Organizzare matrimonio e lista nozze con Excel

Un memorandum creato con Excel per non dimenticare l’andamento della lista nozze, appuntamenti, costi e dettagli associati alla preparazione di uno degli eventi più importanti della vita: il matrimonio.

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Questo foglio di calcolo intende rendere sistematica un’attività che solitamente è ricca di appuntamenti e che, non bisogna dimenticarlo, espone finanziariamente una coppia: il matrimonio. Dopo una rapida selezione delle attività, si procederà a definire i dettagli, incorporando ogni mansione separata in aree distinte, comprensive di colonne per definire i budget e celle dove riportare date da non dimenticare. Una sintesi di queste informazioni aiuterà gli sposi a non perdersi tra eventi e costi.

Matrimonio, 1

Entriamo subito nel vivo e creiamo il contesto grafico all’interno del quale inserire le tabelle con le voci relative alle attività di preparazione di un matrimonio. Costruiamo prima di tutto un’intestazione al nostro foglio di calcolo. Coloriamo di bianco le celle dalla A1 alla F125, giusto per creare uno sfondo omogeneo. Poi selezioniamo le celle, infine, clicchiamo sull’icona Colore Riempimento e scegliamo il bianco. Lo stesso si deve fare, in rosso, con le celle da A1 a E1.

Matrimonio, 2

Adesso uniamo le celle colorate in precedenza di rosso. Si devono selezionare con il mouse, poi occorre scegliere la voce Celle nel menu Formato. Nel menu Allineamento, tra le voci Controllo testo, si devono attivare sia Testo a Capo, sia Unione Celle. Ora si può scrivere all’interno il titolo del nostro foglio, avendo cura di definire – sempre nel menu Formato, Celle, ma questa volta Carattere – un Tipo di Carattere e una Dimensione significative (per esempio, Monotype Corsiva, 36).

Matrimonio, 3

Dopo avere allineato al centro il testo (scegliendo l’icona Centra, relativa alla formattazione dei paragrafi) è il momento di aggiungere un’immagine. Questa deve già essere pronta: si seleziona prima la cella F1, poi nel menu Inserisci la voce Immagine, infine Da File. Comparirà la finestra per sfogliare le risorse del Pc. Una volta trovata l’immagine si seleziona. Poi si clicca Inserisci. Nel foglio Excel l’immagine sarà un oggetto embedded, ovvero farà parte integrante del file.

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Se si clicca sull’immagine inserita comparirà automaticamente una palette per la modifica delle caratteristiche. Con questa è possibile aumentare o diminuire il contrasto o la luminosità, ritagliare, ruotare o contornare con dei bordi l’immagine, oppure impostare un colore come trasparente. In alternativa, per variare le opzioni dell’immagine, si può scegliere, una volta cliccato il tasto destro del mouse, la voce Formato Immagine che permette anche altri ritocchi.

Matrimonio, 5

Impostiamo ora le tabelle sotto il titolo. Per evidenziare i costi totali creiamo una doppia linea che conterrà i valori più importanti del foglio. Per creare tali linee si deve selezionare un numero di celle pari alla larghezza dell’area prevista, poi cliccare in Formato Cella, il menu Bordo. Qui si sceglie in Personalizzato, il trattino basso e sotto la voce Colore, si apre il menu a tendina e si seleziona un colore (rosso). Si ripete poi la stessa operazione per la riga successiva.

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Le due righe rosse create includeranno alla fine i totali delle spese previste e di quelle reali. Dopo avere scritto in quale celle di desidera vedere visualizzati tali importi si formatta le celle con un metodo personalizzato che porrà automaticamente il simbolo dell’euro davanti alle cifre. Si fa così: si selezionano le celle, poi Formato, Celle, Numero. Qui si opta per la scelta Valuta, lasciando due cifre in Posizioni decimali e il simbolo dell’euro nella voce Simbolo.

