Es probable que conozcas lo básico sobre lo que hace Microsoft Outlook y cómo usarlo. Utiliza estos consejos y trucos al iniciar sesión en tu cuenta y podrás hacer que tu experiencia con Microsoft Outlook sea mucho más agradable y productiva. Vale la pena señalar que las siguientes operaciones se realizaron en un dispositivo Mac utilizando la versión web de Outlook, por lo que es posible que encuentres ligeras variaciones cuando las pruebes tú mismo en un formato diferente en otro dispositivo.
Cómo limpiar tu bandeja de entrada de Outlook
Si eres como la mayoría de las personas, tu bandeja de entrada de Outlook está más desordenada de lo que te gustaría. En lugar de tomarte un día libre del trabajo para revisar tu bandeja de entrada y eliminar manualmente los mensajes innecesarios, puedes utilizar la ingeniosa función Limpiar para hacer el trabajo sucio por ti.
Limpiar elimina los mensajes redundantes para que puedas disfrutar de una bandeja de entrada ordenada y, al mismo tiempo, conservar la información que necesitas para futuras referencias. Haz clic en Limpiar en la parte superior de la ventana de Outlook en la sección Eliminar, y tendrás la opción de limpiar conversaciones, carpetas o carpetas y subcarpetas. Cualquier mensaje redundante se moverá a la carpeta Elementos eliminados, en caso de que temas perder algo esencial durante el proceso.
Cómo enviar respuestas automáticas en Outlook
La próxima vez que estés de vacaciones o demasiado ocupado para responder correos electrónicos, utiliza las respuestas automáticas para no dejar a nadie en espera y hacer que los demás sean conscientes de tu estado. Con una respuesta automática, Outlook enviará respuestas personalizadas, por lo que no tendrás que hacerlo tú.
Puedes seleccionar una hora de inicio y fin para las respuestas automáticas que se adapte perfectamente a tu apretada agenda y es la funcionalidad ideal para los adictos al trabajo que simplemente no pueden mantenerse alejados de su bandeja de entrada.
Puedes acceder a esta funcionalidad haciendo clic en Archivo, Información y Respuestas automáticas.
Realiza multitarea fácilmente con varias pestañas
¿Quieres ver tu calendario de Outlook para echar un vistazo a las próximas reuniones, tu bandeja de entrada para correos electrónicos urgentes entrantes y los archivos adjuntos para un acceso rápido? En lugar de hacer clic una y otra vez entre cada una de estas funciones de Outlook, puedes disfrutar de un acceso más fácil abriéndolas en varias pestañas. Aquí se explica cómo crear varias pestañas en Outlook:
- En el lado izquierdo de la ventana de Outlook, haz clic con el botón derecho en la función deseada (correo, calendario, contactos, archivos, etc.)
- Haz clic en Abrir en una nueva pestaña
Desde allí, puedes cambiar fácilmente entre pestañas sin tener que empezar de nuevo o esperar a que se cargue cada función.
Rastrea las diferencias de zona horaria en Outlook
El trabajo remoto es más popular que nunca y muchos equipos tienen trabajadores que viven en diferentes zonas horarias. Esto puede causar confusión al programar reuniones, enviar correos electrónicos o esperar respuestas, de ahí la necesidad de utilizar el Asistente de programación de Outlook para ver múltiples zonas horarias a la vez.
Para utilizar el Asistente de programación en Microsoft Outlook, haz lo siguiente:
- Abre el panel Calendario en Outlook
- Haz clic en Nuevo evento, y luego se abrirá una nueva ventana
- Haz clic en Asistente de programación
- Haz clic en el pequeño icono del globo terráqueo (cuando pases el cursor sobre él, dirá Zonas horarias)
- Utiliza tu zona horaria actual para un campo
- En el otro campo, busca la ciudad deseada ubicada en la segunda zona horaria
- Haz clic en Listo
Aunque se utilizarán varias zonas horarias para este evento, no te preocupes, ya que no se aplicarán a todo el calendario.
