Come utilizzare Excel per la gestione dei progetti

La gestione dei progetti è una parte essenziale di qualsiasi processo di sviluppo software. Per mantenere la tua squadra organizzata, potresti non dover cercare oltre Microsoft Excel. In questa guida, sveleremo alcune delle funzionalità più preziose di Excel per la gestione dei progetti e condivideremo consigli per sfruttare al meglio il versatile software di fogli di calcolo. Sia che tu sia un project manager esperto, uno sviluppatore che ha bisogno di tracciare progressi, bug e attività, o che tu stia iniziando, scoprirai come Excel può aiutarti a gestire i tuoi progetti in modo più efficace con un costo minimo.

Quando utilizzare Excel per gestire i progetti

Con così tanti software di gestione dei progetti disponibili sul mercato, potresti chiederti perché o quando dovresti utilizzare Microsoft Excel. Ecco alcuni motivi per cui Excel potrebbe funzionare come strumento di gestione dei progetti per le tue esigenze:

1. Se sei un singolo sviluppatore o fai parte di una piccola squadra:
   • Excel può fornire le basi necessarie per gestire progetti di questo tipo senza sovraccaricare l’utente con funzionalità avanzate che potresti non utilizzare mai.
2. Se desideri una soluzione semplice con una curva di apprendimento molto bassa:
   • Alcuni software di gestione dei progetti sono carichi di funzionalità, ma richiedono anche molto tempo per l’addestramento e l’apprendimento del software. Con Excel, i project manager possono scegliere semplici fogli di calcolo che soddisfano le loro esigenze e riempirli con dati per creare elenchi di attività, tracciare ore/inventario e altro ancora.
3. Se tu o la tua squadra di sviluppo software avete un budget limitato:
   • A seconda delle dimensioni della squadra e delle funzionalità offerte, alcuni software di gestione dei progetti possono costare migliaia di euro al mese e incidere sui tuoi profitti. Con Excel, puoi ottenere le funzionalità essenziali di gestione dei progetti di cui la tua squadra ha bisogno con un investimento minimo. Se la tua organizzazione ha già accesso a Microsoft Office, puoi utilizzare virtualmente Excel gratuitamente. In caso contrario, puoi acquistare l’accesso con un abbonamento a Microsoft 365 che include Excel, Word, PowerPoint, OneDrive e Outlook, a partire da 6,99 € al mese.

Puoi approfondire questa recensione di Microsoft Office 365 per saperne di più.

Quando utilizzare alternative a Excel per gestire i progetti

Microsoft Excel è la soluzione ideale per la gestione dei progetti per ogni squadra? Certo che no, ed è per questo che esistono molte altre alternative software di gestione dei progetti. Ecco una breve lista di motivi per cui potresti preferire il software di gestione dei progetti rispetto a Excel, seguita da una spiegazione più dettagliata:

