Los aficionados al cine podrán tener su valiosa colección al alcance de un clic gracias a este tutorial y a Access.
Añádenos a tus fuentes preferidas.
Primero con las cintas VHS, ahora con los más recientes DVD, los aficionados al gran pantalla continúan recopilando títulos tras títulos de películas para sus valiosas videotecas. Una videoteca, al fin y al cabo, no es más que una base de datos, que un programa como Microsoft Access puede gestionar con gran facilidad. El primer paso a emprender para la creación de nuestro archivo de películas será la elección de los datos a conservar, o mejor dicho, qué campos deberemos crear.
Los datos mínimos para una videoteca que se respete son: el género, el título, el director, los principales intérpretes (al menos dos), el año y el país de producción, además de un espacio para eventuales notas adicionales. Dicho esto, posicionémonos en la pestaña Tablas y hagamos doble clic en el icono Crear una tabla en vista estructura. Se visualizará la tabla en modo estructura, en la cual llenaremos los campos con las correspondientes entradas arriba descritas.
Excepto el campo “Año”, que será de tipo Numérico dimensionado como Entero, todos los otros campos serán de Texto; dimensionando a 255 caracteres las “Notas”, a veinticinco los campos “Género” y “Nación” y a cincuenta caracteres los campos restantes. Terminada la preparación de la tabla, guardémosla aceptando la oferta de Access de nombrarla “Películas”, como la tabla, y rechazamos la creación de la clave primaria, ya que en esta base de datos no crearemos relaciones entre tablas.
Pasemos ahora a la pestaña Formularios donde crearemos la herramienta con la cual introduciremos los títulos de nuestra colección. Realicemos doble clic en Crear un formulario mediante un asistente y en el primer paso del asistente, con la tabla “Películas” ya asociada por defecto, pasemos todos los Campos disponibles: en el cuadro de Campos seleccionados haciendo clic en el pequeño botón central marcado con el doble símbolo mayor (>>).
En el segundo paso del asistente, como diseño elegiremos Tabular, configuración que permite visualizar varios registros (títulos de películas) simultáneamente. El tercer paso, relativo a los Estilos, nos lleva a elegir Estándar, tratando de ser el estilo que permite el mayor grado de elaboración del formulario y probablemente una mayor facilidad de lectura. Llegados al último paso, se nos propondrá “Películas” como nombre para el formulario.
Los asistentes de Access suelen dar resultados discutibles, pero en este caso estamos justo en lo mediocre. Para aclarar mejor la situación, la imagen relacionada presenta un formulario ya poblado de datos, y como se puede ver, es bastante difícil leer la información contenida en él. Es necesario modificar sustancialmente nuestro formulario. Pasemos a modo Estructura, clicando el botón correspondiente en la barra de herramientas, con forma de escuadra.
El problema más relevante es que los campos son de tamaño pequeño respecto a los nombres que deben contener. Por lo tanto, debemos empezar a aumentar el espacio disponible, ampliando la ventana del formulario. Dicha operación se realiza posicionando el puntero del ratón en uno de los lados de la ventana, hasta que se convierta en una flecha doble; en ese punto, manteniendo pulsado el botón izquierdo, desplazamos hacia la derecha o hacia la izquierda para agrandarla.
También deberemos aumentar, usando la misma técnica de la ventana, las dimensiones del Cuerpo del formulario (la superficie con cuadrícula poblada por los campos). Habiendo hecho esto, podríamos comenzar a ampliar los campos, o mejor las Cuadros de texto. Atención a no confundir entre Cuadros de texto y Etiquetas. Los Cuadros de texto corresponden a los campos de la tabla y visualizan los datos, mientras que las Etiquetas son el texto descriptivo del contenido del campo, es decir, los encabezados.
Para modificar o mover los Cuadros de texto y las Etiquetas, es necesario hacer clic sobre ellos, de modo que el borde quede resaltado y se le añada una serie de «manijas» (cuadraditos oscuros). Actuando en las manijas (el puntero del ratón se convierte en una flecha doble) es posible redimensionar los objetos a los que pertenecen, mientras que, con el puntero sobre el borde seleccionado (pero no en las manijas), este se convertirá en una «manita» que permitirá moverlos.
Antes de dar una forma definitiva a los campos, si consideramos insuficientes los 8 pt. predeterminados de los caracteres, para una correcta visualización aumentemos su tamaño. Para no tener que seleccionar un campo a la vez, seleccionémoslos todos en un solo paso, posicionando el puntero del ratón sobre la Regla horizontal, donde tomará la forma de una flecha apuntando hacia abajo, luego manteniendo pulsado, nos desplazamos hacia la derecha, hasta el final del Cuerpo del formulario.
Después de soltar el botón izquierdo, veremos Cuadros de texto y Etiquetas seleccionados. Desde la barra de herramientas podemos actuar en el botón Tamaño de fuente para aumentar el tamaño a 10. Los campos, tras esta modificación, podrían resultar bajos, por lo que, mientras aún están seleccionados, hacemos clic derecho sobre ellos y en el menú contextual correspondiente seleccionamos Tamaño > Al contenido. Así estaremos seguros de que todos tengan la misma altura.
En cuanto al ancho de los Cuadros de texto, deberemos realizar pruebas con nombres muy largos, como “Arnold Schwarzenegger”, para decidir su dimensionamiento. Tengamos en cuenta que, incluso teniendo un monitor con resolución de 1024×768 pt. (típico de 17 pulgadas con tubo de rayos catódicos), encontraremos dificultades para colocar todos los campos en una sola línea. En ese caso, el consejo sería mover el campo “Notas” a la fila siguiente.
La formateación de las Etiquetas, además de seguir nuestros gustos personales, debe atenerse a reglas de buena visualización (ergonómicas), por tanto con buen contraste entre el texto y el fondo. También una mejora de la Apariencia, por ejemplo Empotrado, mejora la legibilidad general. Para aplicar tales mejoras, seleccionemos todas las Etiquetas con un clic en la regla y en la barra de herramientas actuamos en los botones apropiados: Fondo, Color de fuente y Apariencia.
Como Cuadros de texto y Etiquetas de diferentes tamaños podrían no gustarnos, veamos cómo hacerlas iguales, operación que si se hace manualmente es bastante tediosa. Pero Access nos permite automatizar la operación. Seleccionemos simultáneamente los dos elementos y hagamos clic derecho sobre ellos. En el menú contextual seleccionamos Tamaño > Al más ancho. Probablemente, tras todas estas intervenciones, también habrá que ajustar los alineamientos.
Para alinear todas las etiquetas horizontalmente, seleccionémoslas y llamemos al menú contextual con un clic del botón derecho del ratón, luego seleccionamos Alinear > Arriba. Usemos la misma técnica para alinear entre sí Etiquetas y Cuadros de texto, eligiendo Alinear > A la izquierda (o a la derecha). Realicemos retoques finales consistentes en mover la Etiqueta llamada “Notas” a la izquierda del campo correspondiente y centrar el texto de las etiquetas.
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