Dal 2004 il Comune è stato autorizzato a sospendere l’aggiornamento cartaceo delle schede anagrafiche individuali e di famiglia ma, per il rilascio di certificazioni storiche o per la consultazione dei dati, l’archivio cartaceo è stato presente fino al 2007. Per ragioni di snellimento delle procedure di consultazione, il Comune desiderava archiviare la documentazione degli anni precedenti di attività.Nel 2004, dopo aver visionato e valutato altre soluzioni, il Comune ha scelto il gruppo Maggioli per soddisfare l’esigenza di razionalizzazione ed archiviazione dei documenti anagrafici dei propri cittadini. Circa 20.000 documenti, dopo essere stati suddivisi e organizzati in lotti differenti, sono stati scansionati presso il Comune e successivamente inviati per via telematica presso il Centro di Produzione Maggioli Modulgrafica per essere indicizzati. Durante questa fase, ogni immagine creata dallo scanner è stata associata a un nome e a un cognome per permettere la successiva archiviazione delle informazioni memorizzate e l’interrogazione del database. Terminata la fase di indicizzazione, tutte le immagini sono state caricate all’interno del software Maggioli Informatica Demos Win, per consentire una corretta gestione e un accesso rapido ed efficiente a tutte le informazioni caricate.
Il Sistema Informativo Demos, sviluppato da Maggioli Informatica, consente l’automazione di tutti gli adempimenti di competenza dell’Ufficio Demografico. Il software si compone di un modulo base (anagrafe) e di una serie di moduli integrabili per la gestione completa del servizio.

Fino ad oggi il comune ha archiviato con soddisfazione le schede anagrafiche individuali e di famiglia (modelli AP5 e AP6) dei cittadini: ciò ha permesso vantaggi economici derivanti dalla velocità di consultazione delle schede anagrafiche e dai costi di gestione degli archivi cartacei.
“Abbiamo apprezzato e apprezziamo il lavoro di ricerca e di innovazione svolto dalla Maggioli in favore dei servizi demografici. La nuova versione Web, che consente notevoli miglioramenti del servizio reso ai cittadini, ne è la testimonianza. Per questi motivi abbiamo concordato un programma di lavoro con la Maggioli in cui rientra l’archiviazione documentale”, dichiara Franco Frasca, Responsabile dei Servizi Demografici del Comune.
Grazie a Maggioli il Comune di Valmontone ha archiviato le schede demografiche relative ai propri cittadini antecedenti al 2004, che sono state rese gestibili direttamente da PC grazie al software Maggioli Demos Win. Successive modifiche e aggiornamenti della situazione anagrafica di ciascun cittadino non devono più essere riportati su supporto cartaceo ma inseriti direttamente all’interno del database.
All’interno del palazzo comunale è stato recuperato un ambiente di circa 30 metri quadri ed è aumentata la qualità del servizio reso nelle certificazioni storiche e nel lavoro di consultazione, permettendo un migliore utilizzo del lavoro del personale.
L’opera di archiviazione ha permesso, inoltre, di evitare la spesa legata alla sostituzione degli scaffali dell’archivio cartaceo, che erano ormai in pessime condizioni dopo anni di utilizzo.
“Oggi la gran parte dei procedimenti del servizio demografico è automatizzata ed è quindi gestibile da qualsiasi operatore”, dichiara Frasca. “L’impatto del cambiamento è stato sicuramente positivo: avere a disposizione sul PC le immagini delle schede anagrafiche, oltre alla possibilità di stamparle, ha migliorato la qualità del lavoro quotidiano. Inoltre per questa scelta, abbiamo registrato l’apprezzamento degli operatori. Il prossimo passo sarà quello di archiviare le carte di identità, soprattutto adesso che la loro validità è stata portata a dieci anni. Abbiamo in progetto di migliorare l’erogazione di servizi on line ai cittadini, come previsto dal codice dell’amministrazione digitale. La semplificazione nel rapporto con i cittadini è un obiettivo strategico della Pubblica Amministrazione.”






Gruppo Maggioli
Da oltre 100 anni il Gruppo Maggioli è riconosciuto come la principale organizzazione aziendale impegnata in un ruolo guida per chi opera nelle amministrazioni pubbliche locali e nelle professioni ad esse collegate. Gli strumenti e le soluzioni Maggioli contribuiscono al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza gestionale della realtà pubblica, attraverso professionalità e tecnologie avanzate. Un know-how di altissimo livello, messo a disposizione degli Enti Locali, dei Liberi Professionisti e delle Aziende, attraverso una qualificata offerta di editoria, modulistica, consulenza, servizi di comunicazione, informatica, formazione tecnico giuridica e manageriale, organizzazione di eventi fieristici e congressuali e servizi di gestione delle entrate. Attraverso le sue divisioni il Gruppo Maggioli si pone al primo posto nel mercato di riferimento.

Maggioli Modulgrafica
Divisione storica del Gruppo, Maggioli Modulgrafica realizza modulistica e progetta servizi per la Pubblica Amministrazione svolgendo una funzione di opinion leader per la corretta applicazione di numerosi procedimenti amministrativi. All’offerta di Maggioli Modulgrafica si è aggiunta da tempo quella dei Servizi di Consulenza, interventi personalizzati che consentono alla Pubblica Amministrazione di attingere a tutto il know-how del Gruppo per affrontare problemi contingenti, ottenendo risposte concrete, in tempi rapidi. Oggi Maggioli Modulgrafica vanta un catalogo di 7.000 prodotti, 15 servizi di consulenza e oltre 20 milioni di moduli stampati ogni anno.

Polo Informatico Maggioli
Dall'integrazione delle esperienze delle software house del Gruppo Maggioli - Maggioli Informatica Cedaf, Studio K, Eldasoft, Sipal, Bit e Sikuel – nasce il “Polo Informatico Maggioli”, la più qualificata realtà italiana nel panorama dell'Information Technology al servizio della Pubblica Amministrazione Locale e Centrale.
L’impegno finanziario e tecnico sostenuto negli ultimi anni e la profonda conoscenza dei processi decisionali ed operativi del settore pubblico ereditata dal Gruppo a cui appartiene, unita alla capacità di sviluppare e integrare sistemi informativi, di proporre servizi innovativi e progetti completi per i principali uffici degli Enti Locali (Servizi Demografici; Servizi Finanziari e Controllo di Gestione; Personale; Tributi; Segreteria e Protocollo; Polizia Locale e Commercio; Servizi sociali; Edilizia e Urbanistica, ecc) sono quindi alla base dell'ampia offerta di qualità che il Polo Informatico Maggioli propone ai suoi clienti.


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