Organizzare un'enoteca con Access

La realizzazione di un database è uno degli argomenti più complessi dell'intero mondo informatico, vediamo come i modelli di Access possano renderci il lavoro più semplice nell'ambito dell'organizzazione di un'enoteca.
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La creazione di un database semi-professionale che gestisca un’enoteca, come preannunciato, è una trattazione abbastanza complessa. Fortunatamente, però, Access mette a disposizione dei modelli di partenza da poter personalizzare secondo le nostre esigenze, senza doverci preoccupare di dover creare un database da zero se non ne abbiamo le competenze.

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Nell’immagine al punto precedente vediamo la schermata che ci appare quando avviamo Access. Facciamo quindi clic sulla voce del menu indicata dalla freccia, in modo attivare il comando per la creazione di un nuovo database.  Si aprirà la finestra di dialogo che vediamo nella figura, dove selezioneremo il modello di Gestione Inventario che personalizzeremo successivamente.

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Nella schermata seguente,  Access ci chiede in quale directory desideriamo salvare il nostro lavoro. Di default ci verrà mostrata la cartella Documenti, con il nome del modello che abbiamo utilizzato. Diamo un nome al database, scegliamo il percorso di salvataggio e premiamo su OK per passare alla prossima videata.

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Qui vediamo già elencate le caratteristiche del nostro database: informazioni su prodotti, su fornitori, su dipendenti, sull’inventario, sugli ordini e sulle categorie. E’ facile comprendere come il wizard ci abbia tolto l’80% del lavoro rispetto a dover creare il progetto da zero! Già ora potremmo premere su fine per creare il database, facciamo clic però su avanti, per verificare se le tabelle necessitino personalizzazioni.

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Questa schermata ci mostra l’elenco delle tabelle disponibili al momento della creazione. Il concetto di tabella potrebbe risultare complesso a chi si sta appena avvicinando ai database.  Per renderne più semplice la comprensione potremmo paragonare il database ad una classica cartella di archivio, dove ogni tipo di informazione è scritto su di un foglio diverso. Ecco, questi fogli sono le tabelle.

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In linea teorica sarebbe possibile creare il tutto con un unica tabella, suddividere però i dati per tipologia permette una più semplice organizzazione ed una esecuzione più veloce del database e delle operazioni che vi effettueremo successivamente, siano esse di inserimento, di modifica o di interrogazione. Come potete vedere dalla schermata, ogni tipologia di dati che compone la tabella è chiamata campo.

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Dopo questa breve spiegazione, controlliamo che la composizione di default delle varie tabelle abbia attivati tutti i campi che ci occorrono e, qualora non lo siano, facciamo clic nel quadratino corrispondente per far apparire il segno di spunta. Nel nostro caso abbiamo attivato i campi relativi ad indirizzo di posta elettronica e condizioni di pagamento sia per i fornitori che i dipendenti.

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Una cosa molto importante è che non disattiviate mai il campo IDnometabella che trovate in ogni tabella. Questo tipo particolare di campo altro non è che un contatore che incrementerà all’inserimento di ogni nuovo record (ovvero il gruppo di dati corrispondente al riempimento di tutti i campi). Il campo ID sarà fondamentale ai fini di creare relazioni tra le varie tabelle.

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Siamo quasi alla fine della nostra autocomposizione, non ci resta che scegliere nella finestra di dialogo quale sarà l’aspetto grafico del database. Possiamo selezionare uno ad uno i vari stili e vederne l’anteprima nel riquadro accanto all’elenco. Scegliamo quello che preferiamo e facciamo clic nuovamente su Avanti.

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Stessa cosa nella finestra successiva: qui dobbiamo scegliere l’aspetto visivo delle stampe dei Report. Questi non sono altro che una sorta di “riassunto” di ciò che contiene il database, svolgono calcoli e ci presentano in modo ordinato una grande quantità di dati. Potremmo, ad esempio, voler visualizzare e stampare un report sul rapporto di spese e guadagni per tipologia di vino o per fornitore.

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Nella penultima finestra del wizard ci viene infine chiesto quale sia il nome del progetto. Qui, se lo desideriamo, è possibile indicare ad Access un immagine da inserire nei report per personalizzarli ad esempio con il nostro logo.  Facciamo clic quindi sulla casella immagine in modo da attivare il segno di spunta, premiamo sul pulsante sottostante e scegliamo il file dal nostro Hard Disk.

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Abbiamo terminato: l’ultima finestra, prima che il database sia creato, ci chiede semplicemente se vogliamo aprirlo subito. Naturalmente la nostra risposta sarà sì. Una volta premuto su fine l’inventario della nostra enoteca sarà creato, ed a seconda della potenza del nostro PC potrebbero volerci anche alcuni minuti. Al termine saremo chiamati ad inserire i dati della nostra azienda.

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Quella che vedete è la finestra di comandi principale, attraverso la quale svolgeremo la maggior parte delle operazioni di modifica ed inserimento dei dati. Tramite questi comandi riempiremo agevolmente il database: ogni pulsante di inserimento/modifica aprirà una Maschera dove ci sarà richiesto di riempire i vari campi che compongono ogni record.

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Oltre alla finestra di comandi abbiamo anche quella del database vero e proprio attraverso la quale gestiamo tutte le modifiche strutturali che necessitiamo apportare. Possiamo aggiungere altre tabelle, modificarne i campi, creare nuovi report e personalizzare quelli già esistenti, nelle opzioni e nel layout. In questa immagine, vediamo evidenziata la sezione Query.

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La Query altro non è che un modo complicato per chiamare quella un interrogazione al database. Qui vediamo la finestra di creazione guidata Query: nell’elenco tabelle abbiamo selezionato Fornitori e nei campi la città. Questo ci permetterà di trovare tutti i fornitori presenti in una determinata provincia. Possiamo creare vari tipi di query, da poter richiamare successivamente dalla relativa sezione nella finestra del database. Buon lavoro!

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