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Ora si passa alle tabelle vere e proprie, che conterranno classi di attività o contesti di spesa. La prima riguarda l’«Abbigliamento». Come per il passo 6 si creano linee di separazione che arginano la sequenza di argomenti, poi si aggiungono le voci «Spese stimate», «Spese effettive», «Note», «Appuntamenti correlati» e «Data». Si inseriscono le voci di spesa, si quadretta e si colorano i bordi delle celle, usando il menu Formato, Celle, Bordo.

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Serve ora il calcolo dei totali parziali per le spese di «Abbigliamento». Si aggiunge una nuova linea di separazione come nel passo 6. Nella prima cella si scrive «Totale Abbigliamento». Nelle celle corrispondenti alle colonne delle spese stimate e effettive si aggiungono due formule del tipo «=SOMMA([Q][x]:[Q][y])», dove [Q] è la colonna, mentre [x] e [y] sono la riga iniziale e finale delle voci di spesa. Come per il punto 7 è opportuno formattare il contenuto di queste celle come Valuta.

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Oltre alle spese ci sono altre questioni associate agli articoli elencati. Si tratta di appuntamenti e notazioni. Le celle corrispondenti devono essere formattate in maniera da permettere una corretta registrazione dei dati. Per le celle nelle colonne «Appuntamenti» e «Note» è necessario selezionare in Formato, Celle, Allineamento, la voce Testo a Capo, mentre per le celle nella colonna «Data», sempre in Formato, Celle, ma nel menu Numero, si deve scegliere Data.

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Ora, compreso il meccanismo usato per definire un argomento, è necessario replicare le operazioni di formattazione delle tabelle, di inserimento delle voci di spesa e di sommatoria parziale di spesa, per tutti gli altri temi. Tra le voci che aggiungiamo ci sono «Decorazioni», «Regali», «Fiori», «Musica», «Fotografie», «Ricevimento», «Stampe», «Trasporti» e «Varie», ma ciascuno, in base alla propria idea di matrimonio può togliere o aggiungere nuovi capitoli di spesa.

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Per evitare di riformattare le tabelle da capo si può copiare e incollare la prima, avendo cura poi di cambiare le voci interne. Attenzione: quando si incolla deve essere selezionato uno spazio (misurato in celle) uguale a quello di origine. Una volta copiata la tabella, si possono aggiungere e togliere righe intere: dopo avere selezionato una riga, basta usare i comandi CTRL+ e CTRL-. Nota bene: le formule si adattano automaticamente ai numeri di riga nuovi.

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È venuto il momento di tirare le somme. Riprendendo la parte alta del foglio si devono inserire due formule nelle celle in cui si è prevista la pubblicazione delle spese totali stimate e di quelle effettive. Una volta selezionata la cella, occorre immettere nella linea di comando per le funzioni la dicitura «=SOMMA(», seguita dalla sigla delle celle relative ai totali parziali, separate da un «+». Terminato l’inserimento degli addendi, si chiude la formula con una parentesi «)».

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Non resta che stampare il foglio. È necessario, però, impostare la pagina: si sceglie nel menu File, la voce Imposta Pagina. Nel menu Pagina occorre selezionare in Orientamento la voce Verticale. Nel menu Margini, invece, si può fare in modo di guadagnare spazio abbassando i valori associati a Intestazione e Piè di Pagina, visto che nel nostro foglio di calcolo sono vuoti. Volendo, anche gli altri margini possono essere ridotti per ricavare altro spazio di stampa.

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Infine la stampa. Un ultimo dettaglio, però: l’anteprima. Serve, infatti, per vedere se le celle formattate stanno nei margini di stampa. Nel menu File si deve scegliere la voce Anteprima di stampa. A questo punto si può visionare nell’Anteprima interruzioni di pag, come verranno suddivise le pagine. Per correggere eventuali asimmetrie o spazi bianchi si può tornare nell’impostazione dei margini della pagina, oppure editare il foglio di calcolo per stringere o allargare alcune colonne.

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