1. Se hai più di cinque dipendenti che lavorano su un progetto:
   • Il software di gestione dei progetti ha il sopravvento su Excel per squadre con più di cinque dipendenti o che sono in continua crescita. Più la tua squadra cresce, più parti in movimento avrà, rendendo difficile gestire i progetti con i semplici fogli di calcolo di Excel man mano che aggiungi componenti. Un esempio perfetto di quando potresti superare Excel è se devi gestire molti dati. Man mano che i dati crescono e i tuoi fogli di calcolo diventano ingestibili, trovare informazioni essenziali può richiedere molto tempo. E se devi condividere quei dati con stakeholder esterni, potrebbero considerare lo stile di presentazione di Excel troppo datato o inefficiente.
2. Se la tua squadra lavora con grandi set di dati:
   • Excel può aiutare con calcoli di base, ma il software di gestione dei progetti potrebbe essere la scelta migliore man mano che la tua squadra e i tuoi progetti crescono e i calcoli diventano più complessi. Anche il più piccolo errore di immissione dei dati in Excel potrebbe portare a risultati inaccurati che mandano il tuo progetto in crisi. Per essere prudenti, un software di gestione dei progetti che rende quasi automatica l’immissione dei dati e offre calcoli senza soluzione di continuità potrebbe essere più adatto.
3. Se desideri funzionalità aggiuntive, come viste, diagrammi di Gantt, strumenti di collaborazione integrati o integrazioni di terze parti:
   • I project manager potrebbero scegliere il software di gestione dei progetti rispetto a Excel se desiderano accedere a funzionalità aggiuntive. Mentre offriremo esempi di come Excel possa aiutarti a gestire i progetti, potresti volere di più di quanto possa offrire per godere di funzionalità aggiuntive come la gestione delle offerte, il monitoraggio dei lavori, ecc. E se la collaborazione della squadra è fondamentale, allora potresti sicuramente cercare un software di gestione dei progetti invece di Excel, poiché l’offerta di Microsoft è carente in questo settore.
4. Se le tue attività richiedono calcoli complessi:
   • Excel può aiutare con calcoli di base, ma il software di gestione dei progetti può essere la scelta migliore man mano che la tua squadra e i tuoi progetti crescono e i calcoli diventano più complessi. Anche il più piccolo errore di immissione dei dati in Excel potrebbe portare a risultati inaccurati che mandano il tuo progetto in crisi. Per essere prudenti, un software di gestione dei progetti che rende quasi automatica l’immissione dei dati e offre calcoli senza soluzione di continuità potrebbe essere più adatto.
5. Se Excel ha un impatto negativo sul tuo bilancio:
   • Le difficoltà di utilizzo del software di fogli di calcolo, come mancare le scadenze o lasciare sfuggire compiti vitali, potrebbero significare che è il momento di passare a un software di gestione dei progetti più avanzato che ottimizza i processi di lavoro e riduce gli errori.

Alcuni dei migliori strumenti di gestione dei progetti che consigliamo includono:

• Asana
• Wrike
• Monday
• Nifty
• Microsoft Project

Come gestire i progetti con Excel

La gestione dei progetti coinvolge la pianificazione, l’organizzazione e il tracciamento di attività, risorse, tempi e budget. Microsoft Excel è uno strumento potente che può essere utilizzato per gestire progetti di tutte le dimensioni e complessità, anche se funziona meglio per squadre e progetti più piccoli. Dalla creazione di piani di progetto e tempi di realizzazione al tracciamento di budget e milestone, Excel può aiutare i project manager a rimanere organizzati e sulle tracce durante l’intero ciclo di vita del progetto. Ecco alcune modalità in cui puoi utilizzare Excel per la gestione dei progetti:

Creare elenchi di attività nel tuo foglio di calcolo

Puoi creare semplici elenchi di cose da fare in Excel per gestire le tue attività quotidiane come project manager. Oppure puoi utilizzare il software di fogli di calcolo per creare un elenco di attività (o scaricare un modello) per la tua squadra al fine di tracciare i loro progressi e garantire che tutto venga completato come previsto.

Gli elenchi di attività di Excel possono essere estremamente semplici o sorprendentemente avanzati. Per adottare la strada più semplice, crea un foglio di calcolo contenente tutti i dettagli necessari, come il nome dell’attività, l’assegnatario, la descrizione, la data di scadenza, le risorse necessarie e così via. All’estremo opposto dello spettro ci sono elenchi di attività più avanzati con automazione.

Mappare i piani di progetto con i diagrammi di Gantt

Creare un diagramma temporale visivo in Excel e mappare i piani di progetto può diventare un gioco da ragazzi. Puoi creare uno degli strumenti di gestione dei progetti più popolari, il diagramma di Gantt, in Excel per mappare le attività e ottenere un’istantanea immediata delle date di inizio, della durata e di come si confrontano tra loro in termini di importanza.

