Microsoft Teams Tipps und Tricks

Microsoft Teams ist eine Kollaborationssoftware, die es Entwicklern ermöglicht, unabhängig vom Standort in Echtzeit miteinander zu kommunizieren.

Als Teil der Microsoft 365 Produktivitätssuite ohne zusätzliche Kosten enthalten, vereinfacht Microsoft Teams die Zusammenarbeit zwischen Entwicklern, indem es verschiedene Tools für Kollaboration, Dateien und Kommunikation an einem Ort kombiniert. Über 100 Millionen Nutzer verlassen sich häufig auf Microsoft Teams, um in Verbindung zu bleiben und Ideen auszutauschen, dank Funktionen wie Chat, Audio- und Videoanrufen, Bildschirm- und Dateifreigabe und über 600 Integrationen von Drittanbieter-Apps. Microsoft Teams, das über Web-, Desktop- und mobile Apps zugänglich ist, fördert und erleichtert Online-Lernen und Remote-Arbeit, insbesondere für Entwickler, die vom Büro ins Homeoffice gewechselt sind.

Nachdem Sie nun eine allgemeine Vorstellung davon haben, was Microsoft Teams leisten kann, finden Sie hier einige spezifische Tipps und Tricks, die Sie in Ihren Alltag integrieren können, um das Beste aus der Kollaborationssoftware herauszuholen, darunter:

• Verwenden Sie Tastenkombinationen für häufige Aufgaben
• Nachrichten als dringend markieren
• Transkripte von Besprechungen erhalten
• Hintergrund bei Besprechungen unscharf stellen
• Ablenkende Benachrichtigungen entfernen
• Verwenden Sie das Symbol @, um Nachrichten an Benutzer zu richten
• Verfeinern Sie Ihre Suchen, um Nachrichten leichter zu finden
• Passen Sie Chat-Titel für eine einfachere Suche an
• Erstellen Sie Umfragen für schnelles Feedback
• Nachrichten übersetzen
• Dateien einfach teilen

Befehle in Microsoft Teams können Entwicklern helfen, Zeit zu sparen, sodass sie mehr Raum in ihrer Planung für wesentliche Aufgaben haben. Noch besser ist, dass Sie Befehle aktivieren können, indem Sie einfach / in das Befehlsfeld oben im Teams-Fenster eingeben.

Nachdem Sie / in das Befehlsfeld eingegeben haben, erscheint ein Menü mit Befehlen und den entsprechenden Aufgaben. Zeigen Sie den gewünschten Befehl an und drücken Sie die Eingabetaste, um ihn auszuführen. Hier sind einige Beispiele für Tastenkombinationen in Teams, die Ihnen zur Verfügung stehen, sobald Sie / in das Befehlsfeld eingeben:

• /activity: Zeigt die Aktivität eines Teammitglieds an.
• /busy: Setzt Ihren Status auf „Beschäftigt“.
• /call: Ruft einen der Teams-Kontakte oder eine Telefonnummer an.
• /files: Zeigt die letzten Dateien an.
• /keys: Listet alle Tastenkombinationen auf.
• /mentions: Zeigt alle Ihre @Erwähnungen an.

Nachrichten als dringend markieren, die nicht verpasst werden dürfen

Einige Chat-Nachrichten erfordern mehr Aufmerksamkeit als andere und verlangen eine schnelle Antwort. Für solche Nachrichten verwenden Sie die Funktion Dringend in Teams, um Ihren Kollegen mitzuteilen, dass das, was Sie senden, etwas Besonderes ist.

Schauen Sie beim Erstellen Ihrer Nachricht unter das Texteingabefeld, denn dort haben Sie die Möglichkeit, sie als Dringend oder Wichtig zu kennzeichnen. Sobald Ihre Chat-Nachricht als Dringend gekennzeichnet und gesendet wurde, erhält der Empfänger sie alle zwei Minuten für die nächsten 20 Minuten. Mit anderen Worten, es wird schwer sein, sie zu übersehen.

