O Excel oferece opções de formatação e layout que permitem a criação de um catálogo de preços ilustrado em várias páginas, cujos preços são atualizados automaticamente conforme as listas de preços dos vários fornecedores.
O Excel permite opções de formatação e paginação que possibilitam a criação de um catálogo de preços ilustrado em várias páginas cujos preços se atualizam automaticamente conforme variam os preços dos vários fornecedores.
Se tivermos uma empresa, seja ela grande ou pequena, ainda assim teremos que gerir vários fornecedores para os produtos que revendemos, e um ponto no qual todo empreendedor concorda unanimemente é que a gestão das listas de preços dos fornecedores, e o subsequente cálculo do acréscimo para o cliente final, pode ser uma verdadeira Babel.
Lista de preços Excel
Também nesta ocasião, para nosso imenso alívio, o Microsoft Excel pode ser de grande ajuda, mesmo que sejamos iniciantes em seu uso. Abramos o Excel e no menu Arquivo selecionemos a opção Novo… No painel lateral à direita, clicamos em Pasta de Trabalho em Branco e salvamos imediatamente o arquivo com o nome listinoprezzi.xls.
A primeira coisa a fazer é preparar as planilhas renomeando as abas no canto inferior esquerdo (como ilustrado na figura). Dê duplo clique na aba chamada Folha 1 e renomeie para Lista de Preços para Clientes. Da mesma forma, renomeie a aba chamada Folha 2 para Fornecedor 1 e a aba chamada Folha 3 para Fornecedor 2.
Naturalmente, se desejarmos usar efetivamente essa planilha desde o início para nossos catálogos, nada impede que escrevamos diretamente o nome dos nossos fornecedores reais nas abas. Se for necessário adicionar outras planilhas à pasta, basta ir ao menu Inserir > Planilha e o Excel adicionará uma nova planilha antes da ativa.
Vamos para a planilha que marcamos com o nome Fornecedor 1. Na célula A1 escrevemos novamente essa indicação (ou o nome do próprio fornecedor) para dar um título à planilha e pressionamos Enter. Agora começamos a criar a tabela onde inseriremos os dados dos artigos. Vamos duas linhas para baixo, na célula A3, e escrevemos CÓDIGO.
Passamos para a célula B3 e escrevemos DESCRIÇÃO DO ARTIGO. Provavelmente aqui será necessário um espaço mais longo para descrever o produto. Para alargar a coluna, basta posicionar o cursor entre os cabeçalhos das colunas, onde estão as letras que as indicam, e quando o cursor mudar de forma, clicar e arrastar até atingir a largura desejada.
Neste exemplo estamos tentando criar uma lista hipotética que possa se adaptar ao maior número possível de empresas. Portanto, acrescentamos à nossa tabela as colunas FABRICANTE, MODELO, TAMANHO, VARIANTES e, finalmente, PREÇO, que consideraremos inicialmente sem IVA. Uma observação especial, entretanto, deve ser feita para as colunas TAMANHO e VARIANTES.
Frequentemente pode acontecer que produtos, com o mesmo código, descrição, modelo e preço, diferem apenas no tamanho ou variante (por exemplo, cor) e isso pode ocorrer em vinte ou mais linhas! Neste caso basta escrever uma vez, selecionar, clicar no quadradinho no canto da seleção e arrastar para copiar em todas as linhas necessárias.
Agora que criamos nossa bonita tabela, a primeira coisa a fazer é nos proteger contra riscos e garantir que o Excel trate como texto a coluna com os códigos dos artigos. Caso contrário, ele pode interpretar arbitrariamente códigos alfanuméricos e/ou com zeros à esquerda, mostrar-nos diferentes do que escrevemos, e podemos causar alguns problemas.
Clique no cabeçalho da coluna para a selecionar inteira e no menu Formatar selecione Células (alternativamente, pode-se clicar com o botão direito na seleção inteira e escolher Formatar Células no menu contextual). Na aba Número, sob a lista Categoria, ative a opção Texto e pressione o botão Ok.
De forma semelhante selecione a coluna G, e no menu Formatar ative Células. Na aba Número, sob a lista Categoria, ative a opção Contabilidade; se ainda não estiver selecionada, escolha a moeda Euro, defina 2 como casas decimais e pressione o botão Ok. Assim preparamos a coluna para receber dados monetários a serem alinhados em coluna.
Nesse ponto nossa lista de produtos está pronta. Para copiar o esquema criado para a segunda planilha, clique no quadrado de cruzamento dos cabeçalhos de linhas e colunas, como indicado na figura, para selecionar tudo, pressione CTRL+C para copiar para a área de transferência, vá para a planilha Fornecedor 2, selecione tudo novamente e pressione CTRL+V.
Outro método para criar cópias de nossas tabelas de produtos é posicionar o cursor na aba da planilha, clicar com o botão direito do mouse e no menu contextual selecionar Mover ou Copiar. Na janela que aparecer, marque a caixa Criar uma Cópia como na figura e pressione o botão OK.
Mas o que fazer quando nossos catálogos estão ativos há muito tempo, nossas planilhas com produtos de compra totalmente preenchidas, e adicionamos um novo fornecedor? Não se preocupe, com o Excel podemos lidar também com essa eventualidade. Vamos ao menu Inserir > Planilha de Trabalho e nomeie-a Fornecedor Adicionado.
Vamos para uma das planilhas já preenchidas, clique no quadrado de cruzamento das linhas e colunas para selecionar tudo e vá ao menu Editar > Copiar. Volte para a planilha Fornecedor Adicionado, selecione tudo, vá ao menu Editar > Colar Especial. Na janela de diálogo selecione Formatos para copiar apenas a formatação.
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Agora que terminamos de criar as fichas com os catálogos enviados pelos nossos fornecedores, vamos criar o catálogo “na hora”, ou seja, o final para nosso cliente, incluindo tanto o acréscimo que aplicaremos no preço para nosso lucro quanto o valor que indica ao cliente a incidência do IVA no total pago. Vamos para a planilha Lista de Preços para Clientes.
Primeiro criamos nosso cabeçalho de página importando nosso logo via menu Inserir > Imagem > De Arquivo e digitamos ao lado nossos dados. Depois pressionamos o botão Visualizar Impressão na Barra de Ferramentas. Com esta operação, o Excel mostrará as quebras de página tracejadas, para termos sempre claros os espaços para paginação.
Agora criamos caixas com fotos para os produtos em promoção na primeira página e organizamos os demais dados em uma tabela. Selecione horizontalmente as células e pelo menu Formatar > Células aplique uma borda. Importe a foto do produto pelo menu Inserir > Imagem > De arquivo. Escreva o nome do artigo e as diversas indicações, exatamente como na imagem.
Para o custo ao cliente digitamos = e clicamos na célula onde está escrito o preço do fornecedor: para um acréscimo de 30% digitamos *130/100 e pressionamos Enter, o mesmo procedimento para o preço com IVA. Na tabela digitamos = na primeira célula, clicamos e depois Enter na célula da planilha dos fornecedores. Mesmo cálculo para o preço, mas só na primeira linha: o resto, dados e cálculos, preencheremos por arraste.
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