Se hai esperienza con Excel, puoi creare il tuo timeline personalizzato da zero. In caso contrario, puoi scegliere la strada più semplice e scaricare un modello. Excel dispone di molti modelli di timeline, diagrammi di Gantt, ecc., che puoi scaricare per ottenere la funzionalità di cui hai bisogno con uno sforzo minimo.

Tracciare i progetti

I project manager possono tracciare il progresso in Excel creando un foglio di calcolo con colonne per il nome del progetto, l’attività, l’assegnatario, la durata, il budget, ecc. Puoi visualizzare ogni campo per capire se il tuo progetto è in linea o dove manca, in modo da poter apportare gli aggiustamenti necessari per evitare problemi che possono ritardare la consegna. E, sebbene uno sguardo al tuo foglio di calcolo possa fornire una visione di base del progresso del progetto, puoi migliorare la situazione utilizzando i tuoi dati per creare grafici accattivanti e facili da comprendere che semplificano la comprensione della situazione e possono essere condivisi con gli altri.

Tracciare le risorse in Excel

Che si tratti di personale, di attrezzature o di materiali fisici da tenere d’occhio, Excel può aiutare con la gestione delle risorse. Crea un foglio di calcolo per tenere traccia di tutte le risorse del tuo progetto o suddividile in più fogli. Indipendentemente dal modo in cui lo fai, Excel può assicurarsi che le risorse del tuo progetto non si disperdano quando ne hai più bisogno.

Tracciare il tempo e le schede di tempo

Excel rende incredibilmente facile tracciare il tempo, che tu voglia creare o scaricare schede di tempo già pronte o vedere quanto tempo impiega per completare specifiche attività. In questo modo, il software può aiutare i project manager a garantire che le loro squadre siano efficienti e può anche aiutare con la fatturazione, soprattutto se i clienti pagano a ore. Anche se semplice, il tracciamento del tempo in Excel può consentire stime più accurate dei tempi di progetto e delle previsioni relative ai deliverable.

Creare un budget di progetto con Excel

Non è un segreto che Excel sia ideale per fare calcoli, e i project manager possono utilizzare il software per creare budget con relativa facilità per progetti di piccole e medie dimensioni. Man mano che ti avvicini a progetti più grandi e complessi, potresti trovare che le capacità di budgeting di Excel sono limitate. In caso contrario, il software dovrebbe essere sufficiente per tenere traccia dei ricavi rispetto alle spese e persino per aggiungere alcuni dettagli per facilitare la gestione delle finanze del tuo progetto.

Reporting

Excel ha capacità di reporting che possono aiutare anche i project manager. Una volta inseriti tutti i dati, puoi creare analisi e report personalizzati per valutare le prestazioni del progetto. Anche se la generazione di report in Excel potrebbe non essere altrettanto semplice come con altri software di gestione dei progetti, la capacità è presente.

Conclusioni sull’utilizzo di Excel per la gestione dei progetti

In questa guida abbiamo esaminato casi in cui avrebbe senso utilizzare Excel come strumento di gestione dei progetti, tra cui se sei uno sviluppatore singolo o in una piccola squadra, se desideri una soluzione PM semplice da usare e impostare o se la tua squadra ha un budget limitato. Abbiamo anche discusso delle situazioni in cui sarebbe più logico utilizzare gli strumenti tradizionali di gestione dei progetti. Questi includono scenari in cui hai una squadra più grande o in crescita, desideri maggiori integrazioni di terze parti e funzionalità o se hai grandi set di dati che richiedono una solida interfaccia utente.

Abbiamo parlato anche dei modi con cui è possibile utilizzare Excel come software di gestione dei progetti, tra cui la creazione di report, il tracciamento del tempo, la gestione del budget, la gestione delle attività e il monitoraggio delle risorse e dei progetti.

Infine, abbiamo elencato alcune alternative a Microsoft Excel per la gestione dei progetti, tra cui Asana, Wrike, Monday, Nifty e Microsoft Project.