Cómo facilitar la programación en Outlook
El Asistente de programación en Outlook es útil cuando tus colegas se encuentran en diferentes zonas horarias, pero también facilita la organización de reuniones cuando todos tienen un horario apretado.
En lugar de enviar correos electrónicos, llamar o enviar mensajes de texto a tus colegas para intentar encontrar un hueco libre para organizar una reunión, utiliza el Asistente de programación para encontrar una apertura. Una vez que hayas creado una invitación en tu calendario y seleccionado a los compañeros que quieres que asistan, el Asistente de programación te mostrará el calendario de todos. Las horas en las que todos estén libres aparecerán en verde para que puedas elegir fácilmente el día y la hora más convenientes.
Ignora conversaciones que no te conciernen
¿Alguna vez has participado en un hilo de correo electrónico en el que algunos participantes seguían pulsando el botón Responder a todos? Si es así, esos continuos correos electrónicos entrantes que no te concernían probablemente te distrajeron/irrité y te hicieron imposible concentrarte en tu trabajo.
En lugar de tomar la ruta grosera y pedir a otros que dejen de usar la opción Responder a todos, puedes ignorar la conversación de la siguiente manera:
- Con el correo electrónico de intercambio abierto, haz clic en los tres puntos (…) en la barra de herramientas
- Desde esa configuración, haz clic en Ignorar
- Outlook te preguntará si deseas ignorar la conversación. Para ignorarla y evitar ese flujo interminable de molestas notificaciones, haz clic en Aceptar
Al ignorar una conversación, Outlook eliminará todos sus mensajes de todas las carpetas, excepto de Enviados. También se eliminarán todos los mensajes nuevos que provengan de esa conversación ignorada.
Otra opción es posponer una conversación. Puedes acceder a esta función menos permanente haciendo clic en los tres puntos (…) en la barra de herramientas del correo electrónico. Después de hacer clic en Posponer, se te dará la opción de silenciar la conversación hasta una fecha y hora específicas, para que puedas tomarte un respiro de esas distracciones pero seguir accediendo a la información si es necesario.
Cómo programar correos electrónicos en Outlook
Algunos creen que solo debes enviar un correo electrónico cuando esperas que el destinatario esté disponible para responder. Es decir, debes abstenerte de enviar un mensaje a un colega a medianoche, ya que probablemente esté durmiendo, no responderá y podría ofenderse o irritarse si ve que le escribes cuando está fuera de horario. Aquí es donde la programación de correos electrónicos en Outlook resulta útil, ya que puedes establecer la hora exacta a la que deseas que se envíe un correo electrónico.
Para evitar interrumpir el sueño o las vacaciones de un colega, haz lo siguiente para programar un correo electrónico en Outlook:
- Redacta el correo electrónico
- Junto al botón Enviar, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Enviar más tarde
- Selecciona la fecha y hora en que deseas enviar el correo electrónico
Por defecto, Outlook ofrecerá horas de envío programadas con intervalos de 30 minutos, pero también puedes introducir manualmente una hora exacta. Si necesitas encontrar un correo electrónico programado, mira en la sección Borradores.
Cómo utilizar el formato condicional en Outlook
¿Recibes tantos correos electrónicos cada día que te preocupa que los correos electrónicos esenciales se te escapen? Si es así, puedes vigilar los correos electrónicos esenciales utilizando la función de formato condicional de Outlook, ya que te permitirá personalizar mensajes específicos, para que destaquen entre la multitud en tu bandeja de entrada.
Por ejemplo, si sabes que recibirás mensajes de un nuevo cliente que no puedes perderte, puedes cambiar su fuente, para que no se pierdan en un mar de «basura» de otros remitentes. También puedes crear una regla para que cualquier mensaje con una palabra específica en la línea de asunto, como «Factura», aparezca en un color o formato diferente. Para ver todas las configuraciones de formato condicional a tu disposición en Outlook, haz clic en Ver en la parte superior de la ventana, seguido de Configuración de visualización.
Sé el primero en comentar