Transkripte von Microsoft Teams Besprechungen erhalten

Besprechungen von Entwicklungsteams sind oft mit so vielen Informationen gefüllt, dass es leicht ist, dass einige wesentliche Fragmente unbemerkt bleiben. Anstatt wertvolle Zeit mit Notizen zu verbringen, können Sie Microsoft Teams die ganze Arbeit mit Transkripten erledigen lassen.

So laden Sie die Transkripte Ihrer Besprechungen in Microsoft Teams herunter:

• Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…), sobald die Besprechungsaufzeichnung bereit ist.
• Öffnen Sie das Besprechungsvideo in Microsoft Stream.
• Klicken Sie auf die nächsten sichtbaren Auslassungspunkte (…).
• Wählen Sie Videodetails aktualisieren.
• Klicken Sie auf Videosprache.
• Wählen Sie Automatisch eine Untertiteldatei generieren.
• Klicken Sie auf Aktualisieren.
• Gehen Sie zum Abschnitt Microsoft Streams, um das Besprechungsprotokoll herunterzuladen.

So machen Sie den Hintergrund bei Microsoft Teams Anrufen unscharf

Da immer mehr Entwickler remote arbeiten, kommt es zu mehr Besprechungen, bei denen Ihr vielleicht unordentliches Homeoffice zur Schau gestellt werden kann. Um die Privatsphäre Ihrer Heimumgebung zu erhöhen und Ablenkungen für Ihre Kollegen zu minimieren, machen Sie den Hintergrund in Teams unscharf. Gehen Sie dazu zum Einstellungsbildschirm Audio und Video und klicken Sie auf die drei Punkte (Auslassungspunkte) … . Klicken Sie auf Hintergrund unscharf machen, und Sie können sich auf sich selbst konzentrieren statt auf Ihre Umgebung.

Wenn das Unscharfmachen des Hintergrunds nicht Ihr Stil ist, bietet Ihnen Microsoft Teams die zusätzliche Möglichkeit, ein Hintergrundbild zu verwenden, um Ihre Umgebung zu tarnen. Diese Option finden Sie, indem Sie zum Einstellungsbildschirm Audio und Video gehen und auf die Auslassungspunkte klicken. Wählen Sie dann Hintergrundeffekte anzeigen, um etwas Passendes für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.

Vermeiden Sie Ablenkungen durch Ändern von Benachrichtigungen

Benachrichtigungen in Microsoft Teams können sicherstellen, dass Entwickler auf dem neuesten Stand bleiben. Aber zu viele Benachrichtigungen können von der aktuellen Aufgabe (oder dem Chat) ablenken. Um Benachrichtigungen zu ändern, um Ablenkungen in Microsoft Teams zu minimieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke von Teams.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Benachrichtigungen.
• Ändern Sie Ihre Benachrichtigungen nach Belieben in Bezug auf Häufigkeit, Aussehen, Ton usw.

Direktnachrichten an Teammitglieder mit dem @-Symbol

Microsoft Teams dreht sich alles um Zusammenarbeit, und eine der schnellsten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit über die Software ist das @-Symbol. Gehen Sie zur Suchleiste oben in Teams und geben Sie das @-Symbol ein. Finden Sie dann das Teammitglied, das Sie suchen, im Dropdown-Menü und senden Sie ihm problemlos eine Direktnachricht.

Verfeinern Sie Ihre Chatsuchen in Microsoft Teams

Wenn die Konversationen Ihres Entwicklungsteams in Microsoft Teams wachsen, wird es schwieriger, die spezifischen Elemente zu finden, die Sie suchen, es sei denn, Sie verwenden Schlüsselwörter. Microsoft Teams verfügt über spezifische Schlüsselwörter, die erweiterte Suchfunktionen freischalten, um Ihnen zu helfen, schnell zu finden, wonach Sie suchen. Fügen Sie diese Schlüsselwörter in Ihre Suchen ein, und Sie können viel Zeit bei der Suche nach den gewünschten Informationen sparen:

• „Gesendet:“ – das Datum, an dem Sie die Nachricht gesendet haben (Gesendet: 01.07.2023)
• „Von:“ – Name des Absenders (Von: John Smith)
• „Betreff:“ – ein Schlüsselwort in der Betreffzeile oder Nachricht (Betreff:Besprechung)
• „In:“ – der Name des Gruppenchats oder Kanals (In:Developers)

Damit diese erweiterte Suche funktioniert, müssen Sie kein Leerzeichen zwischen dem Schlüsselwort, dem Doppelpunkt und den Suchbegriffen lassen, genau wie in den obigen Beispielen.

