Gestione delle bollette con Excel

Ho già pagato la bolletta del telefono? Quando scade quella dell’energia elettrica? Domande che almeno una volta tutti ci siamo posti. Possiamo tenere tutto in ordine grazie a Excel.

Per prima cosa prepariamo il foglio di lavoro che conterrà il prospetto delle nostre bollette. Eliminiamo Foglio3 (che viene creato automaticamente per ogni nuovo foglio di lavoro) e rinominiamo Foglio1 in Bollette e Foglio2 in Statistiche. Nel primo foglio inseriremo le bollette ricevute, nel secondo una tabella pivot che ci permetterà di osservare l’andamento dei consumi nei vari periodi dell’anno.

Cominciamo dal foglio che abbiamo denominato Bollette. Dobbiamo preparare almeno cinque colonne: Bolletta, Periodo, Importo, Scadenza, Pagamento. Nella prima colonna memorizzeremo il tipo di bolletta (es. “ENEL”); nella seconda il periodo di riferimento (“gen/feb 2003”); nella terza l’importo; nella quarta la data di scadenza; nella quinta quella in cui il pagamento è effettivamente avvenuto. Semplice, no?

Inseriamo alcuni dati di esempio. Possiamo inventarli, avendo cura di scegliere date e importi plausibili, oppure possiamo pescare in un cassetto polveroso per essere certi di avere un quadro realistico della situazione. Anche se questa fase è noiosa e richiede un minimo di attenzione ci permette da subito di sperimentare le funzioni più evolute del nostro foglio di lavoro e di controllare che le formule siano corrette.

Cominciamo a complicare leggermente le cose: ora vorremmo che Excel ci segnalasse quanti giorni rimangono alla scadenza. Come possiamo calcolarlo? Inseriamo una colonna chiamata GAS (Giorni Alla Scadenza) e inseriamo nella prima cella la formula: =$D2-OGGI() che fornisce esattamente il numero di giorni che mancano alla scadenza della bolletta (o un numero negativo, se è già scaduta, o zero se scadrà in giornata).

Copiamo la formula lungo tutta la colonna. Questa impostazione è poco leggibile perché non tiene conto delle bollette già pagate. Inseriamo una nuova colonna, Stato, con la formula =SE($E2<>””; “Pagata”; $E2). La ricerca delle bollette viene già notevolmente semplificata, ma ragionare in termini di numeri relativi è scomodo anche per chi ha una certa familiarità con l’algebra. Vediamo come migliorare ulteriormente.

Modifichiamo la terza parte dell’istruzione SE in modo che si comporti diversamente per i numeri positivi e negativi: =SE($E2<>””; “Pagata”; SE($F2<0; “Scaduta da ” & (-$F2) & ” giorni”; “Scade tra ” & $F2 & ” giorni”)). Sembra complicato, ma ci permette di distinguere prima tra bollette pagate e non, poi tra quelle scadute e quelle in scadenza. La complessità della formula è ripagata dalla facilità di lettura.

Ci chiediamo se possiamo rendere ancora più chiaro il nostro schema. Proviamo a evidenziare le scritte con la formattazione condizionale. Selezioniamo la prima cella della colonna Stato e poi andiamo al menu Formato/ Formattazione Condizionale. La finestra di dialogo Formattazione Condizionale permette di inserire al più tre condizioni logiche e di associare loro diversi stili. Questa tecnica permette di evidenziare situazioni particolari.

Cominciamo dalla condizione più semplice: le bollette pagate. Selezioniamo dalla prima tendina “Il valore della cella è”, dalla seconda “Uguale a” e inseriamo nella terza la parola “Pagata”. Poi, premendo il pulsante Formato, scegliamo lo stile che più si adegua al caso. La scelta dello stile si effettua (quasi) esattamente come si farebbe dal menu Formato. Alcune opzioni sono assenti (Numero, Allineamento, Protezione), ma non ci serviranno.

Dalla finestra di dialogo Formato Celle si possono impostare bordi, sfondo e stile del carattere delle celle. In questo caso un verde chiaro, tranquillizzante e leggibile, dovrebbe andare. Per vedere l’effetto della nostra modifica facciamo click su OK: se nella cella è presente la parola “Pagata” il colore del testo dovrebbe cambiare. Un ulteriore passo avanti nella chiarezza rappresentativa. Ora occupiamoci delle due condizioni rimaste.

Apriamo la finestra di Formattazione condizionale come da punto 8. Facendo click su Aggiungi>> inseriamo un’altra condizione per gestire il caso in cui la bolletta non sia ancora scaduta. Stavolta preferiamo usare una formula per individuare più chiaramente la situazione e quindi selezioniamo “La formula è” e inseriamo al lato =$F2>=0 e formattiamo con un arancione, magari grassetto, che ispiri sollecitudine.

Prima di chiudere la finestra aggiungiamo un’altra condizione basata sulla formula =$F2

Ora nella colonna avremo il nostro testo colorato opportunamente a seconda delle situazioni e sarà facile accorgersi delle anomalie a colpo d’occhio. A questo punto non occorre più che la colonna GAS sia visibile e possiamo nasconderla clickando col tasto destro sull’intestazione e poi scegliendo Nascondi. Continuerà a essere usata nelle formule ma non occuperà spazio utile. Per ripristinarla basterà usare il comando Scopri.

Per migliorare ancora la funzionalità del documento possiamo usare i comandi di ordinamento dal menu Dati. Per prima cosa selezioniamo la nostra tabella (intestazioni comprese). Poi usiamo il comando Dati/ Ordina e scegliamo GAS con Ordine Decrescente. Facendo click sul pulsante OK vorremmo che le nostre bollette con scadenza più vicina fossero spostate in cima alla tabella.

Purtroppo però saranno mescolate con quelle già pagate. Per risolvere questo problema usiamo nuovamente il comando Ordina dal menu Dati e modifichiamo il criterio di ordinamento: per primo inseriamo Pagamento/Crescente, per secondo GAS/Crescente. In questo modo le bollette già pagate si troveranno in cima alla lista e sotto ci saranno, in ordine di morosità, le altre. La pazienza necessaria per raccogliere i dati è ripagata.

Per l’analisi dei dati non c’è niente di meglio di una tabella pivot. Selezioniamo Dati/ Rapporto Tabella Pivot e indichiamo come area di origine la tabella nel foglio Bollette e come destinazione il foglio Statistiche. Inseriamo poi in colonna il tipo di bolletta, in riga il periodo e al centro l’importo. L’uso di questo strumento richiede un minimo di esperienza, ma fornisce una serie di prospettive molto interessanti e tra loro facilmente intercambiabili.

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