Atenção para não confundir Caixas de texto com Rótulos. Caixas de texto correspondem aos campos da tabela e exibem os dados, enquanto Rótulos são o texto descritivo do conteúdo do campo, ou seja, os cabeçalhos.
Para modificar ou mover as Caixas de texto e os Rótulos, é preciso clicar sobre eles, de modo que a borda fique destacada e apareça uma série de “manípulos” (quadradinhos escuros). Agindo sobre os manípulos (o ponteiro do mouse vira uma seta dupla) é possível redimensionar os objetos a que pertencem, enquanto, com o ponteiro sobre a borda selecionada (mas não sobre os manípulos), ele se transformará em uma “mãozinha” que permitirá fazer deslocamentos.
Antes de dar uma forma definitiva aos campos, se considerarmos o tamanho padrão de 8 pt. dos caracteres insuficiente para uma visualização correta, aumentemos o tamanho. Para não selecionar campo por campo, selecionemos todos de uma vez posicionando o ponteiro do mouse na Régua horizontal, onde ele se transformará em uma seta para baixo; então, mantendo-o pressionado, mova para a direita, até o final do Corpo do formulário.
Após soltar o botão esquerdo, veremos as Caixas de texto e Rótulos selecionados. Na barra de ferramentas podemos usar o botão Tamanho da fonte para aumentar as dimensões para 10. Os campos, após essa modificação, podem ficar baixos, portanto, enquanto ainda estiverem selecionados, clique neles com o botão direito e no menu contextual correspondente selecione Tamanho > Ao conteúdo. Assim teremos a certeza de que todos terão a mesma altura.
Quanto à largura das Caixas de texto, devemos fazer testes com nomes muito longos, como “Arnold Schwarzenegger”, para decidir seu dimensionamento. Tenha em conta que, mesmo tendo um monitor com resolução de 1024×768 pt. (típica dos de 17 polegadas com tubo CRT), encontraremos dificuldades para colocar todos os campos em uma única linha. Nesse caso, o conselho seria mover o campo “Notas” para a linha abaixo.
A formatação dos Rótulos, além de seguir nossos gostos pessoais, deve obedecer a regras de boa visualização (ergonômicas), portanto com bom contraste entre o texto e o fundo. Também uma melhora na aparência, por exemplo Embutido, melhora a legibilidade geral. Para aplicar tais melhorias, selecione todos os Rótulos com um clique na régua e na barra de ferramentas atue nos botões apropriados: Fundo, Cor da fonte e Aparência.
Como Caixas de texto e Rótulos de tamanhos diferentes podem não agradar, vamos torná-los iguais, operação que se feita manualmente é bastante tediosa. Mas o Access permite automatizar a operação. Selecione os dois elementos simultaneamente e clique neles com o botão direito. No menu contextual, selecione Tamanho > Ao maior. Provavelmente, depois de todas essas intervenções, os alinhamentos também precisarão ser ajustados.
Para alinhar horizontalmente todos os rótulos, selecione-os e abra o menu contextual com um clique do botão direito do mouse, para depois selecionar Alinhar > Ao topo. Use a mesma técnica para alinhar entre si Rótulos e Caixas de texto, escolhendo Alinhar > À esquerda (ou à direita). Faça os retoques finais, consistentes em mover o Rótulo chamado “Notas” para a esquerda do campo correspondente e centralizar o texto dos rótulos.
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