Passen Sie Ihre Chat-Titel für eine unterbrechungsfreie Suche an

Es kann frustrierend sein, vergeblich nach bestimmten Chats/Informationen zu suchen. Glücklicherweise macht Microsoft Teams es einfach, Chats zu organisieren und besser durchsuchbar zu machen. Wie? Indem Sie die Chat-Titel nach Belieben ändern können, sodass Sie sie in Zukunft leicht finden und durchsuchen können.

Sie können die Namen der Chat-Titel in Microsoft Teams ändern, indem Sie auf den Stift in der oberen rechten Ecke des Chats klicken und sie nach Wunsch umbenennen.

Feedback zu sammeln kann kompliziert sein, wenn alle Mitglieder des Entwicklungsteams beschäftigt sind. Aber es kann viel einfacher sein, wenn Sie Umfragen in Microsoft Teams durchführen. Unter dem Nachrichtenfenster finden Sie das Symbol Formulare. Klicken Sie darauf, um eine Umfrage zu erstellen und an Ihr Team zu verteilen.

Die Umfragefunktion gibt Ihnen die Möglichkeit, eine personalisierte Frage zu stellen, verschiedene Antworten oder Optionen aufzulisten und mehrere Antworten zu ermöglichen. Sie haben auch die Möglichkeit, die Ergebnisse sofort nach Abschluss der Umfrage zu teilen oder sie anonym zu halten.

Übersetzen Sie Ihre Nachrichten

Einige Entwickler oder Kunden, mit denen Sie interagieren, sprechen möglicherweise eine Fremdsprache. Teams hat vorgesorgt, sodass nichts bei der Übersetzung verloren geht. Um eine Nachricht zu übersetzen, fahren Sie mit der Maus darüber. Dann
klicken Sie auf die drei Punkte … und wählen Sie Übersetzen.

Neben der manuellen Übersetzung übersetzt Microsoft Teams auch Videoanrufe. Diese Funktion ist über das Menü Übersetzen zugänglich, das es Entwicklern ermöglicht, Untertitel in verschiedenen Sprachen hinzuzufügen. Videokonferenzteilnehmer können Übersetzungen sehen, indem sie auf der rechten Seite ihres Bildschirms navigieren und die Option Untertitel aktiviert auswählen.

Dateien einfach und sicher teilen

Das Teilen von Dateien spielt eine wichtige Rolle bei der Zusammenarbeit von Entwicklern, und Microsoft Teams ermöglicht Ihnen, diese wesentliche Funktion durch die Integration von SharePoint zu nutzen. Klicken Sie auf die Registerkarte Dateien, und Sie können Dateien sicher mit anderen Entwicklern in Ihrem Team über SharePoint teilen. Nachdem Sie eine Datei in einem Teams-Kanal geteilt haben, können andere Teammitglieder sie bearbeiten und mit Microsoft Office-Apps wie Word oder Excel zusammenarbeiten.

Fazit

In diesem Microsoft Teams-Tutorial haben wir einige einfache Tipps und Tricks gelernt, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrer Kollaborationssoftware herauszuholen. Diese Tipps umfassen das Erlernen der Verwendung von Tastenkombinationen für häufige Aufgaben, das Übersetzen von Text und Videos, das Hinzufügen von Untertiteln zu Videos, die eine Übersetzung erfordern, das Teilen von Dateien, die Verwendung von Umfragen für schnelles Feedback, das Direktnachrichten an Teammitglieder mit dem @-Symbol, das Markieren von Nachrichten als dringend und schließlich die automatische Transkription von Besprechungen für zukünftige Referenz.

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