17 ottobre 2017

Correzione automatica di errori con Word, come fare

Come fare per impostare la correzione automatica con Word? Ecco un tutorial per imparare ad usare questo stratagemma che eviterà di stampare o consegnare documenti con errori.

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Word è in grado di assisterci, in modo abbastanza valido, nel rilevamento di tutti quegli errori ortografici e grammaticali in cui la fretta, la distrazione o anche una tastiera diversa dal solito possono farci incorrere anche se siamo perfettamente padroni della nostra capacità espressiva scritta.  Cominciamo con un’occhiata al menu STRUMENTI / OPZIONI CORREZIONE AUTOMATICA.

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Dalla scheda CORREZIONE AUTOMATICA possiamo impostare i parametri per l’inserimento appropriato (o la rimozione) delle maiuscole. Invece nella sezione SOSTITUISCI IL TESTO DURANTE LA DIGITAZIONE possiamo aggiornare l’elenco delle abbreviazioni più usate e degli errori più comuni, che Word sostituirà automaticamente con le parole e i simboli corretti.

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Nella scheda GLOSSARIO possiamo modificare l’elenco delle formule di uso più comune nella redazione di documenti che Word ci suggerirà durante la digitazione. Iniziando a scrivere, per esempio, “Alla”, ci verrà proposta la formula “Alla cortese attenzione”. Basterà premere INVIO per completarla. Tale meccanismo (completion in Inglese) è presente anche in molti altri editor.

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Lo strumento più comodo e immediato per verificare l’ortografia è certamente il CONTROLLO ORTOGRAFICO DURANTE L A DIGITAZIONE. Per attivarlo bisogna ricorrere alla scheda ORTOGRAFIA E GRAMMATICA della finestra di dialogo OPZIONI che possiamo richiamare dal menu STRUMENTI. Ora Word, come la maestrina dalla penna rossa, sottolineerà i nostri errori con una riga ondulata.

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Ma come fa Word a sapere che una parola è scritta in modo errato? Cercandola nei dizionari che ha a disposizione. Durante l’installazione di Word è possibile scegliere quali lingue includere, ma è possibile aggiungerne in ogni istante, anzi sarà Word stesso a suggerirlo all’occorrenza. Anche le impostazioni dei dizionari possono essere cambiate dalla stessa scheda utilizzata al punto 4.

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Come è possibile gestire un documento che contenga anche sezioni in altre lingue? Possiamo specificare la lingua di ciascuna parte del documento selezionandola e usando il menu STRUMENTI / LINGUA / IMPOSTA LINGUA. Dalla stessa finestra è possibile impostare il riconoscimento automatico: dopo alcune parole Word cercherà di indovinare in che lingua è scritto il paragrafo.

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Per lavorare in alcuni ambiti, tra cui quello informatico, è frequente l’uso di dizionari ad hoc contenenti i termini tecnici. Questi DIZIONARI PERSONALIZZATI possono essere attivati, disattivati, creati e modificati tramite la stessa scheda del punto 4. Possiamo per esempio inserire il termine “online” per evitare che Word lo rimpiazzi automaticamente con un improbabile “ondine”.

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Per creare un nuovo dizionario personalizzato scegliamo NUOVO e scriviamo il nome del file .DIC che conterrà il nostro elenco di lemmi. Selezioniamolo dall’elenco e facciamo click su MODIFICA. Inseriamo i termini uno alla volta, avendo cura di rimuovere quelli digitati erroneamente. Attivando il dizionario scopriremo che Word non sottolinea più le nuove parole apprese.

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Attivare la correzione automatica durante la digitazione può rendere più pesante l’inserimento del testo, specie su macchine datate con documenti molto complessi. Però rinunciare al contributo di Word può costare brutte figure. Si può però effettuare la correzione automatica al termine della realizzazione del documento, tramite STRUMENTI / CONTROLLO ORTOGRAFIA E GRAMMATICA.

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Lo stesso risultato si può ottenere tramite il tasto F7 o tramite il pulsante “ABC√” della barra degli strumenti Standard. Word inizierà la scansione del documento e sottoporrà alla nostra attenzione ogni termine che riterrà sbagliato, dando l’opportunità di ignorarlo, di correggerlo (fornendo anche dei suggerimenti) o di inserirlo nel vocabolario personalizzato di nostra scelta.

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Word si avventura anche nell’impresa di suggerire correzioni di tipo grammaticale, certamente più difficili da individuare per il software. Avremo ancora a disposizione alcuni suggerimenti, arricchiti dalle spiegazioni del caso. Riusciremo a evitare errori di concordanza e di coniugazione dei verbi, forme desuete, spazi e punteggiatura usati impropriamente, ripetizioni ovvie.

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La grammatica è uno strumento rigido, eppure malleabile, che si può e si deve adattare ai supremi voleri dello stile. Quindi le sue regole, infrangibili in un tema scolastico, possono cedere il passo all’eccezione in altri ambiti, come un articolo giornalistico o un racconto. Word lo sa, e può adeguarsi, all’occorrenza, tramite STRUMENTI / OPZIONI / GRAMMATICA / STILE DI SCRITTURA.

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Attivando dalla scheda delle opzioni MOSTRA STATISTICHE DI LEGGIBILITÀ alla fine del controllo grammaticale verranno mostrati alcuni dati sul testo esaminato, tra cui le percentuali di termini comuni e meno utilizzati, la lunghezza di parole, frasi e paragrafi e alcuni indici (di dubbia utilità ma di sicuro interesse) di cui si può trovare una breve descrizione nella guida di Word.

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Torniamo per un attimo alla correzione in linea. Facendo click con il tasto destro su uno termini segnalati da Word avremo a disposizione un menu contestuale con i suggerimenti. Ma come si fa con le ripetizioni (che possiamo verificare con il Contaparole di un altro articolo di questo stesso numero)? Si può ricorrere al Thesaurus, accessibile dallo stesso menu, il dizionario dei sinonimi.

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Gli strumenti di correzione offerti da Word sono numerosi e sofisticati. Non possono sostituire l’esperienza umana, né inseguire le rapide evoluzioni della lingua ma, usati cum grano salis, permettono di sventare gli errori più grossolani. Per gli altri l’ovvio suggerimento è di sottoporre il testo a un’altra persona; altrimenti si può usare un altro espediente: rileggerlo… al contrario.

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